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2025年建筑施工企业收发文管理制度

一、总则

为规范公司公文处理程序，提高公文运转效率，确保信息传递的准确性和时效性，依据国家公文处理相关规定及公司管理实际，制定本制度。本制度适用于公司总部及各项目部所有收发文管理活动。

公文管理遵循统一规范、准确及时、安全保密、简便高效的原则。所有公文均应按照标准化格式进行处理，确保内容完整、程序合规、责任明确。公文处理各环节应建立完整记录，实现全过程可追溯。

二、管理机构与职责

公司综合办公室是公文管理的归口部门，负责制定公文管理规范、监督执行情况、组织人员培训、统筹系统建设。各项目部应指定专人负责本项目部的公文管理工作，接受公司综合办公室的业务指导。

综合办公室具体职责包括：负责公司收发文登记、编号、分发、催办、归档工作；指导各部门规范拟稿、审核、签发流程；定期检查公文管理情况并提出改进建议；组织公文管理知识培训；维护公文管理系统正常运行。

各部门负责人对本部门公文质量负首要责任，应确保公文内容准确、格式规范、程序完整。公文经办人员负责具体起草、校对、报送工作，对公文内容的真实性和准确性承担直接责任。

三、发文管理

发文程序包括拟稿、审核、签发、编号、印制、分发等环节。重要公文还应当经过会签程序，涉及多个部门职责的公文必须由相关部门负责人会签确认。

拟稿应符合国家公文格式标准，使用公司统一模板。公文标题应准确简要概括内容，正文结构严谨、条理清晰、文字精炼，标点符号使用规范。涉及具体数据、时间的，必须准确无误。拟稿人完成起草后，应在公文处理单上签字并注明日期。

审核环节由部门负责人负责，重点审查公文内容的合法性、合规性、准确性以及与相关政策的协调性。审核发现问题的，应退回拟稿人修改完善。审核通过后，部门负责人签字确认。

签发权限按照公文重要程度划分：一般性通知、函件由部门负责人签发；重要规章制度、重大事项通知由分管领导签发；涉及公司战略、重大投资、人事任免等事项的公文由总经理签发。签发人应对公文内容负最终责任。

公文签发后，由综合办公室统一编号。编号规则为公司简称+年份+顺序号，例如ZS2025001。编号完成后，按照公文缓急程度和发放范围确定印制份数，紧急公文应在2小时内完成印制，普通公文应在4小时内完成。

公文分发应建立台账，记录分发时间、接收部门、接收人等信息。公司内部公文通过办公系统发送，对外公文应通过机要交换或挂号信方式送达。分发完成后，原始文件连同处理单一并归档。

四、收文管理

收文程序包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等环节。所有外来公文必须由综合办公室统一接收，其他部门不得擅自受理。

收到外来公文后，综合办公室工作人员应检查文件完整性，确认无误后签收并注明收文时间。急件、密件应当立即处理，普通公文应在接收当日完成登记。

登记内容包括收文日期、来文单位、文号、标题、密级、紧急程度、份数等基本信息。登记完成后赋予收文编号，编号规则为收+年份+顺序号，例如收2025001。

拟办意见由综合办公室根据公文内容提出，包括主办部门、协办部门、办理时限等建议。普通公文拟办意见应在登记后1个工作日内提出，紧急公文应立即提出。

批办环节由公司领导根据公文重要程度分级审批：一般性公文由办公室主任批办；重要公文由分管领导批办；重大事项公文由总经理批办。批办人应明确承办部门、办理要求、完成时限等事项。

承办部门接到批办公文后，应指定专人负责办理。普通公文应在5个工作日内办结，紧急公文按批办要求时限完成。需要多个部门协同办理的，主办部门负责协调，协办部门应积极配合。

综合办公室负责对公文办理情况进行跟踪催办。距办理时限还有2天时发出首次催办通知，逾期未办的每天催办一次，并将逾期情况记录在案。重要公文逾期未办的，应向公司领导报告。

公文办理完毕后，承办部门应将办理结果书面反馈至综合办公室，连同原始文件一并归档。涉及多个部门的，由主办部门负责汇总整理后归档。

五、公文格式与质量标准

公文格式严格执行《党政机关公文格式》国家标准。公文用纸采用A4型纸，页边距上白边37毫米，下白边35毫米，左白边28毫米，右白边26毫米。正文使用三号仿宋字体，行间距28磅。

公文结构包括眉首、主体、版记三部分。眉首包含公文份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。主体包含标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章等要素。版记包含抄送机关、印发机关和印发日期等要素。

公文质量评价标准包括内容质量、形式质量两个维度。内容质量要求政策依据充分、情况真实准确、观点明确具体、措施切实可行。形式质量要求文种使用正确、格式规范标准、文字表达准确、标点符号规范。

建立公文质量抽查机制，综合办公室每月随机抽取5%的公文进行质量评估。评估结果纳入部门绩效考核，连续三个月质量评估不合格的