行政管理流程与标准手册.docVIP

通用行政管理流程与标准手册

一、总则

（一）目的

为规范公司日常行政管理行为，统一工作标准，提升行政服务效率，保障各项事务有序开展，特制定本手册。

（二）适用范围

本手册适用于公司各部门及全体员工的行政管理相关事务，涵盖办公事务、会议、资产、档案、印章、差旅、访客等核心管理场景。

（三）职责分工

行政部：统筹管理行政事务，制定并优化流程，监督执行情况，负责跨部门协调。

各部门：配合行政部落实流程要求，提出合理需求，保证本部门行政事务合规高效。

全体员工：遵守行政管理规范，按要求办理相关事务，爱护公司资产，维护办公秩序。

二、办公事务管理

（一）适用情形

日常办公用品申领与发放、办公环境维护、办公设备报修等基础行政支持工作。

（二）操作步骤

1.办公用品申领与发放

需求提出：员工根据工作需要，通过OA系统填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格、数量及用途。

部门审核：部门负责人*对申领合理性进行审核，确认与部门工作匹配后提交至行政部。

行政部审核：行政部核对库存情况及预算标准，对超量或非必需品可驳回并说明原因。

采购与发放：审核通过后，行政部按采购流程进行采购（紧急用品可走应急采购）；物品到货后，员工凭OA审批记录至行政部领取，行政人员更新库存台账。

2.办公环境维护

区域划分：行政部明确各部门办公区域、公共区域（会议室、茶水间等）的卫生责任部门及责任人。

日常维护：各责任部门每日下班前清理本区域杂物，保持桌面整洁；公共区域由行政部安排保洁人员每日打扫两次。

问题反馈：发觉办公设施（如照明、空调）损坏，员工及时通过OA系统提交《维修申请单》，行政部协调维修人员在1个工作日内响应。

3.办公设备使用

设备领用：新员工入职需领用办公设备（电脑、打印机等），由部门负责人*提交《设备领用申请表》，行政部备案后发放并建立设备台账。

使用规范：员工按设备说明书正确操作，禁止私自安装非工作软件；设备故障时及时报修，不得擅自拆解。

归还与转移：员工离职或岗位调动时，需将设备交还行政部，检查无误后办理交接手续；设备转移需在台账中更新使用人信息。

（三）相关表单

《办公用品申领表》（含字段：申领部门、申请人、物品名称、规格、数量、用途、申领日期、审核人、领用人签字）

《维修申请单》（含字段：申请人、联系方式、维修位置、问题描述、期望完成时间、维修人签字、完成日期）

《设备领用申请表》（含字段：领用人部门、姓名、设备名称、型号、序列号、领用日期、预计归还日期、部门负责人签字、行政部签字）

（四）执行要点

办公用品申领需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，每月25日前可提交次月常规需求申请。

办公环境维护责任到人，行政部每周组织一次卫生检查，结果纳入部门绩效考核。

办公设备台账需实时更新，保证账实相符，每季度盘点一次。

三、会议管理

（一）适用情形

部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、外部来访会议等各类组织会议场景。

（二）操作步骤

1.会议发起与审批

需求提出：会议发起人明确会议主题、目的、预计时间、地点、参会人员及议程，通过OA系统提交《会议申请表》。

审批流程：部门内部会议由部门负责人审批；跨部门会议需提前3个工作日提交至行政部，由行政部协调分管领导审批；重要会议（如外部合作会议）需经总经理*审批。

2.会议通知与准备

通知发布：审批通过后，行政部至少提前1个工作日通过OA、邮件或群发送会议通知，明确会议时间、地点、议程及需提前准备的材料。

会前准备：行政部负责预定会议室（含设备调试：投影仪、麦克风、白板等）；会议发起人准备会议材料，提前半天分发至参会人员。

3.会议组织与记录

签到与纪律：参会人员提前5分钟到场，在《会议签到表》上签字；会议期间关闭手机或调至静音，不得无故缺席、迟到，确需请假需提前向会议发起人报备。

会议记录：指定专人（一般为会议发起人或行政人员）记录会议内容，重点记录决议事项、责任部门及完成时限，会后24小时内整理成《会议纪要》。

4.纪要分发与归档

纪要审核：会议纪要经会议发起人及部门负责人*审核无误后，分发至所有参会人员及相关部门。

执行跟踪：决议事项责任部门需在规定时限内完成工作，并在下一次例会中反馈进展；行政部对决议执行情况进行跟踪，形成闭环管理。

资料归档：会议通知、签到表、纪要等材料由行政部整理归档，保存期限不少于2年。

（三）相关表单

《会议申请表》（含字段：会议主题、发起部门、发起人、时间、地点、参会人员、议程、所需设备、审批人）

《会议签到表》（含字段：会议名称、日期、地点、参会人签字、缺席人及原因）

《会议纪要》（含字段：会议时间、地点、参会人、缺席人、会议主题、主要内容、决议事项、责任部门、完成时限）

（四）执行要点

会议需遵循“高效务实”原则，控制时长（常规会议不超过1.5小时，专题会议不