业务流程审批自动化平台.docVIP

通用工具模板：业务流程审批自动化平台

一、适用业务场景

本平台适用于企业内各类标准化、多环节审批流程的线上化管理，具体场景包括但不限于：

采购类审批：如办公用品采购、设备采购、服务外包申请等，需经历需求部门申请、采购部审核、财务部预算复核、分管领导审批等环节。

人事类审批：如员工请假（年假、病假、事假）、加班申请、入职/离职手续、调岗调薪等，需结合部门负责人、HR部门、分管领导等多角色协同。

财务类审批：如费用报销（差旅费、招待费、日常费用）、预算调整、付款申请等，涉及业务部门初审、财务部合规性审核、总经理/财务负责人终审。

项目类审批：如新项目立项、项目预算变更、结项申请等，需项目组发起、部门负责人评估、分管领导审批、决策委员会（如需要）终审。

行政类审批：如会议室使用申请、公章使用申请、固定资产领用/报废等，通过标准化流程保证资源合理分配与合规使用。

二、操作流程详解

步骤1：发起申请

登录平台后，进入“审批中心”，“新建申请”，选择对应审批类型（如“费用报销”“请假申请”）。

按表单要求填写完整信息：例如费用报销需填写报销事由、金额、费用发生日期、关联项目编号等；请假申请需填写请假类型、起止时间、工作交接人等。

必要附件：如费用报销需发票扫描件、消费明细；请假申请需附医院证明（病假）等。

确认信息无误后，“提交申请”，系统自动申请单号（格式：AP+日期+序号，如AP2023901）。

步骤2：审批流转设置

系统根据预设流程自动匹配审批节点（如费用报销默认为“部门负责人→财务部→分管领导”），发起人可手动调整审批顺序（需符合权限规则）。

添加审批人：若审批人为多人，可选择“会签”（所有审批人需同意）或“或签”（任一人同意即可）；若需跨部门审批，可直接搜索部门名称或姓名（如“财务部负责人”“分管领导”）。

设置审批时限：默认每个审批环节时限为2个工作日，发起人可根据紧急程度调整（最长不超过5个工作日），超时系统自动提醒审批人。

步骤3：审批执行

审批人收到平台通知（系统消息、短信或邮件），进入“待办审批”查看申请详情及附件。

根据申请内容进行审批操作：

通过：“同意”，可填写审批意见（如“已核对发票，同意报销”），系统自动流转至下一节点。

驳回：“驳回”，需填写驳回原因（如“发票信息不全，请补充后重新提交”），申请退回至发起人，流程终止。

转办：若审批人因公出差等原因无法处理，可“转办”，选择其他同事代为审批（需在预设审批人范围内）。

审批过程中，发起人可实时查看审批进度（如“部门负责人审批中”“财务部审核中”）。

步骤4：结果反馈与归档

审批完成后，系统自动发送结果通知至发起人（如“您的AP2023901号申请已通过，请至财务部领取款项”）。

发起人可在“已办审批”中查看审批全流程记录（包括各审批人意见、审批时间），并审批单电子版（加盖电子签章）。

系统自动将审批数据归档至“流程数据库”，支持按申请单号、申请人、审批类型、时间等条件查询，便于后续审计与统计分析。

三、审批流程模板表单

以“费用报销审批”为例，模板表单字段

字段类别

字段名称

填写说明

是否必填

申请信息

申请单号

系统自动（格式：AP+日期+序号）

是

申请人

自动关联登录账号信息

是

申请部门

自动关联申请人所在部门

是

申请日期

自动（提交申请时的时间）

是

费用详情

报销类型

下拉选择（差旅费/招待费/办公费/其他）

是

费用金额（元）

填写数字，支持两位小数

是

费用发生日期

选择具体日期（与发票日期一致）

是

关联项目编号

如涉及项目，填写对应项目编号（无则填“无”）

否

费用说明

简述报销事由（如“XX客户招待费”“XX出差交通费”）

是

附件信息

发票扫描件

JPG/PDF格式，单张不超过5MB

是

其他附件（如有）

如消费明细、合同复印件等

否

审批节点

部门负责人审批

系统自动匹配（可手动更换为部门负责人*）

是

财务部审核

系统自动匹配（财务专员→财务经理）

是

分管领导审批

系统根据金额自动匹配（≤5000元由部门负责人审批；＞5000元需分管领导*审批）

是

流程状态

当前状态

自动更新（待提交/审批中/已通过/已驳回/已撤回）

是

备注

发起人填写补充说明（如“紧急申请”）

否

四、使用要点提示

信息填写规范：申请信息需真实、完整，金额、日期等关键字段不得涂改；附件需清晰可辨，避免因信息不全导致审批延误。

审批时效管理：审批人需在时限内完成审批，若无法及时处理，需提前在系统中“暂缓审批”或“转办”，避免流程卡顿。

审批意见明确：审批意见需具体（如“发票抬头错误，请修改后重提”而非“不通过”），便于发起人快速修改问题。

权限控制：发起人仅可查看本人申请流程记录，审批人仅可查看权限范围内的申请内容，保证数据安全；如需跨部门审批，需提前