企业管理-国际货代专员工作流程 SOP.doc

会计实操文库

PAGE11/NUMPAGES11

企业管理-国际货代专员工作流程SOP

一、岗前准备阶段（上班前30分钟）

1.状态校准与工作规划

订单梳理：登录货代管理系统（FMS），查看当日待处理订单（含新单审核、订舱确认、报关跟进、异常件处理），按紧急程度、货值高低、运输时效要求划分优先级（如加急空运单、高价值展品运输优先处理）。

合规政策更新：同步当日最新行业政策——目的国关税调整、禁运品清单更新（如欧盟REACH法规、美国FDA认证要求）、海运港口拥堵预警（如苏伊士运河、洛杉矶港）、空运航线安全提示，确保操作符合最新规范。

协同方对接确认：提前联系核心合作方（船公司/航空公司、报关行、海外清关代理、国内车队），确认当日对接事项（如舱位预留、报关时效、提柜计划），避免信息脱节。

2.工具与系统准备

核心工具核查

工具类型 检查要点

系统类 货代管理系统（FMS）、订舱系统（如各大船公司官网）、报关申报系统、国际物流追踪系统登录正常，数据同步无误

硬件类 扫码枪（电量充足、扫码灵敏）、电子秤（校准至±0.1kg）、打印机（面单/报关资料打印清晰）、文件扫描仪就绪

资料类 备齐标准资料模板（商业发票、装箱单、订舱委托书、报关单、原产地证、熏蒸证书模板），按运输方式分类存放

风险预案准备：整理常见异常处理话术与流程（如舱位被甩、海关查验、货物延误），备齐理赔申请资料模板，确保突发情况可快速响应。

3.安全与合规排查

禁运品清单复核：重点核对敏感品类（电池、液体、粉末、医疗器械、食品）的运输资质要求，确认无违规接单风险；

运输风险预判：查看国际航线天气、港口罢工预警、地缘政治风险（如特定国家制裁政策），对高风险航线订单提前规划备选方案。

二、核心工作阶段（国际货代全流程操作）

（一）接单审核（源头把控，合规优先）

1.订单接收与信息核对

基础信息采集：接收货主提交的《国际货运委托书》，逐一核对核心信息：

货物信息：品名、规格、数量、毛重/净重/体积、HS编码、申报价值、贸易术语（FOB/CIF/EXW等）；

运输要求：起运港/机场、目的港/机场、运输方式（海运整箱/拼箱/空运/快递）、时效要求、是否需要保险、特殊需求（如冷藏、易碎、超高超重）；

收发货人信息：公司名称、地址、联系方式、报关抬头、海外清关代理信息（如有）。

合规性核查

对照目的国禁运品清单，确认货物非禁运/限运品类（如电池需提供UN38.3报告、MSDS说明书）；

核对HS编码准确性：确保编码与货物品名、用途匹配，避免因编码错误导致关税多缴或海关查验；

确认申报价值合理性：杜绝低报/高报，防范海关稽查风险；涉及原产地优惠的，需确认是否符合原产地规则。

报价与确认

根据货物特性、运输方式、时效要求，核算全包费用（含海运费/空运费、报关费、拖车费、文件费、保险费、目的港杂费），制作清晰报价单；

与货主确认报价、服务条款、付款方式，双方签字/盖章后锁定订单，生成货代订单编号。

2.特殊订单处理

危险品订单：要求货主提供完整危险品资质文件（危险品鉴定书、MSDS、UN编号），确认承运人是否承接该类危险品，仅限具备危险品运输资质的渠道操作；

超大超重件订单：测量货物精确尺寸、重量，确认起运港/目的港吊装能力、集装箱类型（如框架箱、开顶箱），提前与堆场、车队确认装卸方案；

展品/生鲜订单：优先选择时效快、稳定性高的承运人，确认目的国清关绿色通道（如有），全程专人跟进。

（二）订舱操作（精准匹配，舱位保障）

1.承运人筛选与比价

运输方式匹配：

海运整箱（FCL）：根据货物体积选择集装箱型号（20GP/40GP/40HQ），对比船公司运价、船期、截关时间、目的港服务；

海运拼箱（LCL）：选择实力强、目的港杂费透明的拼箱公司，确认起运港拼箱截单时间、目的港拆箱时效；

空运：对比航空公司运价、航班频次、中转方案，优先选择直飞航班（对时效敏感货物）；

国际快递：对接DHL/FedEx/UPS等快递商，确认计费重量（实际重量vs体积重量）、派送范围、清关能力。

舱位确认：向选定的承运人提交订舱申请，注明货物品名、重量、体积、特殊要求，获取订舱确认单（SO），核对舱位号、船名航次/航班号、截关/截单时间、进仓地址等关键信息。

2.订舱异常处理

舱位被甩：立即联系承运人协调改配下一班船/航班，同步通知货主调整进仓时间，必要时更换承运人；

运价上涨：及时与货主沟通，提供运价上涨证明，协商解决方案（如分摊差价、更换运输方式）；

目的港无舱位：调整中转方案，或更换目的港（如美西港口拥堵改走美东港口）。

（三）国内揽收与报关（规范操作，顺利放行）

1.货物揽收与