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文档管理规范与操作手册（安全保障版）

一、适用范围与典型应用场景

本规范适用于各类企业、事业单位及项目团队的文档管理工作，覆盖从文档创建到销毁的全流程安全保障需求。典型应用场景包括：

企业日常运营：如行政制度、财务报表、人事档案等核心文档的规范管理；

项目全周期管理：项目立项书、技术方案、验收报告等文档的版本控制与安全传递；

合规与审计：满足ISO27001、GDPR等合规要求的文档留存与追溯；

跨部门协作：研发、市场、法务等部门间敏感文档的共享与权限管控；

知识资产保护：企业核心技术文档、专利资料等知识产权的长期安全存储。

二、文档全生命周期管理操作流程

（一）文档创建与分类

创建规范

文档命名采用“部门-类型-版本号-日期”格式（示例：“研发部-技术方案-V2.0）；

文档内容需清晰、准确，避免冗余信息，涉密内容需标注密级（如“内部公开”“机密”“绝密”）。

分类与密级划分

根据文档性质分为：管理类（制度、流程）、业务类（合同、报告）、技术类（方案、图纸）、财务类（凭证、报表）、人事类（合同、档案）；

密级划分标准：

内部公开：可在部门内共享，禁止对外泄露；

机密：仅限核心岗位人员查阅，需经部门负责人审批；

绝密：仅限指定高管或项目负责人查阅，需经总经理/项目总监审批。

（二）文档审批与发布

审批流程

普通文档（内部公开）：创建人填写《文档审批表》→部门负责人审批→文档管理员归档；

机密文档：创建人填写《文档审批表》→部门负责人审核→分管副总审批→文档管理员加密存储；

绝密文档：创建人填写《文档审批表》→部门负责人审核→分管副总审核→总经理审批→文档管理员双人加密存储。

发布与分发

审批通过后，文档管理员通过企业内部系统（如OA、文档管理系统）发布，禁止通过个人邮箱、即时通讯工具直接传输；

分发时需记录接收人、接收时间及用途，接收人需签署《文档接收确认书》。

（三）文档安全存储

存储介质要求

电子文档：存储于企业指定的加密服务器或云存储平台，禁止存储在个人电脑、移动硬盘（未加密）中；

纸质文档：存放于带锁的铁皮柜，涉密文档需单独存放并标注“机密”“绝密”标识。

存储环境管理

服务器存储：定期进行数据备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地存放；

纸质文档存储库：配备防火、防潮、防虫设备，定期检查存储环境（每季度一次）。

（四）文档权限管理

权限设置原则

遵循“最小权限”原则，仅授予人员完成工作所必需的权限（如查看、编辑、删除）；

权限变更需文档管理员发起，原部门负责人及分管领导审批后执行。

权限审批流程

申请：员工填写《文档权限申请表》，说明申请权限的文档名称、用途及权限类型；

审批：部门负责人审核→文档管理员复核→分管领导审批；

执行：文档管理员在系统中调整权限，并记录变更日志。

（五）文档借阅与归还

借阅申请

内部公开文档：借阅人通过系统提交申请，系统自动审批后可在线查看；

机密及以上文档：借阅人填写《文档借阅申请表》，注明借阅事由、归还时间，经部门负责人审批后，文档管理员提供查阅（电子文档需在指定终端查看，纸质文档需现场监督）。

归还与核销

借阅期限：内部公开文档不超过3个工作日，机密文档不超过1个工作日，绝密文档仅限现场查阅，不外借；

归还时，文档管理员需检查文档完整性（无涂改、无缺失），确认无误后在《文档借阅登记表》中核销。

（六）文档定期审查与归档

审查机制

每季度由文档管理员牵头，组织各部门对存储文档进行审查，重点检查文档密级准确性、权限合规性及存储状态；

对不再使用的文档（如已失效的流程文件），经部门负责人确认后，转入“待归档”状态。

归档要求

电子文档：归档时转换为PDF格式（禁用编辑权限），添加归档标识（如“已归档-2024Q2”），存储至归档专用目录；

纸质文档：按年度分类装订，标注归档编号（如“HR-2024-001”），存入档案盒并建立《档案目录清单》。

（七）文档销毁管理

销毁条件

超过保存期限且无留存价值的文档（如财务凭证保存期满10年无审计需求）；

项目结束后经确认无需保留的文档（如项目过程中的临时会议纪要）。

销毁流程

申请：部门负责人填写《文档销毁审批表》，列出销毁文档清单及销毁原因；

审批：分管副总审核→总经理审批（绝密文档需经董事长审批）；

执行：

电子文档：由IT部门使用专业数据销毁工具进行彻底删除（覆盖3次以上），《数据销毁记录》；

纸质文档：由2名以上监销人（文档管理员+审计人员）监督使用碎纸机销毁，监销人签字确认《文档销毁记录》。

三、文档管理常用表单模板

（一）文档基本信息登记表

文档编号

文档名称

密级

创建部门

创建人

创建日期

存储位置（服务器路径/档案柜编号）

保存期限

版本号

DOC-2024-001

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