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合同借阅申请流程及标准模板

一、合同借阅申请基本要求

合同借阅应遵循“必要、审慎、及时归还”的原则。申请人需确因工作需要方可提出借阅申请，严禁以私人目的借阅公司合同。借阅合同原件时，需格外注意保护，避免涂改、勾画、折叠、污损或遗失。对于涉及公司核心商业秘密或高度敏感信息的合同，借阅审批将更为严格，原则上仅提供复印件或在指定阅档室查阅，特殊情况需经公司高级管理层批准。

二、合同借阅申请流程

（一）申请人发起申请

申请人应根据实际需求，完整填写《合同借阅申请单》（详见本文附件模板）。填写内容务必真实、准确，尤其需明确以下信息：

*所需借阅合同的全称、编号（如有）、签订日期、相对方等关键识别信息；

*明确的借阅用途，简述借阅合同与所办事项的关联性；

*拟借阅期限，应根据实际工作需要合理预估，原则上单次借阅期限不超过[较短时间段，如：七个工作日]。如需延长，需在到期前至少一个工作日重新办理续借申请。

（二）部门负责人审批

申请人将填写完整的《合同借阅申请单》提交至本部门负责人进行审批。部门负责人需对申请事由的真实性、必要性以及申请人的行为可控性进行审核。对于部门内部常规业务所需的合同借阅，部门负责人拥有审批权；对于非本部门业务范围、或借阅重要/敏感合同的申请，部门负责人在签署意见后，应引导申请人按权限逐级上报审批。

（三）合同管理部门（或档案管理部门）审核与审批

合同管理部门（通常为法务部或综合管理部档案科，下同）收到经部门负责人审批的申请单后，将对以下内容进行审核：

1.申请单填写的完整性与规范性；

2.合同的保管状态及借阅历史；

3.借阅理由的充分性及是否符合公司保密规定；

4.根据合同的重要级别和敏感程度，判断是否需要报请更高级别领导审批。

对于符合借阅条件且权限范围内的申请，合同管理部门负责人予以审批；对于超出其审批权限的，应报请公司分管领导或总经理审批。

（四）借阅与登记

审批通过后，申请人持经最终审批的《合同借阅申请单》至合同管理部门办理借阅手续。档案管理员（或合同管理员，下同）将根据申请单信息调取相应合同，并与申请人共同核对合同份数、页数及完好状况。核对无误后，档案管理员在《合同借阅登记台账》中详细记录借阅信息（包括借阅单号、合同信息、申请人、审批人、借阅日期、预计归还日期等），申请人需在台账上签字确认。

档案管理员应提醒申请人妥善保管所借合同，不得转借、复制（除非申请时已获批准并注明）、摘录、拍照（除非获得特别授权）或带出指定办公区域（如申请时已获批准带出）。

（五）归还与核销

申请人应严格按照申请单上注明的归还日期归还所借合同。归还时，档案管理员需仔细检查合同是否完好无损，有无缺页、涂改等情况。确认无误后，在《合同借阅登记台账》上进行归还登记，注明实际归还日期，并由申请人签字确认，完成本次借阅流程的核销。

若申请人未能按期归还，合同管理部门应及时进行提醒。对于无故逾期或经提醒仍不归还者，将视情况通报其所在部门及相关领导，并暂停其后续借阅权限。

（六）特殊情况处理

1.紧急借阅：遇特殊紧急情况需立即借阅合同的，在无法完成完整书面审批流程时，申请人可先通过电话或即时通讯工具向相应审批人请示，经口头同意后，由合同管理部门负责人酌情安排借阅，并由申请人在事后一个工作日内补办完整的书面审批手续。

2.合同复印/扫描件借阅：为减少原件流转风险，原则上鼓励借阅合同复印件或扫描件。申请复印/扫描件时，需在申请单上注明，经审批同意后，由档案管理员负责提供，并在复印件上加盖“复印无效”或“仅供参考”等戳记（根据公司规定执行）。

3.异地借阅：因异地办公等特殊原因需异地借阅合同的，应优先考虑通过加密电子文档形式提供查阅。确需邮寄原件的，必须采用安全可靠的快递方式，并由收件人本人签收，借阅及归还流程同样需遵循上述规定，并额外注明邮寄相关信息。

三、合同借阅申请单标准模板

合同借阅申请单

申请部门

申请人

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联系方式

申请日期

年月日

**借阅合同信息**

合同全称

合同编号

相对方

签订日期

年月日

合同份数

份（共页）

合同主要内容摘要

（简述合同性质、核心条款等，便于识别）

**借阅详情**

借阅用途

（请详细、真实说明借阅原因及关联工作事项）

拟借阅期限

自年月日至年月日

借阅形式

□原件□复印件□扫描件

是否带出办公区域

□是□否

**审批意见**

部门负责人意见

签字：

年月日

合同管理部门意见

签字：

年月日

分管领导/总经理意见（如需）

签字：

年月日

**借阅登记**

档案管理员

借阅日期

年月日

**归还登记**