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行政事务管理标准化流程表

一、适用范围与典型场景

本流程表适用于企业、事业单位及社会组织等各类机构的行政事务管理，涵盖日常办公中高频发生的标准化行政工作场景，包括但不限于：办公用品申领与管理、会议室使用申请与协调、文件流转与归档、固定资产领用与维护、访客接待安排、快递收发管理、办公环境维护申请等。通过统一流程规范，保证行政事务处理高效、有序、责任明确。

二、标准化操作流程

（一）事务发起与需求提报

明确需求类型：发起人根据实际工作需要，确定行政事务类型（如办公用品申领、会议室预订等），对照《行政事务服务清单》确认事项是否属于标准化管理范畴。

填写申请表单：通过OA系统、行政管理系统或纸质表格提交申请，完整填写以下信息：

申请人基本信息（姓名、部门、联系方式）；

事务具体内容（如办公用品名称、规格、数量；会议室使用时间、参会人数、需求设备等）；

事务紧急程度（一般/紧急/特急）；

预计完成时间（如到货时间、使用时间段）。

提交初审：将填写完整的表单提交至部门负责人（或直接对接行政专员），确认需求合理性与部门预算符合性（如涉及费用）。

（二）审核与审批

部门审核：部门负责人在1个工作日内完成初审，重点核实：

需求与工作相关性（如办公用品是否为岗位必需品）；

数量/规格合理性（避免过度申领）；

预算是否在部门额度内（涉及费用时）。

审核通过后转交行政部，不通过则退回申请人并说明原因。

行政部审批：行政专员根据《行政事务管理规范》进行复核，确认：

事务类型是否符合标准化流程；

资源是否可调配（如库存办公用品是否充足、会议室是否空闲）；

特殊需求是否合规（如高价值资产申领是否经上级审批）。

审批通过后进入执行环节，紧急事务（如会议设备突发故障）可启动“绿色通道”，事后补签审批手续。

（三）执行与过程跟踪

任务分配：行政部根据审批结果，将事务分配至具体执行人（如采购专员、后勤专员），明确完成时限（一般事务不超过2个工作日，紧急事务4小时内响应）。

实施操作：

物资类（办公用品、固定资产）：从库存调拨或按流程采购，采购后通知申请人领取，登记领取信息（姓名、日期、签字）；

场地类（会议室）：协调空闲时段，提前布置设备（投影仪、麦克风等），使用前30分钟检查场地准备情况；

服务类（访客接待、快递收发）：按需求安排接待人员、收发登记，保证信息准确传递。

进度跟踪：申请人可通过系统或直接联系行政专员查询事务进度，行政部主动跟踪异常情况（如采购延迟、设备故障），及时与申请人沟通调整方案。

（四）反馈与归档

结果确认：事务完成后，申请人核对结果（如物资数量、会议室使用情况），在《行政事务完成确认单》签字确认，如有异议需在1个工作日内反馈至行政部。

满意度评价：申请人对行政服务质量进行评价（满意/基本满意/不满意），行政部每月汇总评价结果，针对不满意项分析原因并改进。

资料归档：行政部将申请表单、审批记录、确认单、评价结果等资料整理归档（电子档存管理系统，纸质档按年度分类存放），保存期限不少于3年，便于后续查询与审计。

三、通用模板表格

表1：行政事务申批表

申请人信息

部门

姓名

联系方式

事务类型□办公用品申领□会议室预订□文件归档□固定资产领用□其他______

事务紧急程度□一般□紧急□特急

申请日期

预计完成时间

事务详情

（请具体描述：如办公用品名称、规格、数量；会议室使用时间、参会人数、设备需求等）

附件清单

（如报价单、审批文件等）

审批流程|部门负责人意见：______________签字：______日期：______行政部意见：______________签字：______日期：______分管领导意见（如需）：______________签字：______日期：______|

事务结果|执行人：______完成时间：______申请人确认签字：______日期：______满意度评价□满意□基本满意□不满意（原因说明：________________）|

表2：行政事务进度跟踪表

事务编号

申请人

部门

事务类型

提交时间

预计完成时间

当前进度□待审核□审核中□执行中□已完成

异常情况说明

责任人

更新时间

四、关键注意事项

（一）时效性管理

一般事务需在提交申请后2个工作日内完成，紧急事务（如会议临时加急）启动快速响应机制，4小时内给予初步处理方案；

审批节点需在规定时限内完成（部门负责人1个工作日，行政部1个工作日），超时未审批视为默认通过。

（二）信息准确性

申请表单需填写完整、真实，物资名称、规格、数量等信息错误导致延误或损失，由申请人承担责任；

联系方式变更需及时告知行政部，保证信息传递畅通。

（三）审批权限规范

低值易耗品（如笔、本）由部门负责人审批即可，高价值资产（如电脑、