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房地产档案数字化管理规范

一、总则

房地产档案数字化管理是新时代背景下，提升档案管理效率、保障档案信息安全、促进档案资源开发利用的必然趋势。本规范旨在为房地产档案数字化工作提供系统性的指导，确保数字化过程的规范有序、成果可信可用，最终实现房地产档案信息资源的科学管理与有效共享。

本规范适用于各类房地产开发企业、物业服务企业、房地产行政管理部门及其他相关单位的房地产档案数字化工作。凡涉及房地产权属、交易、开发建设、物业管理等活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案，其数字化采集、加工、存储、管理、利用和安全保障等环节，均应遵循本规范。

房地产档案数字化管理应遵循以下基本原则：

1.真实性原则：确保数字化档案与原件内容一致，metadata准确反映档案实际情况。

2.完整性原则：保证数字化过程覆盖档案的全部要素，数字档案信息完整无缺。

3.可用性原则：数字档案应具备长期可访问性、可读性和可理解性，便于检索与利用。

4.安全性原则：采取严格的技术与管理措施，保障数字档案在生成、传输、存储和使用过程中的信息安全，防止失泄密、篡改和丢失。

5.规范性原则：遵循国家及行业相关标准规范，确保数字化工作的标准化和规范化。

二、数字化对象与范围

数字化对象应根据档案的价值、利用频率、保管状况及长远发展需求综合确定。优先对具有高频利用需求、易损坏、珍贵及查考利用价值高的房地产档案进行数字化。

数字化范围通常包括：

1.权属档案：各类不动产权证书、登记申请书、审批文件、权属来源证明等。

2.交易档案：买卖合同、租赁合同、抵押合同、成交确认书等。

3.开发建设档案：项目立项、规划许可、施工许可、竣工验收等各环节形成的文件材料。

4.物业管理档案：业主资料、房屋维修记录、公共设施管理文件等。

5.其他具有保存价值的相关档案材料。

三、数字化加工流程与要求

（一）档案整理与交接

数字化加工前，应对拟数字化的纸质档案进行系统整理，确保档案实体的有序性。包括：检查档案完整性、组件是否正确、页码是否连续、去除金属装订物等。整理完毕后，办理严格的交接手续，明确责任。

（二）数字化采集（扫描）

1.扫描方式：根据档案的幅面大小、纸张状况和字迹特点，选择适宜的扫描方式（如平板扫描、高速扫描）。对于大幅面图纸，可采用大幅面扫描仪或拼接扫描技术。

2.扫描分辨率：应根据档案内容的清晰度要求和存储需求，选择适宜的扫描分辨率。通常情况下，黑白及灰度扫描分辨率不低于200dpi，彩色扫描分辨率不低于300dpi。特殊情况下可适当调整，但需保证字迹清晰可辨。

3.扫描色彩模式：根据档案的实际情况选择黑白、灰度或彩色模式。对于图文混排且有保留色彩需求的档案，应采用彩色模式扫描。

4.图像格式：扫描图像应采用通用、开放的格式。推荐采用TIFF（非压缩）作为长期保存格式，JPEG（压缩率适中）作为日常利用格式。对于需要进行OCR识别的图像，其质量应满足OCR识别精度要求。

（三）图像处理与质检

1.图像校正：对扫描过程中出现的倾斜、扭曲、模糊等图像进行适当校正，确保图像端正、清晰。

2.去污与增强：对图像中的污点、划痕等影响可读性的瑕疵进行合理去除或淡化处理，对对比度、亮度不足的图像进行适当增强。处理过程应遵循真实性原则，不得篡改档案内容。

3.图像拼接与裁切：对分页扫描或大幅面拼接扫描的图像进行精确拼接，对多余的边距进行裁切，保证图像内容完整且布局合理。

4.质量检验：建立严格的图像质量检验机制，对扫描图像的清晰度、完整性、色彩准确性、格式规范性等进行逐页或抽样检查，不合格的应重新处理。

（四）OCR文字识别与校对（如需）

对于需要实现全文检索或文本信息提取的档案，应进行OCR文字识别。识别后形成的文本信息应与图像内容进行核对校对，确保识别准确率。OCR文本可作为数字档案的附加信息进行存储。

（五）著录与元数据建库

1.著录项设置：根据房地产档案的特点和管理需求，确定规范的著录项目。核心元数据应包括：档案编号、题名、形成日期、形成单位、保管期限、密级、关键词、摘要等。

2.著录规则：遵循国家及行业相关档案著录标准，确保著录信息的准确性、一致性和规范性。

3.元数据关联：将著录形成的元数据与对应的数字图像文件建立准确、唯一的关联，实现元数据对数字档案的有效描述和定位。

（六）数据挂接与验收

将加工完成的数字图像、OCR文本（如有）及元数据，按照预定的数据库结构和文件组织方式，导入或挂接到档案管理系统中。完成后，进行全面的系统级验收，包括数据完整性、准确性、一致性、可访问性等方面的验证。

四、数字档案著录与元数据规范

数字档案的价值很大程度上取决于其元数据的质量。元数据应能够全面、准确地揭示档案