会议纪要编写工具及格式规范模板快速回顾版.docVIP

适用场景与价值

操作流程与步骤详解

一、会前：准备阶段——明确目标，备齐工具

确认会议核心信息

提前获取会议通知，明确会议主题、目标、时间、地点（线上会议需注明平台及）、参会人员（含主持人、记录人、核心发言嘉宾）。

若有会议议程，提前熟悉各议题及预期成果，预判需重点记录的关键环节（如决策点、争议问题、资源需求等）。

准备记录工具与资料

数字化记录：推荐使用文档编辑工具（如Word、飞书文档、腾讯文档）提前创建模板文件，或使用专业会议纪要工具（如语雀、Notion）的会议纪要模板，保证实时编辑与同步。

纸质记录：若习惯手写，提前准备带网格的笔记本，标注“议题-讨论-决议-待办”分区，避免信息混乱。

辅助资料：将会议背景材料、上期纪要、待讨论问题清单等整理备用，便于记录时快速查阅。

二、会中：记录阶段——抓关键，分主次

记录基本信息（开场5分钟内完成）

快速填写模板中的“会议基础信息”部分（含会议名称、日期、时间、地点/平台、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因）。

简要标注会议议程（若未提前获取，根据主持人开场介绍实时整理）。

聚焦核心内容：区分“讨论”与“决议”

讨论过程：记录关键发言观点（用“[发言人]：核心观点”格式，如“[张*]：当前方案需优先考虑用户操作成本，建议简化流程”），避免逐字逐句记录，重点关注分歧点、共识萌芽及数据支撑（如“李*提供数据显示，用户留存率下降15%，主要因注册流程复杂”）。

决议事项：对会议达成的明确结论，用“决议：+具体内容”格式突出记录（如“决议：采用简化版注册流程，由王*团队3日内输出原型方案”）。

同步记录待办事项（实时更新）

对会议明确的行动项，同步记录“任务内容、负责人、截止时间、所需资源”（如“任务：优化注册流程原型；负责人：王*；截止时间：X月X日；资源：设计部支持”），避免会后遗漏。

三、会后：整理阶段——核信息，定初稿

信息核对与补充（会议结束后2小时内）

对照会议录音（若允许）或参会人实时反馈，补充记录遗漏的关键信息，特别是决议和待办项，保证“谁负责、做什么、何时完成”准确无误。

模糊表述需确认：如“尽快推进”需明确具体时间，“相关部门配合”需细化到具体部门及对接人。

按模板规范填充内容（2-4小时内完成初稿）

将整理后的信息按“基础信息-会议议程-讨论内容及决议-待办事项-下一步计划”结构填充至模板，语言简洁客观（避免主观评价如“大家一致认为”，改为“经讨论，达成共识：……”）。

审核与分发（初稿完成后1小时内）

发送给主持人及核心参会人核对，重点确认决议准确性、待办项责任分工及截止时间，根据反馈修改后定稿。

定稿24小时内通过邮件或企业协作工具（如飞书、钉钉）分发至所有参会人员及相关方，并抄送存档部门（如行政部、项目管理部）。

标准会议纪要模板结构

模块

填写说明

示例

会议基础信息

包含会议核心标识要素

会议名称：2024年Q3产品迭代规划会；日期：2024年6月15日；时间：14:00-16:00；地点：3楼会议室；主持人：李；记录人：赵；参会人员：张、王、刘*等8人

会议议程

按会议顺序列出各议题及简要说明

议程1：Q2产品复盘（负责人：张）；议程2：Q3核心功能规划（负责人：王）；议程3：资源协调（负责人：刘*）

讨论内容及决议

按议题分“讨论过程”和“决议”两栏记录，讨论过程提炼关键观点，决议明确结论

议题1讨论：[张*]：用户反馈登录功能卡顿，技术排查为服务器负载问题；[王*]：建议增加CDN节点，预计需2周部署。决议：由技术部（负责人：陈*）于6月30日前完成CDN节点部署，同步优化服务器负载

待办事项跟踪表

明确任务、负责人、截止时间、优先级、备注（如所需支持、风险点）

任务1：登录功能优化；负责人：陈；截止时间：2024-06-30；优先级：高；备注：需运维部配合服务器资源调配任务2：Q3功能方案评审；负责人：王；截止时间：2024-06-20；优先级：中

下一步计划

简述后续关键动作（如下次会议安排、阶段性成果节点等）

下次会议：7月6日召开Q3功能开发启动会，需输出技术方案及排期表

使用要点与常见问题规避

客观性优先：记录时避免加入个人观点，如“该方案不合理”应改为“部分参会方提出该方案存在风险，需进一步评估”。

决议与待办区分明确：决议是“结论性意见”，待办是“需执行的动作”，避免混为一谈（如“决议：优化流程”不明确，应改为“决议：优化注册流程，由王*团队负责”）。

时间节点量化：截止时间需具体到日期（如“6月20日前”而非“下周前”），避免模糊表述导致执行延迟。

信息颗粒度适中：讨论过程记录核心观点即可，无需记录所有发言；待办事项需明确“做什么”，避免“推进工作”等笼统描述。

保密与存档：涉密会议需标注“内部文件，注意保密”，并根据公司规定