企业合同审查及管理标准作业流程.docVIP

企业合同审查及管理标准作业流程

一、适用业务场景

本流程适用于企业各类对外经济合同的审查、签订、履行及归档管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。旨在规范合同全生命周期管理，防范法律风险与商业风险，保证合同内容合法合规、条款清晰明确，保障企业合法权益，提升合同管理效率。

二、合同审查及管理操作流程

（一）合同接收与初步登记

操作主体：合同经办人*（业务部门指定人员）

操作内容：

合同接收：收到对方合同文本或合作方发起的签约需求时，核对合同份数（正本至少2份，电子版同步）、附件是否齐全，检查合同文本是否清晰、无涂改（若涂改需双方盖章确认）。

登记信息：在《合同审查登记表》（见模板一）中录入合同基本信息，包括合同编号（按“年份-部门-序号”规则编制，如2024-采-001）、合同名称、对方单位全称、合同类型、合同金额、签订意向方、接收日期、预计签订日期等，分配唯一跟踪编号。

输出成果：《合同审查登记表》（电子版+纸质版签字确认）。

（二）初步形式审查

操作主体：业务部门负责人

操作内容：

基础信息完整性检查：核对合同是否包含双方单位全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人信息、合同签订日期、合同标的、数量、价款、履行期限等核心要素，避免关键信息缺失。

商务条款一致性：审查合同内容是否与业务洽谈结果一致（如价格、交付标准、付款方式、服务期限等），是否存在与前期招投标文件、中标通知书或口头约定冲突的条款。

附件完整性：检查合同附件（如技术协议、规格书、验收标准等）是否齐全，与主合同条款是否衔接。

输出成果：初步审查意见，在《合同审查登记表》“业务部门意见”栏签字确认，若存在基础问题，退回经办人*补充完善。

（三）专项法律与合规审查

操作主体：法务部门（或外部法律顾问）

操作内容：

主体资格审查：核查对方单位营业执照（最新年检版本）、相关资质证书（如行业许可证、安全生产许可证等），确认签约主体是否合法存续、是否具备履约能力；若对方为授权代表，需审核授权委托书（载明授权范围、权限及期限）及授权代表证件号码明。

法律条款审查：重点审查合同条款是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等），是否存在无效、可撤销条款；格式条款是否公平，是否免除己方主要责任、加重对方责任或排除对方主要权利；争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院/仲裁机构约定是否明确、有效。

风险点排查：识别合同履约风险（如付款条件不明确、违约责任过轻、知识产权归属不清、保密条款缺失等），提出具体修改建议。

合规性审查：审查合同内容是否符合行业监管规定（如数据安全、反垄断、广告法等）及企业内部管理制度。

输出成果：《合同法律审查意见书》（见模板二），列明审查结论（通过/修改后通过/不通过）及具体修改意见，反馈至业务部门。

（四）风险评估与修订确认

操作主体：业务部门、财务部门、法务部门

操作内容：

财务风险评估：财务部门对合同付款方式、资金安排、税务处理、发票要求等条款进行审核，评估资金流动性风险、税务合规风险，提出财务意见（如付款节奏调整、发票类型明确等）。

综合修订：业务部门根据法务、财务部门意见，与对方协商修订合同文本，形成修订版合同；重大修订需重新履行审查流程。

最终确认：各方对修订后合同无异议后，在《合同审查登记表》“会签意见”栏签字确认，明确“同意签署”或“附条件同意”。

输出成果：最终版合同文本（双方确认版本），附《合同审查登记表》《合同法律审查意见书》等会签文件。

（五）审批流程执行

操作主体：按企业权限分级审批（部门负责人→分管领导→总经理/董事长）

操作内容：

权限划分：根据合同金额、类型及重要性确定审批层级（如10万元以下由部门负责人审批；10-50万元由分管领导审批；50万元以上由总经理审批；重大战略合同需提交董事会审批）。

审批要点：审批人重点审核合同是否符合企业战略目标、经济效益是否合理、风险是否可控，签署审批意见。

审批时限：各级审批需在2个工作日内完成，紧急合同可缩短至1个工作日，超时未反馈视为默认通过。

输出成果：《合同审批表》（见模板三），完整记录各环节审批意见及签字。

（六）合同签署与用印

操作主体：合同经办人*、行政部（用印管理）

操作内容：

签署准备：核对最终版合同文本、审批文件是否齐全，确认合同份数（正本、副本、电子版）；准备签约所需印章（公章、合同专用章、法定代表人签字章等）。

签署规范：

企业方：由法定代表人或其授权代表在合同指定位置签字，并加盖公章/合同专用章（骑缝章需覆盖合同所有页）；

对方方：确认对方签字人身份（法定代表人/授权代表），核对签字与预留印鉴是否一致，加盖对方单位公章。

用印登记：行政部在《用印登记表》中记录合同编号、用印类型、用印份数、经办人*等信息，保证用印痕迹清晰、无漏页。

输