财务报销流程标准化模板费用审批与核算.docVIP

财务报销流程标准化模板：费用审批与核算

一、适用范围与应用目的

二、标准化操作流程详解

步骤1：费用申请与单据准备

操作主体：费用申请人（员工*）

具体内容：

申请人根据实际发生费用，填写《费用报销申请表》（详见模板表格），注明费用所属部门、报销周期、费用明细（项目、金额、发生日期、事由说明）。

附件材料准备：根据费用类型提供对应证明材料，如采购合同、行程单、会议通知、消费清单等，保证材料真实、完整，与报销事由一致。

超出预算或特殊标准的费用（如高额业务接待费），需提前提交《特殊费用申请表》，说明理由并经部门负责人*预审批。

步骤2：部门初审

操作主体：部门负责人*

审核要点：

真实性核查：核对费用事由是否与部门业务匹配，附件材料是否齐全、有效，是否存在虚报、重复报销情况。

合理性判断：费用支出是否必要，是否符合公司费用标准（如差旅住宿标准、交通补贴标准）。

预符性检查：费用是否在部门年度预算范围内，超预算费用需核实是否已履行特殊审批流程。

完成初审后，在《费用报销申请表》“部门审核意见”栏签字确认，并注明日期。

步骤3：财务合规性审核

操作主体：财务审核员*

审核要点：

单据规范性：检查报销表格填写是否完整（如申请人信息、金额大小写、事由描述），附件是否合规（如票据抬头、印章、日期是否清晰无误）。

金额准确性：核对各项费用计算是否正确，汇总金额与附件合计是否一致，是否符合费用标准（如餐费、交通费限额）。

政策符合性：判断费用是否符合国家财税法规及公司财务制度（如禁止报销与经营无关的支出，需取得合规票据）。

对不合规单据，注明退回原因并反馈申请人；合规则通过审核，在“财务审核意见”栏签字，并提交至下一审批环节。

步骤4：分级审批

操作主体：按费用金额分级审批人（分管领导、总经理等）

审批权限划分：

5,000元（含）以下：部门负责人*+财务审核员*；

5,000-20,000元（含）：部门负责人*+财务审核员*+分管领导*；

20,000元以上：部门负责人*+财务审核员*+分管领导*+总经理*。

审批要点：

权责审批人根据审核结果，对费用的必要性、合理性及预算符合性进行最终判断。

审批通过后，在对应审批栏签字；对存疑费用，可要求补充说明或退回重审。

步骤5：费用核算与支付

操作主体：财务核算员*

具体内容：

审批通过的报销单，由财务核算员*录入财务系统，核对费用归属部门、成本项目，保证账务处理准确（如区分“管理费用”“销售费用”等科目）。

按公司规定支付方式（银行转账、备用金报销等）安排付款，支付后标注“已支付”及支付日期。

定期《费用报销汇总表》，按部门、费用类型分类统计，提交至管理层用于预算分析与成本管控。

步骤6：凭证归档

操作主体：档案管理员*

具体内容：

每月结束后，财务部门将已支付报销单据（含申请表、附件、审批记录）按编号整理，装订成册。

归档资料保存期限不少于5年（按财税法规要求），电子档案备份至公司服务器，保证资料安全、可查。

三、核心模板表格设计

表1：费用报销申请表

申请人信息

姓名*

部门*

岗位*

联系方式*

费用基本信息

报销周期*

费用总额（元）*

大写金额*

支付方式*

费用明细

序号

费用项目*

发生日期*

金额（元）*

1

办公用品采购

2024-03-01

1,200.00

2

市内交通费

2024-03-02

85.00

审批流程

部门负责人*

财务审核员*

分管领导*

总经理（如需）*

签字：_________签字：_________签字：_________签字：_________

日期：_________日期：_________日期：_________日期：_________

核算信息

收款账号*

开户行*

备注

____________________________特殊费用说明：_________

表2：费用明细分类汇总表（财务核算附件）

部门

费用类型

1月金额

2月金额

3月金额

季度合计

预算执行率

市场部

业务招待费

5,000.00

3,500.00

4,200.00

12,700.00

85%

研发部

差旅费

8,000.00

6,000.00

7,500.00

21,500.00

72%

行政部

办公费

2,000.00

1,800.00

2,200.00

6,000.00

90%

四、关键执行要点提示

1.时间管理要求

费用应在发生后15个工作日内提交报销，逾期需提交《延迟报销说明》，经部门负责人及财务负责人审批后受理。

月度报销截止日期为次月5日，逾期当月不再受理（特殊情况除外）。

2.单据规范标准

所有附件需清晰显示交易内容、金额、日期及双方签章，复印件需注明“与原件一致”并由申请人*签字。

涉及多人共同费用的，需附《