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公司劳动合同管理实用手册

前言

劳动合同是企业与劳动者确立劳动关系、明确双方权利和义务的法律文书，也是维护双方合法权益的基本依据。规范、科学的劳动合同管理，不仅是企业人力资源管理的核心环节，更是企业稳健运营、防范用工风险、构建和谐劳动关系的基石。本手册旨在结合实践经验与相关法律法规要求，为公司各级管理人员，特别是人力资源从业者，提供一套系统、实用的劳动合同管理操作指引，以期帮助公司提升劳动合同管理水平，降低用工成本与风险。

第一章劳动合同订立前的管理

劳动合同的管理并非始于合同签订之时，而是应延伸至员工入职前的准备阶段。此阶段的核心目标是确保招聘的合规性与员工信息的真实性，为后续合同订立奠定坚实基础。

1.1入职审查

在发出录用通知前，人力资源部门及用人部门应对拟录用人员进行全面审查：

*身份与资质审查：核实应聘者身份信息的真实性，确保其年满法定就业年龄，具备相应的民事行为能力。对于有职业资格要求的岗位，需审查其相关证书的真实性与有效性。

*劳动关系状态审查：至关重要的是确认应聘者已与前用人单位依法解除或终止劳动关系，避免因招用未解除劳动合同的劳动者而承担连带责任。可要求应聘者提供离职证明，并在背景调查中予以核实。

*竞业限制与保密义务审查：对于从竞争对手或有保密协议单位离职的应聘者，需了解其是否负有竞业限制义务或保密义务，评估其入职后可能带来的法律风险，并在必要时进行规避或在合同中作出相应约定。

*背景调查：根据岗位重要性，可对应聘者的工作经历、学历背景、工作表现等进行有针对性的背景调查，以验证其提供信息的真实性。

1.2录用通知书的规范

录用通知书是企业向拟录用人员发出的建立劳动关系的要约，具有法律约束力。发出前应审慎拟定：

*内容明确：应清晰列明岗位、薪资待遇（构成及支付方式）、工作地点、报到时间、合同期限（可含试用期）等核心要素。

*生效条件：可注明录用通知书的有效期，以及应聘者需提供的入职材料清单（如身份证、学历证、离职证明、体检报告等）。

*风险提示：避免在录用通知书中作出与后续劳动合同内容相冲突的承诺。建议注明“本录用通知将在双方签订正式劳动合同后，以劳动合同约定为准”。

1.3劳动合同文本的准备

企业应根据自身业务特点和岗位需求，制定或选用规范的劳动合同文本。合同文本应至少包含《劳动合同法》规定的必备条款，并可根据需要增加约定条款。

*必备条款：包括用人单位信息、劳动者信息、合同期限、工作内容和工作地点、工作时间和休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护、劳动条件和职业危害防护等。

*约定条款：可根据实际情况约定试用期、培训服务期、保密和竞业限制、补充保险和福利待遇等。

*合法性审查：劳动合同文本内容不得违反法律法规的强制性规定，例如试用期期限、工资标准、违约金约定等均需符合法律要求。建议定期由法务部门或专业律师对合同文本进行审查更新。

第二章劳动合同的订立

劳动合同的订立是劳动关系建立的核心环节，必须严格遵循法定程序和要求，确保形式与内容的合法性。

2.1签订时间

用人单位应在用工之日起一个月内与劳动者订立书面劳动合同。超过一个月未满一年未订立的，需向劳动者每月支付二倍的工资；满一年未订立的，视为双方已订立无固定期限劳动合同。

2.2签订形式

劳动合同应当采用书面形式。非全日制用工可订立口头协议，但仍建议有书面记录备查。

2.3合同主体

签订主体应为用人单位（具有法人资格或经依法登记的分支机构）与劳动者本人。确保劳动者本人签字并按手印（如有必要），用人单位加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权委托人签字。

2.4试用期的约定

试用期是用人单位与劳动者相互了解、选择的期限，约定需严格依法：

*期限限制：劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；一年以上不满三年的，不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。

*工资标准：试用期工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。

*合同解除：试用期内解除劳动合同，用人单位需证明劳动者不符合录用条件，且录用条件应在入职时明确告知劳动者。

2.5劳动合同的告知与签收

劳动合同签订后，应将其中一份交付劳动者，并由劳动者签署《劳动合同签收单》，留存备查。交付时，可简要向劳动者说明合同主要条款，确保其理解自身权利义务。

第三章劳动合同履行中的管理

劳动合同的履行是劳动关系存续的主要阶段，此阶段的管理直接关系到企业运营效率与员工稳定性。

3.1工资支付

*及时性与足额性：用人单位应按照劳动合同约定和国家规定，向劳动者及