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个人情况报告制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则制定，结合公司实际管理需求，旨在规范个人情况报告行为，强化风险防控体系，提升合规管理水平，确保公司治理符合国家法律法规及集团母公司相关规定。同时，通过建立健全个人情况报告制度，有效防控关联交易、利益输送等专项风险，优化业务流程，提升管理效能。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司所有业务场景，包括但不限于采购、招标、财务审批、人事管理、项目管理等涉及个人信息的业务流程。所有相关主体必须严格按照本制度执行个人情况报告，确保报告的及时性、准确性和完整性。

第三条本制度中核心术语定义如下：

（一）“XX专项管理”指公司针对特定业务领域或风险点，通过制度设计、流程规范、技术手段等综合措施实施的管理活动，如采购领域的供应商尽职调查、财务领域的资金审批权限管理等。

（二）“XX风险”指因个人情况报告不及时、不准确或未按规定执行而可能引发的经营风险、合规风险或法律风险，如关联交易未披露导致的利益输送风险、财务审批不规范引发的资金挪用风险等。

（三）“XX合规”指公司在业务运营中严格遵守法律法规、行业准则及内部管理制度的行为标准，确保个人情况报告全流程合规性，防范潜在风险。

第四条专项管理的核心原则包括：

（一）全面覆盖：确保所有业务场景和个人情况均纳入报告范围，无遗漏；

（二）责任到人：明确各层级、各岗位的责任主体，确保责任可追溯；

（三）风险导向：聚焦高风险环节，强化重点管控，优先防范重大风险；

（四）持续改进：根据法规变化、业务调整及风险变化，动态优化制度流程。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司XX专项管理第一责任人，对专项管理制度建设及执行效果负总责；分管领导为公司XX专项管理直接责任人，负责具体组织协调和监督落实。

第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组主要职能包括：统筹协调专项管理制度建设、决策审批重大风险事项、监督评价制度执行效果，并定期召开会议研究解决重大问题。

第七条明确三类主体职责：

（一）牵头部门：负责XX专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作，定期编制管理报告，向领导小组汇报。

（二）专责部门：负责XX专项领域的业务合规审核、流程优化、风险处置，提供专业指导，并监督业务部门执行情况。

（三）业务部门/下属单位：落实本领域XX专项管理要求，开展日常风险防控，确保个人情况报告真实、准确、及时。

第八条基层执行岗必须履行合规操作责任，包括但不限于：

（一）签署岗位合规承诺书，明确个人在XX专项管理中的职责；

（二）按要求及时报告个人情况，不得瞒报、漏报或虚假报告；

（三）发现XX风险隐患时，立即上报并协助处置。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条采购领域：供应商尽职调查须全面覆盖供应商资质、财务状况、法律诉讼、关联关系等信息，禁止未经尽职调查直接开展合作。严禁关联交易利益输送，所有关联交易必须通过领导小组审批。

第十条招标领域：招标流程必须严格遵循公开、公平、公正原则，禁止围标、串标等违规行为。所有招标文件须包含个人情况报告模板，确保投标人信息披露完整。

第十一条财务领域：资金审批权限须明确分级授权，大额资金审批必须附带相关人员情况报告。税务合规要求须严格执行，禁止虚开发票、逃税漏税等行为。

第十二条人事领域：员工入职须提交个人情况报告，包括但不限于教育背景、工作经历、家庭关系等，禁止隐瞒重大信息。离职时须及时更新报告，确保信息准确。

第十三条项目管理领域：项目组成员须提交个人情况报告，特别是涉及关联交易或利益冲突的成员必须回避。项目合同须包含XX专项管理条款，明确违约责任。

第十四条数据领域：个人信息收集、存储、使用必须符合法律法规，禁止未经授权泄露或滥用信息。数据安全须定期进行风险评估，及时修补漏洞。

第十五条安全领域：关键岗位人员须进行背景调查，禁止有重大犯罪记录或安全风险的人员上岗。安全隐患排查须定期开展，发现问题立即整改。

第四章专项管理运行机制

第十六条制度动态更新机制：根据国家法律法规、行业准则及集团母公司要求，每年至少进行一次专项评估，必要时修订制度。修订后须发布通知，并组织全员培训。

第十七条风险识别预警机制：各部门每月开展XX风险排查，专责部门汇总评估后发布预警通知，高风险事项须立即上报领导小组处置。

第十八条合规审查机制：将XX专项审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，明确“未经审