合同管理标准化模板规范合同管理.docVIP

合同管理标准化工具模板：全生命周期管理规范

一、适用业务场景

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等；

销售类合同：产品销售、定制化服务交付等；

合作类合同：项目合作、联合研发、代理协议等；

其他类合同：租赁、保密、人力资源补充协议等。

通过标准化模板规范合同起草、审核、签署、履行及归档全流程，降低法律风险，提升管理效率。

二、标准化操作流程

（一）合同需求发起与审批

需求提出：业务部门根据实际业务需求（如采购需求、合作意向），填写《合同需求审批单》，明确合同目的、对方主体信息、核心条款（如金额、期限、交付标准）等，部门负责人签字确认。

需求评审：法务部门、财务部门对需求的合规性、经济性进行初审，重点审核合同主体是否适格、金额是否预算内、条款是否存在法律风险，出具评审意见。

审批生效：需求审批单经分管领导、总经理（或授权人）审批通过后，正式启动合同起草流程。

（二）合同文本起草

模板选择：根据合同类型（如采购合同、服务合同），从企业标准合同模板库中选取对应基础模板，避免无模板起草。

信息填写：按模板要求填写完整合同信息，包括但不限于：

双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式）；

合同标的（名称、规格、数量、质量标准等）；

权利义务（双方责任、交付时间、验收方式、付款条件等）；

违约责任（违约情形、赔偿范围、争议解决方式等）。

附件准备：如技术附件、交付清单、价格构成明细等，需作为合同组成部分一并起草。

（三）合同审核与修订

部门审核：

业务部门审核：确认合同内容是否符合业务需求，标的、数量、交付标准等业务条款无误；

财务部门审核：重点审核金额、付款方式、税务处理、发票要求等财务条款，保证符合企业财务制度；

法务部门审核：审核合同合法性、完整性、公平性，排查法律风险（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定等）。

修订反馈：审核部门提出修改意见后，起草部门需在2个工作日内完成修订，并反馈审核结果；如存在重大争议，由分管领导协调解决。

最终确认：所有审核部门无异议后，形成合同终稿，由双方授权代表签字确认。

（四）合同签署与用印

签署授权：签署人需持有企业法定代表人签署的《授权委托书》，明确授权范围、权限及期限。

用印申请：起草部门填写《合同用印申请单》，附合同终稿、审批单、授权委托书等材料，经办公室（或行政部门）审核用印资质。

规范用印：合同需加盖骑缝章、合同专用章（或公章），每页小签或盖章确认，保证合同文本完整、无涂改（如有涂改需双方盖章确认）。

（五）合同履行与跟踪

履行监控：业务部门作为合同履行第一责任人，跟踪合同执行进度（如交付时间、付款节点），建立《合同履行台账》，记录关键节点完成情况。

异常处理：如出现履行延迟、质量不符等异常情况，业务部门需及时与对方沟通，书面协商解决方案（如补充协议、违约处理），并报法务部门备案。

验收确认：合同标的交付后，按约定由验收部门（如技术部、品控部）出具验收报告，双方签字确认作为付款依据。

（六）合同归档与查询

材料整理：合同履行完毕后，起草部门收集合同文本、审批单、用印申请单、附件、验收报告、往来函件等全套材料，按“一合同一档”原则整理。

归档移交：材料整理完成后，移交至档案管理部门，填写《合同归档登记表》，录入合同管理系统（编号、名称、类型、期限、状态等）。

查询权限：档案管理部门设置查询权限，业务部门、法务部门、财务部门可按需查询合同信息，保证信息安全与合规使用。

三、合同管理台账模板

合同管理总台账

序号

合同编号

合同名称

合同类型

甲方信息

乙方信息

签约主体

合同金额（元）

合同期限

签约日期

生效日期

履行状态

备注

1

CG-2024-001

原材料采购合同

采购类

有限公司（）

科技有限公司（）

A公司

500,000

2024-01-01至2024-12-31

2024-01-05

2024-01-05

履行中

分批交付

2

FW-2024-002

系统运维服务合同

服务类

集团有限公司（）

信息技术有限公司（）

A公司

200,000

2024-02-01至2025-01-31

2024-02-10

2024-02-10

履行中

季度付款

3

XS-2023-005

产品销售合同

销售类

商贸有限公司（）

实业股份有限公司（）

A公司

1,200,000

2023-06-01至2023-12-31

2023-06-15

2023-06-15

已终止

提前解约

说明：

合同编号规则：[合同类型首字母]-[年份]-[三位流水号]（如CG-2024-001）；

履行状态：待履行、履行中、已完成、已终止；

备注：可记录特殊条款、异常情况、关键联系人等信息。

四、关键风险提示与规范要求

主体资格审查：签约前需核实对方主体资格（如营业执照、授权委