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采购需求清单模板标准化采购流程版

适用场景与价值

标准化操作流程详解

一、需求发起与填写

操作主体：需求部门经办人（如小王）

操作内容：

需求部门根据实际工作需要（如办公用品补充、生产设备采购、项目外包服务等），由经办人登录采购管理系统或填写纸质版《采购需求清单模板》，完整填写以下核心信息：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式（内部短号或办公邮箱，如5company）、需求日期；

采购物品/服务信息：物品名称（需明确具体型号、品牌或技术参数，如“戴尔Vostro14台式机（i5-12400/8G/512GSSD）”）、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价；

需求背景：详细说明采购用途（如“用于新入职员工办公”“替换老化生产设备”）、预算来源（如“年度行政预算”“项目专项预算”）；

其他要求：交付时间（如“需在X月X日前到货”）、质量标准（如“符合国家3C认证”）、供应商偏好（如“需为授权代理商”，非强制）。

相关附件：如技术规格书、历史采购记录、市场调研报告（如有），保证需求依据可追溯。

注意事项：预估单价需参考历史采购价或市场均价，数量需与实际使用需求匹配，避免过度采购。

二、部门内部审核

操作主体：需求部门负责人（如行政部经理）

操作内容：

需求部门负责人对《采购需求清单》的合理性、必要性进行审核，重点检查：

采购需求是否与部门年度工作计划或项目目标匹配；

数量、规格是否满足实际工作需要，是否存在冗余；

预算来源是否明确，是否符合公司预算管理规定。

审核通过后，在“部门审核意见”栏签字确认，并提交至采购部门；若审核不通过，需注明修改意见（如“数量过多，建议减半”“规格需明确具体参数”），退回经办人调整。

注意事项：部门负责人需对需求的真实性、合规性负直接责任，严禁为规避流程而拆分大额需求为小额需求。

三、采购部门初审

操作主体：采购部专员（如采购专员小李）

操作内容：

采购部收到需求后，1个工作日内完成初审，重点审核：

表单完整性：必填项（如物品名称、规格、数量、预算来源）是否完整，附件是否齐全；

预算合规性：预估总价是否在部门预算额度内，超预算需求是否已履行预算调整流程；

采购类别划分：根据公司《采购管理制度》，明确采购类型（如办公用品类、固定资产类、服务外包类），并判断是否适用公开招标、询比价或单一来源采购。

初审通过后，进入需求确认环节；若初审不通过（如预算不足、规格模糊），反馈至需求部门补充或修正。

注意事项：对于技术参数复杂的需求（如专业设备），采购部需协调需求部门或技术专家共同审核参数的合理性与可采购性。

四、需求确认与审批

操作主体：采购部、财务部、分管领导

操作内容：

采购确认：采购部根据初审结果，与需求部门确认最终采购需求（如规格、数量、交付时间），同步明确采购方式（如“采用三家比价采购”）。

财务审核：财务部对需求的预算匹配性、资金支付计划进行审核，重点核查预算科目是否正确、资金来源是否落实，审核通过后签字确认。

领导审批：根据采购金额分级审批（参考公司《采购审批权限表》）：

金额≤5000元：由采购部负责人审批；

5000元＜金额≤50000元：由分管副总（如副总）审批；

金额＞50000元：由总经理审批。

注意事项：审批需在2个工作日内完成，紧急需求（如生产突发故障需采购备件）可启动“绿色通道”，但需在审批后24小时内补全手续。

五、采购执行

操作主体：采购部

操作内容：

采购部根据审批结果，按照公司采购方式组织采购：

公开招标：适用于金额＞50000元或标准化程度高的采购，通过招标平台发布招标公告，组建评标小组评审；

询比价：适用于5000元＜金额≤50000元，向至少3家合格供应商询价，综合评估价格、质量、交期后确定供应商；

单一来源：适用于特殊定制化产品或唯一供应商，需提供唯一性说明（如专利产品），经分管领导审批后执行。

确定供应商后，签订采购合同（需注明规格、数量、价格、交付时间、质保条款等），并将合同复印件反馈至需求部门。

注意事项：采购过程需留存完整记录（如询比价表、招标文件、合同文本），保证“采购过程可追溯、责任可倒查”。

六、验收与入库

操作主体：需求部门、采购部、仓库管理员

操作内容：

到货验收：供应商送货至指定地点后，由需求部门牵头（技术复杂设备需邀请技术人员参与）、采购部配合，对照采购合同和需求清单进行验收：

核对物品名称、规格、数量是否与合同一致；

检查外观、质量（如设备运行参数、办公用品功能）是否符合要求；

核对供应商资质文件（如营业执照、3C认证、授权书）。

填写验收结果：验收合格后，三方在《采购验收单》上签字确认；验收不合格（如数量短缺、质量不达标），需在单据注明原因，采购部负责联系供应商退换货或索赔。

入库登记：验收合格物品由仓库管理员办理入库手续，登记台账