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企业档案电子化管理实施方案范本

一、引言

在信息技术飞速发展的今天，企业档案管理作为企业运营与发展的重要基础工作，其数字化转型已成为提升管理效率、保障信息安全、促进知识共享及支撑决策科学化的必然趋势。传统纸质档案管理模式在存储空间、检索效率、利用便捷性、长期保存及异地协同等方面的局限性日益凸显。为积极适应这一变革，规范并有序推进我司档案电子化管理工作，特制定本实施方案。本方案旨在明确档案电子化管理的目标、范围、步骤与保障措施，以期构建一个系统、高效、安全、易用的企业档案信息资源管理体系。

二、指导思想与基本原则

（一）指导思想

以国家相关法律法规及行业标准为依据，紧密围绕企业战略发展需求，将档案电子化管理融入企业整体信息化建设规划。坚持以提升档案管理现代化水平为核心，以满足企业各项工作对档案信息资源的高效利用为目标，全面整合档案信息资源，推动档案工作从传统管理向知识管理转变，为企业的持续健康发展提供坚实的档案信息支撑。

（二）基本原则

1.统一规划，分步实施：档案电子化管理是一项系统工程，需进行整体规划，明确长远目标与阶段性任务，根据企业实际情况和资源条件，分步骤、有重点地推进，确保各项工作有序开展。

2.标准引领，规范操作：严格遵循国家及行业关于档案管理、电子文件管理的相关标准与规范，制定并执行统一的企业档案电子化管理细则，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

3.需求导向，注重实效：紧密结合企业生产经营、管理决策、科研创新等各项工作对档案信息的实际需求，以提升档案利用效率和价值为出发点，避免形式主义，务求实效。

4.安全第一，分级管控：将信息安全置于档案电子化管理的首要位置，建立健全安全保密制度和技术防护体系，对不同密级的档案实施分级管理和访问控制，严防信息泄露、丢失和篡改。

5.统筹兼顾，传承发展：在推进电子化的同时，妥善处理好与传统纸质档案管理的衔接，对于具有永久保存价值或特殊意义的纸质档案，应按照规定进行妥善保管。鼓励在电子化基础上进行档案信息的深度挖掘与知识提炼。

三、总体目标

通过本方案的实施，力争在未来一段时间内，逐步建立起覆盖企业核心业务领域的档案电子化管理体系。具体目标包括：

1.资源数字化：完成对企业现有重要纸质档案的规范化数字化加工，并实现新增档案的电子化同步生成与管理。

2.管理系统化：部署或完善符合企业需求的档案管理系统，实现档案的采集、整理、著录、存储、检索、利用、统计、鉴定、销毁等全生命周期的电子化管理。

3.利用高效化：显著提升档案检索速度与精准度，实现档案信息的便捷查询、快速借阅、在线浏览和授权共享，满足不同层级、不同部门对档案信息的即时需求。

4.存储集约化：大幅减少纸质档案存储空间，降低管理成本，通过可靠的电子存储介质和备份策略，确保档案信息的长期安全保存。

5.安全可控化：构建多层次、全方位的档案安全保障体系，确保电子档案在生成、传输、存储、利用等各个环节的安全可控。

四、实施范围与内容

（一）实施范围

本方案适用于企业各部门、各下属单位在生产经营、行政管理、科研开发、工程项目、人力资源、财务审计等活动中形成的，具有查考利用价值的各类档案。具体包括但不限于：文书档案、科技档案（含工程档案、设备档案等）、会计档案、人事档案（按国家相关规定执行）、声像档案、实物档案等的电子化管理。档案形成的时间范围原则上包括企业成立以来至实施本方案时的历史档案，以及方案实施后的新增档案。

（二）实施内容

1.档案整理与规范化

*档案清点与鉴定：对现有纸质档案进行全面清点、整理，鉴定其价值，确定需进行数字化加工的范围和优先级。

*著录标引规则制定：根据国家及行业标准，结合企业实际，制定统一的档案著录规则、分类方案、主题词表或关键词表，确保电子档案的规范化描述和高效检索。

2.数字化加工与数据采集

*纸质档案扫描：按照规范要求，对确定范围内的纸质档案进行扫描，选择合适的扫描分辨率、色彩模式和文件格式（如TIFF、PDF等）。

*图像处理：对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁切、拼接等处理，确保图像清晰、完整、端正。

*OCR文字识别：对需要进行全文检索的档案，进行OCR文字识别，将图像信息转化为可检索的文本信息。

*元数据采集：根据著录规则，准确采集档案的元数据信息，录入档案管理系统。

*数据质量检查：对数字化加工过程中的各项环节进行质量抽检与全检，确保数据的准确性和完整性。

3.档案管理系统建设

*系统选型或定制开发：根据企业规模、需求复杂度及预算，选择成熟的商业化档案管理软件或进行定制化开发。重点考察系统的功能完备性、易用性、安全性、可扩展性、兼容性及售后服务。

*系统功能模块配置：包括档案著录