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企业采购验收流程规范文档

一、适用范围与场景

本规范适用于企业各类采购物资（含办公设备、生产原材料、办公用品、后勤物资等）的到货验收环节，覆盖从供应商送货到确认入库的全过程。当采购物资送达企业指定地点后，验收部门需依据本流程开展核对、检验与确认工作，保证到货物资与采购订单、合同约定一致，保障企业采购物资的质量、数量符合要求，规避不合格物资流入使用环节。

二、验收操作流程详解

（一）验收准备阶段

明确验收依据

验收人员需提前获取并熟悉以下文件：

《采购订单》（含物资名称、规格型号、数量、单价、交付时间、技术参数等）；

《采购合同》（明确质量标准、验收方式、违约责任等条款）；

物资技术说明书（如设备操作手册、原材料质量标准等）；

企业内部验收标准（如《原材料检验规范》《办公设备验收细则》等）。

组建验收小组

根据物资类型与重要性，组建验收小组，成员至少包括：

采购部门代表（负责核对订单与合同信息）；

仓储部门代表（负责数量清点与入库登记）；

使用部门代表（如生产部、行政部，负责技术参数与实用性验证）；

质量管理部门代表（如需，负责专业质量检测）。

小组人员需提前确认验收时间与地点，保证供应商送货人员到场配合。

准备验收工具

根据物资特性准备相应工具，例如：

计量工具（电子秤、卷尺、卡尺等）；

检测设备（万用表、硬度测试仪、光谱分析仪等）；

记录工具（验收记录表、拍照设备、标签贴等）；

安全防护装备（安全帽、手套、护目镜等，针对特殊物资）。

（二）到货核对阶段

供应商信息确认

供应商送货人员到达后，验收小组需核对其身份信息与送货单，确认供应商名称、送货单号、采购订单号是否与采购订单一致，避免错收或冒名送货。

外包装与标识检查

检查物资外包装是否完好，有无破损、变形、受潮、挤压等情况；核对包装标识（如物资名称、规格型号、生产日期、保质期、生产厂家等）是否与采购订单一致，标识模糊或缺失的需当场要求供应商说明并记录。

初步单据核对

验收小组需核对送货单与采购订单的以下信息是否一致：

物资名称、规格型号、批次号；

订单数量、送货数量；

交付地点、运输方式。

若单据信息不符，需立即暂停验收，联系采购部门与供应商沟通确认，待问题解决后继续。

（三）数量清点阶段

实物数量点验

依据送货单与采购订单，对到货物资进行逐批、逐件清点：

计数类物资（如办公用品、零部件）：采用“全数点验”方式，保证实物数量与送货单一致；

计量类物资（如原材料、液体原料）：使用计量工具过磅或测量，扣除包装重量后计算净重，与送货单标注数量比对；

大型设备/批量物资（如生产设备、整批原材料）：可采用“抽样点验+整体估算”方式，抽样比例不低于10%（最低不少于5件），抽样合格后整体估算，误差需在合同约定范围内（如±1%）。

数量差异处理

若清点数量与送货单数量不符，需当场记录差异值，要求供应商签字确认差异情况，并立即反馈采购部门。采购部门需在2个工作日内协调供应商补发、退货或调整后续订单，同时将处理结果同步至验收小组与仓储部门。

（四）质量检验阶段

外观质量检查

对物资外观进行全面检查，包括：

表面是否平整、光滑，有无划痕、凹陷、裂纹、锈蚀等缺陷；

零部件是否齐全，装配是否牢固（针对设备类物资）；

包装内是否有异物、受潮、霉变等情况（针对食品、化学品等）。

技术参数验证

根据物资技术说明书与企业验收标准，对关键参数进行测试或验证：

办公设备：测试开机功能、接口兼容性、显示效果、续航能力等；

生产原材料：检测成分含量、硬度、拉伸强度、纯度等指标（需使用专业检测设备，必要时委托第三方检测机构）；

服务类采购（如维修服务）：核对服务范围、完成时限、人员资质等是否符合合同约定。

质量判定与记录

依据检验结果判定物资质量是否合格：

合格：在验收记录表中“质量结果”栏标注“合格”，验收小组全体签字；

不合格：在“质量结果”栏标注“不合格”，详细记录不合格项（如“电阻值偏差超出标准”“外壳划痕深度0.5mm”），拍照留存证据，要求供应商签字确认，并启动不合格品处理流程。

（五）结果确认与入库阶段

填写验收记录表

验收小组需共同填写《采购验收记录表》（模板见第三部分），内容包括：

基础信息（采购单号、供应商、到货日期、验收地点、物资名称规格等）；

验收结果（数量、质量、技术参数等）；

参与人员（验收员、仓管员、供应商代表等）；

异常情况说明（如数量差异、质量问题等）。

签字确认与信息传递

验收记录表需经验收小组全体成员、供应商代表签字确认后生效：

仓储部门凭签字合格的验收记录表办理入库手续，更新库存台账；

采购部门留存验收记录表，作为付款依据；

质量管理部门将验收结果录入企业质量管理系统，建立物资质量档案。

不合格品处理

对判定为不合格的物资，验收小组需在1个工作日内启动处理流程：

退货：要求供