企业资料档案管理标准化手册.docxVIP

企业资料档案管理标准化手册

本手册旨在规范企业资料档案的全生命周期管理，保证档案的完整性、安全性、可用性与合规性，为企业决策支持、业务追溯、风险防控及历史留存提供可靠依据。手册适用于企业各部门、各层级人员，涵盖档案从形成、归档、保管到利用、销毁的各环节操作标准，请严格遵照执行。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业在生产经营活动中形成的各类纸质档案、电子档案及声像档案，包括但不限于：行政文件（制度、通知、会议纪要）、人事档案（劳动合同、履历表、考核记录）、业务档案（合同、订单、项目方案）、财务档案（凭证、报表、税务资料）、技术档案（图纸、工艺文件、研发记录）等。

（二）典型应用场景

新员工入职档案建立：人力资源部收集新员工证件号码、学历证明、劳动合同等材料，按“一人一档”原则归档。

年度合同归档：业务部门在合同履行完毕后30日内，将合同原件、补充协议、履约证明等整理归档，支持后续审计或纠纷处理。

项目结题资料归档：项目组在项目验收通过后，提交项目计划、验收报告、成果交付物等资料，作为项目全流程追溯依据。

历史档案查询：法务部门需查阅三年前的某份合同条款，通过档案管理系统快速检索档号并调阅电子副本。

超期档案鉴定销毁：档案管理员每年度对已到保管期限的档案进行鉴定，对无保存价值的档案按流程申请销毁。

二、管理职责分工

（一）档案管理部门（如行政部/综合管理部）

制定和完善档案管理制度及操作流程；

负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁及利用工作；

指导各部门档案管理员开展日常档案管理；

组织档案安全检查与应急演练。

（二）部门档案管理员

负责本部门文件材料的预收集、分类、整理及初步审核；

按规定时间向档案管理部门移交档案；

协助档案管理部门做好本部门档案的借阅、复制及跟踪；

定期向档案管理部门反馈档案管理中的问题。

（三）业务部门负责人

审核本部门档案的完整性、准确性；

监督本部门人员按时提交档案材料；

对涉密档案的保管与利用承担直接管理责任。

（四）员工

按规定及时将工作中形成的应归档文件材料移交至部门档案管理员；

保证提交的档案材料真实、完整、字迹清晰；

严格遵守档案保密规定，不得擅自复制、外传或损毁档案。

三、档案分类与编号规则

（一）分类原则

科学性：以档案的形成规律及内在联系为依据，保证分类逻辑清晰；

实用性：结合企业业务特点，便于档案的整理、检索与利用；

稳定性：分类体系一旦确定，非重大业务调整不得随意变更。

（二）分类层级

采用“一级分类+二级分类+三级分类”的层级结构，示例：

一级分类：按部门划分（如行政部、人力资源部、财务部、业务部、技术部）；

二级分类：按文件类型划分（如行政部下设“综合管理”“会议管理”“制度文件”）；

三级分类：按具体业务或时间划分（如“综合管理”下设“通知”“函件”，“会议管理”下设“年度总结会”“项目推进会”）。

（三）编号规则

档案编号采用“部门代码-年度-二级分类代码-流水号”格式，规则

部门代码：用2位大写字母表示（如行政部“XZ”，人力资源部“RL”，财务部“CW”）；

年度：用4位数字表示档案形成年份（如2024年）；

二级分类代码：用2位大写字母表示（如行政部“综合管理”为“ZH”，“会议管理”为“HY”）；

流水号：用3位数字表示同一年度、同一二级分类下的档案顺序（从001开始）。

示例：行政部2024年形成的“综合管理”类第5份档案，编号为“XZ-2024-ZH-005”。

四、标准化操作流程

（一）档案收集与归档

1.明确归档范围

各部门需将以下文件材料纳入归档范围：

反映企业主要职能活动和基本历史面貌的文件；

在工作中具有查考利用价值的已生效文件（如合同、报告、批复）；

对企业具有长远保存价值的特殊载体档案（如荣誉证书、声像资料）。

2.确定归档时间

即时归档：合同、协议、重要批复等即时生效文件，应在生效后3个工作日内提交；

定期归档：年度工作总结、财务年报、项目资料等应在次年1月31日前完成归档；

阶段归档：大型项目应在每个阶段结束后15日内提交阶段成果资料，项目结束后30日内提交全套资料。

3.整理文件材料

排序：按文件形成时间或逻辑顺序排列，正本在前、副本在后，批复在前、请示在后；

编页：纸质档案采用阿拉伯数字连续编页（正面编页，背面空白不编），装订后加盖“档号章”；

装订：左侧装订，保证不掉页、不倒页；超过50页的档案采用线装或胶装，加装封面、封底。

4.填写归档清单

使用《档案归档清单》（见表1）逐项填写档案信息，包括档号、题名、形成部门、形成时间、页数、保管期限、备注等，经部门负责人审核签字后，随档案一同移交。

5.移交与接收

移交：部门档案管理员在规定时间内将档案及归档清单提交至档案管理部门，双方当面清点；

接收：档案管