企业管理-公证员工作流程SOP.doc

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企业管理-公证员工作流程SOP

一、总则

1.适用范围

本SOP适用于公证机构执业公证员及辅助人员的全流程公证工作，涵盖民事公证（如继承、赠与、委托、婚姻状况、学历学位公证等）、经济公证（如合同、公司章程、保全证据、提存公证等）各类业务，明确从咨询接待至立卷归档各环节的操作规范、责任要求及合规边界。

2.核心职责

-严格遵守《中华人民共和国公证法》《公证程序规则》等法律法规及行业准则，秉持客观、公正、真实、合法的执业理念，维护当事人合法权益和社会公共利益；

-规范开展咨询接待、申请受理、公证审查、审批出证、立卷归档等工作，保障公证质量；

-严守执业保密义务，妥善保管当事人商业秘密、隐私及公证业务敏感信息；

-主动规避利益冲突，及时向公证机构及当事人披露潜在风险；

-积极与当事人、相关单位沟通对接，及时反馈公证办理进度；

-按要求完成公证档案立卷归档工作，确保档案资料完整可追溯。

3.基本要求

-具备扎实的法律专业知识，熟练掌握各类公证业务相关法律法规、司法解释及办证流程；

-秉持客观公正原则，基于事实和法律办理公证，不偏袒任何一方当事人，不办理虚假公证；

-具备良好的沟通表达、逻辑分析及风险识别能力，能高效处理办证过程中的各类问题；

-严格遵守公证机构管理制度，服从团队协作安排，主动接受公证机构及司法行政部门监督；

-持续学习更新法律知识及行业动态，提升执业专业水平和办证效率。

二、核心工作流程

阶段1：咨询接待与申请受理

1.1咨询接待

1.接待当事人（线上或线下）时，主动出示执业证件，表明公证员身份及公证机构信息，营造专业、严谨的沟通氛围；

2.耐心倾听当事人陈述，全面了解公证需求（如公证事项、使用目的、使用地）、案件背景及已掌握的材料，同步记录关键信息（如当事人身份信息、公证事项核心诉求、时间节点要求）；

3.针对当事人诉求，精准解读相关法律规定及公证程序，明确告知：

-该事项是否属于公证机构受理范围及本机构管辖范围；

-办理该公证所需的材料清单、格式要求及补充说明；

-公证办理流程、办理时限及收费标准（按政府定价或指导价执行）；

-办理公证的法律意义、法律后果及潜在风险，不夸大公证效力。

4.对不属于公证范围或本机构管辖的事项，明确告知当事人并说明理由，引导当事人通过其他合法途径解决。

1.2利益冲突审查

1.根据当事人及公证事项相关主体信息，核查是否存在以下利益冲突情形：

-公证员本人或近亲属与当事人、公证事项存在利害关系；

-公证员曾参与过与本公证事项相关的法律事务（如诉讼代理、法律顾问）；

-其他可能影响公证员客观公正办理公证的情形。

2.经审查不存在利益冲突的，方可继续推进受理工作；存在利益冲突的，应主动回避，由公证机构安排其他公证员办理，并向当事人说明理由。

1.3申请材料审核与受理决定

1.审核当事人提交的申请材料，材料应包括但不限于：

-公证申请表（需当事人签字盖章确认）；

-当事人身份证明（自然人提供身份证、户口簿等，法人/其他组织提供营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书等）；

-与公证事项相关的证明材料（如合同、遗嘱、财产权属证明、婚姻状况证明、学历证书等）；

-公证机构认为需要提交的其他材料（如补充说明、相关单位出具的核实材料等）。

2.材料审核重点：

-真实性：材料内容真实有效，无伪造、篡改痕迹，身份证明与当事人本人一致；

-合法性：材料符合相关法律法规规定，公证事项不存在违反法律、行政法规强制性规定的情形；

-完整性：材料齐全，无遗漏关键信息，格式规范（如签字盖章清晰、复印件注明“与原件核对无误”并签字确认）；

-关联性：材料与申请办理的公证事项直接相关。

3.审核结果处理：

-材料齐全、符合要求的，出具《公证受理通知书》，明确公证事项、受理日期、缴费金额及时限、取件方式等信息，送达当事人；

-材料不齐全或不符合要求的，一次性告知当事人需补充的材料清单及补充要求，允许当事人在规定时限内补充；

-申请事项不属于公证范围、不符合受理条件或当事人拒绝补充材料的，出具《不予受理通知书》，说明不予受理的理由，并告知当事人申请复议或提起诉讼的权利。

1.4费用收取

1.按核定的收费标准收取公证费用，开具正规票据，严禁乱收费、私收费；

2.对符合法律援助条件的当事人，按规定减免公证费用，做好减免登记及审批手续。

阶段2：公证审查

2.1形式审查与实质审查

1.形式审查：再次核对申请材料的完整性、格式规范性，确认申请表