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供应商管理与采购操作流程模板

一、适用范围与核心价值

二、全流程操作步骤详解

步骤一：供应商准入管理——建立合格供应商资源池

操作目标：筛选具备资质、能力、信誉的供应商，纳入企业合格供应商名录。

具体操作：

供应商申请：潜在供应商可通过企业采购平台或指定渠道提交《供应商准入申请表》，附营业执照、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）、产品/服务说明、生产能力/技术方案、案例证明等材料。

资料初审：采购部门对供应商提交材料的完整性、真实性、有效性进行审核，重点核查资质是否在有效期内、经营范围是否符合采购需求等。

现场考察（如需）：对关键物料或服务供应商，由采购、技术、质量部门组成考察小组，实地核实生产环境、设备配置、工艺流程、质量管控体系、仓储物流能力等，形成《供应商现场考察报告》。

综合评审：组织采购、技术、质量、财务等部门召开评审会，从资质能力、价格水平、供货周期、服务质量、合作稳定性等维度进行打分（评分标准参考《供应商评审打分表》），确定是否准入。

信息录入与备案：通过评审的供应商，由采购部门录入《供应商信息档案表》，分配唯一供应商编码，纳入合格供应商名录并定期更新。

步骤二：采购需求提报——明确需求与预算

操作目标：规范采购需求发起，保证需求清晰、预算合理。

具体操作：

需求发起：需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务计划填写《采购需求审批表》，注明物料/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望交货日期、用途说明等。

需求确认：采购部门与需求部门对接，核实需求的必要性、准确性，对模糊或变更需求提出修改建议，双方确认后形成《采购需求说明书》。

预算审核：财务部门对采购需求对应的预算金额进行审核，保证预算符合企业财务制度，无超预算需求（特殊情况需提交预算调整申请）。

审批流转：按权限逐级审批（如部门负责人→采购经理→分管领导→总经理），审批通过后形成正式采购任务，下达至采购部门。

步骤三：供应商选择——确定合作方

操作目标：通过公平、公正的方式选择最优供应商，保证采购性价比。

具体操作：

制定采购方式：根据采购金额、物料重要性、市场供需情况选择采购方式，如：

公开招标：适用于金额较大、标准化的采购项目；

邀请招标：适用于合格供应商名录内、符合条件的特定供应商；

询比价：适用于金额较小、市场价格透明的物料；

单一来源：适用于独家供应或需原厂服务的特殊情况（需提供说明）。

发布采购信息：通过采购平台、邮件或函件向合格供应商发布采购公告/邀请函，明确采购需求、报价要求、截止时间、评审规则等。

接收与整理响应：供应商在规定时间内提交报价单、技术方案、交货承诺等材料，采购部门整理汇总，形成《供应商响应文件汇总表》。

评审与定标：组织评审小组（含采购、技术、质量、财务人员）按《供应商评审打分表》对供应商进行综合评审（价格、质量、服务、交期等），推荐候选供应商，报审批人确认后确定最终合作方。

步骤四：合同签订——明确权责

操作目标：通过书面合同规范双方权利义务，规避合作风险。

具体操作：

合同起草：采购部门根据采购结果及谈判条款，起草《采购合同》，明确以下核心内容：

标的物名称、规格型号、数量、单价、总金额；

质量标准、验收方法、违约责任；

交货时间、地点、运输方式；

付款方式、周期、票据要求；

保密条款、争议解决方式等。

合同审核：法务部门对合同条款的合法性、严谨性进行审核，采购、技术部门对技术参数、履约细节进行确认，形成《合同审核意见表》。

双方签署：审核通过后，由授权代表（企业方为采购负责人或分管领导，供应商为法定代表人或授权人）签字盖章，合同正式生效。原件至少一式两份，双方各执一份，采购部门存档。

步骤五：订单执行——跟踪履约进度

操作目标：保证供应商按合同约定及时、保质交付。

具体操作：

下达采购订单：采购部门根据合同信息《采购订单》，注明订单编号、供应商信息、物料明细、交货时间、交付地点等，发送至供应商并确认接收。

订单跟踪：采购专员定期与供应商对接，跟踪生产/备货进度、物流安排，对可能延迟的风险（如原料短缺、产能不足）及时预警，协调供应商制定应急方案。

变更处理：如需变更订单（数量、交期等），需求部门提出《订单变更申请》，经采购、财务审核后，与供应商签订《订单补充协议》，明确变更内容及责任。

步骤六：验收入库——把控质量与数量

操作目标：保证交付物料符合合同要求，数量准确。

具体操作

到货通知：供应商物料送达后，通知采购部门及需求部门，采购部门核对《采购订单》与送货单信息（供应商名称、物料编码、数量等）。

验收准备：需求部门、质量部门准备验收工具（如检测设备、量具），熟悉技术参数及验收标准。

实物验收：

数量验收：清点实物数量是否与送货单、订单一致，短缺或溢需在《验收入库单》中注明；

质量验收：按合同约定的质量