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企业资产管理制度与盘点工具包

一、适用场景与价值体现

本工具包适用于各类企业（尤其是中大型企业、多分支机构企业）的固定资产、低值易耗品等全生命周期资产管理场景，具体包括：

企业初创期：建立标准化资产管理体系，明确资产权属与责任，避免资产流失；

规模扩张期：业务增长，资产数量与类型增加，需通过规范流程提升管理效率；

常规运营期：定期开展资产盘点，保证账实一致，为财务核算、成本控制提供数据支持；

审计合规期：满足内外部审计要求，规避因资产信息不透明导致的合规风险；

资产处置期：规范闲置、报废资产处置流程，实现资产残值最大化，减少资源浪费。

通过制度约束与工具落地，企业可实现“资产全流程可追溯、责任到人、数据精准”的管理目标，降低资产闲置率与丢失风险，提升运营效率。

二、全流程操作指南

（一）资产入库与建档：从“源头”规范资产信息

目标：保证新增资产信息完整、准确，为后续管理奠定基础。

责任人：行政部/资产管理部门（张主管）、采购部（李专员）、使用部门（王经理）。

操作步骤：

资产验收：采购部根据采购合同与送货单，核对资产名称、规格、数量、型号、供应商信息及质量（如设备需通电测试），填写《资产验收单》（见工具模板3），验收人签字确认。

信息登记：资产管理部门验收合格后，编制唯一“资产编号”（规则：资产类别代码+年份+流水号，如“设备-2024-001”），在《企业资产台账表》（见工具模板1）中登记资产信息，包括：资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值、供应商、使用部门、责任人、存放地点、保修期限、资产状态（在库/在用/闲置/报废）。

标签粘贴：资产管理部门制作资产标签（含编号、名称、购置日期），粘贴于资产显眼位置（如设备机身、办公家具侧面），便于后续盘点与管理。

资料归档：将《资产验收单》、采购合同、设备说明书、保修卡等资料扫描存档，电子档备份至指定服务器，纸质档分类存放于行政部档案柜。

（二）日常领用与归还管理：动态跟踪资产使用状态

目标：明确资产领用流程，防止资产被占用、挪用，保证资产“去向可查、归还及时”。

责任人：使用部门员工（赵某）、部门负责人（孙经理）、资产管理部门（张主管）。

操作步骤：

领用申请：员工因工作需要领用资产时，填写《资产领用申请表》（见工具模板3），注明资产编号（若为新购资产则填写名称、规格）、领用原因、预计归还时间，部门负责人审批签字。

资产发放：资产管理部门核对申请表与台账信息，确认资产状态正常后，发放资产并领用人签字确认，台账同步更新“使用部门”“责任人”“领用日期”字段，状态变更为“在用”。

使用维护：使用人负责资产日常保管与维护（如设备定期清洁、软件更新），资产管理部门每季度抽查使用状况，对违规操作（如私自转借、拆卸）进行记录并通报。

归还核验：员工岗位调动、离职或不再使用资产时，需在3个工作日内归还资产，填写《资产归还表》（可简化为领用申请表“归还”栏），资产管理部门核对资产数量、完好情况（若有损坏需说明原因并评估责任），台账更新状态为“闲置”或“入库”，归还人签字确认。

（三）定期盘点操作流程：保证账实一致，消除差异

目标：通过全面盘点，掌握资产实际状况，及时发觉盘盈、盘亏、闲置资产，优化资源配置。

责任人：资产管理部门（张主管）、财务部（陈会计）、各使用部门（王经理等）、监盘人（审计专员）。

操作步骤：

盘点准备（盘点前1周）：

资产管理部门打印《资产盘点计划》，明确盘点范围（全公司/某部门/某类资产）、时间（如每年12月底）、参与人员（部门资产专员+财务+监盘人）、分工（按部门或区域分组）；

各使用部门提前核对本部门资产台账，更新存放位置、责任人信息，对无法确认的资产标注“待盘点”；

资产管理部门准备盘点工具：盘点表（含资产编号、名称、账面数量、实盘数量、差异备注、存放地点）、扫码枪（若资产带二维码）、相机（拍摄资产状态）。

实地盘点（盘点当日）：

分组进行，每组至少2人（1人记录、1人清点），使用扫码枪扫描资产标签，自动关联台账信息，减少人工记录错误；

逐项清点资产，核对编号、名称、规格与台账一致，实盘数量与账面数量差异需在盘点表备注栏说明（如“显示器少1台，已报失”“办公椅多1台，盘盈”）；

对闲置、损坏、报废资产单独标注，拍照记录现状（如屏幕碎裂、无法启动），并由使用部门负责人签字确认。

差异处理（盘点后3个工作日内）：

资产管理部门汇总盘点表，编制《资产盘点差异报告》，列出盘盈、盘亏、闲置资产清单，分析差异原因（如漏登记、丢失、损坏）；

财务部核对差异金额，对盘盈资产评估入账价值，对盘亏资产核查责任（如使用人保管不善需赔偿），报总经理审批；

审批通过后，资产管理部门更新台账：盘盈资产新增入库，盘亏资产标注“报废”，闲置资产协调调拨或处置。

报告归档：将《资产盘点计划》《盘点表》