企业标准化合同审查流程法务人员高效处理工具.docVIP

企业标准化合同审查流程法务人员高效处理工具

一、适用工作场景

本工具适用于企业法务部门日常合同审查工作，具体场景包括但不限于：

常规合同审查：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等标准化合同的批量审查；

紧急合同处理：业务部门提交的需加急处理的合同（如项目投标、紧急采购等）；

新员工带教：帮助新入职法务人员快速掌握合同审查标准流程及要点；

跨部门协作：与业务部门、财务部门、合规部门等协同审查复杂合同时统一审查口径与进度管理。

二、标准化操作流程

Step1：合同接收与初步登记

操作内容：

通过企业OA系统、邮件或线下接收业务部门提交的合同及相关附件（如技术协议、订单、对方资质文件等）；

核对合同材料完整性，检查是否存在关键信息缺失（如合同主体、标的、金额、履行期限等），若缺失，及时联系*经办人补充；

在《合同审查登记表》中记录合同基本信息，包括合同编号、合同名称、合同类型、提交部门、*经办人联系方式、接收时间、预计完成时限（常规合同1-3个工作日，紧急合同4-8小时）。

关键工具：《合同审查登记表》（详见“三、常用工具表格模板”）。

Step2：合同分类与优先级判定

操作内容：

根据合同类型（如买卖、服务、租赁等）及业务风险等级，将合同分为“高、中、低”三类：

高风险：涉及重大资产交易（如并购、不动产转让）、大额资金（金额≥500万元）、知识产权归属、跨境业务等；

中风险：日常采购/销售合同、服务合同（金额50万-500万元）、劳动合同等；

低风险：标准化小额合同（金额≤50万元）、保密协议、授权委托书等。

结合紧急程度，确定审查顺序：高风险紧急合同高风险常规合同中风险紧急合同中风险常规合同低风险合同。

关键输出：合同优先级标签（粘贴于合同首页醒目位置）。

Step3：标准化审查执行

操作内容：

主体资格审查：

核对合同双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表信息是否与营业执照、授权委托书一致；

检查对方资质文件（如行业许可证、资质证书等）是否在有效期内，高风险合同需通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方征信平台核查企业信用状况。

核心条款审查（使用《合同审查问题清单》逐项核对）：

标的条款：明确标的名称、规格、数量、质量标准，避免模糊表述（如“优良”“合格”需定义具体标准）；

价款与支付条款：明确金额、币种、支付方式（如电汇、承兑汇票）、支付节点（如“验收合格后30日内”）、发票类型及开具要求；

履行期限与地点：明确起始/终止时间、履行地点（涉及管辖权及风险承担）；

违约责任：对等设置违约责任（如逾期付款违约金按日万分之五计算），避免“一方违约、另一方免责”的显失公平条款；

争议解决：优先约定企业所在地法院诉讼管辖，或明确仲裁机构（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”）；

保密与知识产权：明保证密范围、期限、违约责任，知识产权归属需清晰（如“乙方在履行合同过程中产生的知识产权归甲方所有”）。

合规性审查：

检查合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求（如金融、医疗行业的特殊规定）；

保证合同不存在“显失公平”“恶意串通”等法定无效情形。

关键工具：《合同审查问题清单》（详见“三、常用工具表格模板”）。

Step4：问题沟通与修改跟踪

操作内容：

将审查发觉的问题（标注条款位置、问题描述、修改建议）汇总至《合同审查意见反馈表》，同步抄送*经办人及业务部门负责人；

对于高风险或复杂问题，组织业务部门、财务部门召开线上/线下沟通会，解释法律风险并协商修改方案；

跟踪业务部门对合同的修改进度，确认修改内容是否符合审查要求，若存在重大分歧，及时上报法务负责人协调。

关键工具：《合同审查意见反馈表》（详见“三、常用工具表格模板”）。

Step5：审查结论出具

操作内容：

修改完成后，在《合同审查登记表》中填写审查结论，分为“通过”“附条件通过”“不通过”三类：

通过：合同无法律风险，可签署；

附条件通过：存在一般风险，已按建议修改，满足修改条件后可签署；

不通过：存在法律风险（如主体不适格、显失公平、违法条款等），需重新谈判或终止合作。

在合同审查页签署姓名及日期，加盖“法务审查专用章”，并将最终版合同反馈至业务部门。

Step6：合同归档与数据统计

操作内容：

将审查完成的合同正本、审查意见反馈表、沟通记录等材料整理归档，按“合同类型-年度-编号”分类存放；

在《合同归档记录表》中登记归档信息，包括归档编号、合同名称、审查日期、存放位置、借阅记录等；

每月末统计当月合同审查数据（审查总量、各类型合同占比、平均审查时长、问题高频条款等），形成《合同审查月度报表》，为流程优化提供数据支持。

关键工具：《合同归档记录表》《合同审查月度报表》（详见“三、常用工具表格模板”）。

三、常用工