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海外出差补贴政策及报销流程

引言

随着全球化业务的拓展，海外出差已成为许多企业运营中不可或缺的一部分。为保障出差人员的合法权益，规范企业成本支出，提高出差效率，清晰、合理的海外出差补贴政策与顺畅的报销流程至关重要。本文旨在为企业及员工提供一份专业、严谨且具有实用价值的指南，帮助双方在海外出差事务中明确权责、高效协作。

一、海外出差补贴政策

1.1补贴适用范围与对象

本政策适用于因公司业务需要，经批准前往中华人民共和国境外（包括港澳台地区）执行公务的正式员工。临时聘用人员或实习生的海外出差补贴，参照公司相关协议或另行规定执行。

1.2补贴构成与标准

海外出差补贴主要用于弥补员工在海外期间的基本生活开销及部分杂费。其构成及标准如下：

1.2.1每日生活补贴（PerDiem）

*定义：每日生活补贴是对员工在海外出差期间的餐饮、市内交通、通讯及其他零星支出的包干性补贴。

*标准制定原则：公司将根据出差目的地的生活成本指数，并参考国家相关部门及行业通行标准，制定并定期更新《海外主要城市每日生活补贴标准表》。该标准通常会按国家或城市级别进行划分。

*住宿包含与否：除非另有明确说明，每日生活补贴通常不包含住宿费用，住宿费用将按实报销（参见1.2.2）。若特定行程采用含住宿的包干制，则会在相应行程批准时明确。

*计算方式：

*出发日：若在境外当地时间中午12点前抵达，则按一日标准计发；若在12点后抵达，则按半日标准计发。

*返程日：若在境外当地时间中午12点前离开，则按半日标准计发；若在12点后离开，则按一日标准计发。

*途经或停留时间不足24小时的过境城市，一般不计发当日生活补贴，特殊情况需单独报批。

1.2.2住宿补贴（若适用）

*实报实销原则：员工应选择安全、经济、便捷的酒店住宿。住宿费用凭合规发票实报实销，但需遵守公司针对不同级别人员或不同城市设定的住宿标准上限。如因特殊情况（如会议指定、安全因素）需超出标准，须提前获得部门负责人及财务部门的批准。

1.2.3交通补贴

*国际往返交通：通常由公司统一预订或员工凭票实报实销，具体按公司差旅管理规定执行，优先选择经济舱。

*境外城市间交通：根据行程必要性和经济性原则选择合适的交通方式（如飞机经济舱、火车、长途汽车等），凭票实报实销。

*市内交通：一般已包含在每日生活补贴中，不再单独报销。但对于重要客户拜访、紧急公务等特殊情况产生的大额市内交通费（如出租车），可凭票在合理范围内酌情报销，需在报销时注明原因。

1.2.4通讯补贴

*通讯补贴通常已包含在每日生活补贴内。若因公务产生超出常规的高额通讯费用，员工可提供相关通话记录或账单，经审批后酌情报销。

1.2.5其他特殊补贴

*如前往艰苦地区、战乱或疫情高风险地区执行公务，公司将根据实际情况提供额外的艰苦地区补贴或风险补贴，具体标准另行制定。

二、海外出差报销流程

2.1出差前准备与申请

1.出差申请与审批：员工需提前填写《海外出差申请表》，注明出差目的、地点、时间、预计行程、参与人员及费用预算（尤其是需公司预订的机票酒店），按公司层级审批流程获得批准。

2.签证办理：根据目的地要求，提前办理好有效签证。

3.机票与酒店预订：鼓励通过公司指定的差旅服务商预订，以获取更优惠价格和统一管理。如自行预订，需确保价格合理并保留相关凭证。

4.借款申请（可选）：如需预支差旅费，可在《海外出差申请表》获批后，填写《借款单》，注明借款金额及用途，按审批流程申请。

2.2出差期间费用发生与凭证收集

1.费用发生原则：员工应本着节约、必要的原则发生各项费用。

2.原始凭证收集：

*发票/收据：所有需报销的费用均需提供合法、合规的原始凭证（Invoice或Receipt）。发票抬头需为公司全称。

*凭证内容：发票需清晰注明费用发生日期、服务内容、金额、收款方信息。

*电子凭证：电子发票或行程单（如机票、酒店预订单）需打印纸质版或保存电子版以备查验。

*交通票据：保留登机牌、火车票、船票等交通凭证。

*每日生活补贴：通常无需单独提供餐饮发票，按日计算，但需提供出差行程单作为佐证。

2.3出差结束后报销申请

1.报销时限：员工应在海外出差结束返回公司后规定工作日内（通常为一周至两周内）完成报销手续。

2.填写报销单：

*完整填写《差旅费报销单》，准确填写出差人、部门、出差事由、起止日期、地点、行程等信息。

*分项列出各项费用明细，如机票费、住宿费、市内交通费（若单独报销）、其他杂项等。

*按日计算并填写每日生活补贴总额。

3.附件整理：

*将所有原始凭证按费用类别或时间顺序整齐粘贴