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企业行政日常事务管理指南

一、高效会议组织与执行

适用场景说明

适用于企业内部部门例会、项目启动会、跨部门协调会、季度总结会等各类正式会议的全流程管理，保证会议目标明确、流程高效、成果落地。

标准化操作流程

会议发起与需求确认

会议发起人（如部门负责人*）明确会议主题、目标、预期成果、参会人员范围及时长。

与行政对接人确认会议时间（避开部门高峰期）、地点（会议室/线上会议平台）、所需设备（投影仪、麦克风、视频会议系统等）。

会议材料准备与通知发布

发起人提前2个工作日完成会议议程、演示文稿、背景资料等材料准备，并提交行政备案。

行政通过企业通讯工具（如企业/钉钉）发布正式会议通知，注明时间、地点、议程、参会人员及材料准备要求，并提前1天提醒参会人员。

会前现场准备

行政提前30分钟检查会议室设备（调试投影、麦克风、灯光），摆放席卡、饮用水、会议材料（纸质版/电子版），保证环境整洁。

若为线上会议，提前测试会议平台功能，发送会议及参会指南至相关人员。

会中流程把控

会议开始前5分钟，引导参会人员签到（可通过电子签到表或纸质签到表），确认实到人数。

主持人按议程主持会议，严格控制各环节时间（如发言时长、讨论时长），行政负责记录会议要点（含决议事项、责任人、完成时限）。

会后跟进与归档

会议结束后24小时内，行政整理会议纪要（经主持人审核无误后），发送至所有参会人员及相关负责人。

对会议决议事项建立跟踪表，定期（每周/每旬）提醒责任人，并在下次会议中通报进度。

会议材料（纪要、演示文稿、签到表）按“年份+月份+会议类型”分类归档，保存期限不少于2年。

配套工具表单

《会议筹备与跟进表》（含会议主题、时间、地点、参会人员、议程、设备需求、决议事项、责任人等字段）

《会议签到表》（含姓名、部门、联系方式、签到时间）

《会议决议跟踪表》（含事项描述、责任人、完成时限、实际完成时间、备注）

二、办公用品申领与库存管控

适用场景说明

适用于企业日常办公耗材（纸张、笔、文件夹）、办公设备配件（打印机墨盒、键盘鼠标）、劳保用品（口罩、消毒液）等物资的申领、采购、库存及分发管理，保证资源合理配置、避免浪费。

标准化操作流程

需求提报与审批

员工根据工作需要，通过OA系统或行政登记表提交《办公用品申领单》，注明物品名称、规格、数量、用途。

部门负责人*审核申领合理性（如非必需品或超额申领需注明原因），行政汇总各部门需求，编制《月度办公用品采购计划》。

采购与入库管理

行政根据采购计划，对接合格供应商（至少3家比价），保证物品质量合格、价格合理。

物品送达后，行政与采购专员共同核对数量、规格、质量，确认无误后填写《办公用品入库单》（含入库日期、物品名称、数量、单价、供应商、经手人），并更新库存台账。

领用与分发

员工凭审批通过的《办公用品申领单》到行政库房领取物品，库管员核对信息后发放，并在领用单上签字确认。

对高频使用物品（如A4纸、签字笔）实行“按需申领、定量供应”；对贵重物品（如投影仪、移动硬盘）实行“以旧换新”或“专人借用登记”。

库存盘点与预警

行政每月末进行库存盘点，核对台账与实际库存，编制《办公用品库存月报表》。

对库存低于安全库存量的物品（如墨盒、笔记本），及时启动采购流程；对临近保质期的物品（如打印墨水）优先发放，避免积压浪费。

配套工具表单

《办公用品申领审批表》（含申领人、部门、物品名称/规格/数量、用途、部门负责人审批、行政审批）

《办公用品入库单》（含入库日期、物品名称、规格、数量、单价、供应商、验收人、库管员）

《办公用品库存月报表》（含物品名称、期初库存、本期入库、本期领用、期末库存、安全库存、备注）

三、固定资产全生命周期管理

适用场景说明

适用于企业价值较高、使用期限较长的资产（如电脑、打印机、办公家具、投影设备）的入库、领用、调拨、维修、报废等全流程管理，保证资产账实相符、责任到人。

标准化操作流程

资产入库与登记

固定资产采购到货后，行政与财务、使用部门共同验收，核对资产型号、序列号、数量及配置清单，确认无误后填写《固定资产验收单》。

行政为每件资产粘贴唯一标识码（资产标签），在资产管理系统中录入信息（资产名称、编号、类别、规格、购买日期、使用部门、责任人、保修期限），《固定资产台账》。

领用与调拨

员工领用资产时，需填写《固定资产领用申请表》，经部门负责人*审批后，行政办理领用手续，更新台账中的“使用人”及“领用日期”。

部门间调拨资产时，由调入部门提交《固定资产调拨申请表》，经双方部门负责人及行政审批后，行政更新台账中的“使用部门”，并通知财务调整资产归属。

维护与维修

资产使用人负责日常清洁与简单维护，发觉故障及时向行政报修。

行政根据故障类型选择维修方式（自行维修/送修厂商），填写《固定资产维修记录》（含维