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企业财务报销审批流程标准化文档

一、适用范围与业务场景

本流程规范适用于企业内部员工因履行工作职责、完成工作任务所发生的各项必要费用报销，涵盖但不限于以下场景：日常办公费用（如文具采购、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿、餐饮）、业务接待费用（如客户洽谈产生的合理支出）、会议费用（如场地租赁、物料准备）及其他经企业认定的合理工作支出。本流程旨在保证费用支出的合理性、合规性，提高报销效率，强化成本管控。

二、标准化操作流程

（一）费用发生与凭证准备

员工在因公产生费用时，应保证支出符合企业费用管理相关规定，同步收集合规原始凭证（如消费明细单、行程单、采购合同、付款凭证等），凭证需注明费用事由、发生日期、金额及关联工作内容，保证信息真实、完整，无涂改或遗漏。

（二）报销申请信息填报

员工通过企业财务系统或指定表单填写《企业费用报销申请表》，需完整填写以下信息：

申请人基本信息：姓名*、所属部门、工号；

费用归属信息：费用所属期间、关联工作任务编号（如项目编号、会议名称等）；

费用明细清单：按费用类别逐项填写（如“交通费”“住宿费”），注明每笔费用的发生日期、金额、具体事由（如“XX项目客户拜访交通费”“XX部门周例会场地租赁费”）；

附件清单：列明所附原始凭证名称及数量（如“出租车发票3张”“酒店账单1份”），保证附件与申请表内容一致。

（三）部门负责人初审

申请人将填写完整的报销申请表及附件提交至部门负责人，部门负责人需在[2个工作日]内完成审核，重点确认以下内容：

费用是否与部门年度工作计划及预算匹配，是否存在超预算风险；

费用事由是否真实、必要，是否符合企业“必要、合理”的费用支出原则；

附件材料是否齐全、规范，如凭证抬头是否为企业全称，金额是否与申请表一致等。

审核通过后，部门负责人在“部门审核”栏签字确认；若审核不通过，需注明退回理由（如“事由不清晰，需补充说明”“超预算，需提交预算调整申请”），申请人修改后重新提交。

（四）财务部门专业复核

部门初审通过后，报销材料流转至财务部门，财务专员在[3个工作日]内完成复核，复核要点包括：

报销申请表填写是否完整、准确，有无漏填项或计算错误；

原始凭证是否符合财务合规性要求（如凭证印章清晰、无涂改、消费内容与工作相关联）；

费用计算是否准确（如差旅补贴是否符合标准、多人共同费用分摊是否合理）；

是否涉及预算控制指标，若超预算需确认是否已履行预算调整审批流程。

复核通过后，财务专员在“财务复核”栏签字；若发觉问题，需与申请人沟通，要求补充材料或调整报销金额，补充材料后重新进入复核流程。

（五）分级审批决策

根据费用金额及类型，进入相应审批层级，审批人需在[2个工作日]内完成审批：

常规小额费用：单笔金额在[5000元]以下（含）的，由部门负责人审批即可；

中等金额费用：单笔金额在[5000元-20000元]（含）的，需由分管副总经理*审批；

大额特殊费用：单笔金额超过[20000元]的，或涉及大型会议、设备采购等特殊支出的，需提交总经理*审批。

（六）费用支付与档案归档

审批完成后，财务部门在[3个工作日]内完成支付：通过企业对公账户转账至申请人指定银行卡，或按备用金管理规定发放现金。支付完成后，财务专员在财务系统中更新报销记录，将报销申请表、原始凭证、审批意见等材料整理归档，保存期限不少于[5年]，以备后续查阅。

三、企业费用报销申请表模板

企业费用报销申请表

申请人信息

报销日期

姓名*

所属部门

工号

联系方式

费用归属信息

费用所属期间

年月日至年月日

关联工作任务编号

费用明细清单

序号

费用项目

发生日期

金额（元）

1

2

3

附件清单

序号

附件名称

数量

页码

1

2

审批意见

部门审核人

签字：

日期：

财务复核人

签字：

日期：

分管领导

签字：

日期：

总经理

签字：

日期：

申请人签字

提交日期

年月日

四、执行要点与常见问题提示

（一）时限管理要求

费用应在发生后[15个]工作日内提交报销申请，逾期未提交需向部门负责人及财务部门提交书面说明，经审批后方可受理；

各环节审批人需在规定时限内完成审批，若因特殊情况无法按时审批，需提前告知申请人及财务部门，最长不超过[5个]工作日。

（二）材料规范标准

原始凭证需真实、合法，抬头必须为企业全称，内容需清晰可辨（如金额、日期、消费项目等），不得有涂改、挖补现象；

电子凭证（如电子发票、线上支付记录）需打印并经申请人签字确认，注明“与原件一致”；

附件需按顺序整理，标注页码，与申请表中的“附件清单”一一对应，避免遗漏或错装。

（三）预算控制原则

各部门报销需严格控制在年度预算额度内，超预算费用需提前提交《预算调整申请表》，经分管领导及总经理审批后方可报销；

严禁无预算支出或拆分报销（如将大额费用拆分