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文档审核与校对标准化流程模板

一、应用场景

本流程模板适用于各类正式文档的审核与校对场景，包括但不限于：企业内部管理制度、对外合作合同/协议、产品技术手册、市场宣传材料、培训课件、工作报告、合规文件等。通过标准化流程，保证文档内容准确、逻辑清晰、格式规范，符合企业标准及行业要求，降低因文档疏漏导致的沟通成本、合规风险或品牌形象影响。

二、标准化操作步骤

（一）文档提交与前置准备

提交主体：文档起草人/部门负责人为提交主体，需在文档定稿前发起审核流程。

提交材料：

待审核文档最终版（Word/PDF等原始格式）；

《文档审核登记表》（见模板一，需填写文档基本信息、用途、审核层级等）；

特殊文档需附《需求说明》（如对外宣传材料需附品牌部审核意见，合同需附法务部前置意见）。

前置确认：提交前需保证文档内容已完成基础自查（如错别字、数据一致性、格式统一性等），避免基础问题重复审核。

（二）格式规范性初审

审核主体：行政部/综合管理部（负责格式标准）或指定格式专员。

审核内容：

格式统一性：字体/字号（如标题黑体三号、宋体五号）、行间距（如1.5倍）、页边距、页眉页脚（含公司LOGO、文档名称、页码等）是否符合《企业公文格式规范》；

结构完整性：封面、目录、附件、签署页等要素是否齐全（如合同需含甲乙双方信息、签署日期、盖章页）；

细节规范性：图表编号（如图1-1、表2-1）、公式标注、参考文献格式、标点符号（如全角/半角统一）是否正确。

输出成果：

格式初审通过：在《文档审核登记表》“初审意见”栏签字确认，流转至下一环节；

格式初审不通过：返回起草人修改，修改后重新提交初审。

（三）内容准确性校对

审核主体：业务部门负责人（负责内容专业度）或指定业务专家。

校对重点：

数据准确性：关键数据（如财务数据、技术参数、市场数据）来源是否可靠，计算是否正确，与历史文档/系统数据是否一致；

逻辑一致性：章节内容是否连贯，论点与论据是否匹配，前后表述是否存在矛盾（如政策条款与执行细则冲突）；

专业术语准确性：行业术语、产品名称、技术规范等是否符合企业标准或行业通用定义，避免歧义；

表述清晰性：语言是否简洁易懂，是否存在口语化、冗余表达（如“基本上”“大概”等模糊词汇需替换为具体描述）。

输出成果：

填写《校对问题清单表》（见模板二），明确问题类型（数据/逻辑/术语/表述）、具体位置（页码-行号）、修改建议；

内容校对通过：在《文档审核登记表》“校对意见”栏签字，流转至合规审查；

内容校对不通过：起草人根据问题清单修改，修改后重新校对，直至通过。

（四）合规性专项审查

审核主体：法务部/合规部（负责法律合规）或指定合规专员。

审查范围：

法律合规：文档内容是否符合国家法律法规（如广告法、劳动合同法、数据安全法等），是否存在法律风险（如侵权条款、责任界定模糊）；

制度合规：是否符合企业内部管理制度（如财务报销制度、合同审批制度、保密制度等），流程是否合规；

信息保密：是否涉及未公开的商业秘密、敏感信息（如核心技术数据、客户隐私），脱敏处理是否到位。

输出成果：

合规审查通过：在《文档审核登记表》“合规意见”栏签字，流转至终审；

合规审查不通过：出具《合规整改意见书》，起草人需针对性修改，重大合规问题需上报分管领导决策。

（五）最终确认与归档

审核主体：分管领导/总经理（根据文档重要性确定终审层级）。

确认内容：综合格式、内容、合规审查意见，确认文档是否满足发布/使用要求，是否需进一步优化。

输出成果：

终审通过：在《文档审核登记表》“终审意见”栏签字确认，文档进入发布/使用流程；

终审不通过：返回至对应环节（如内容/合规）重新修改，修改后重启审核流程。

归档管理：行政部/档案管理部门将最终版文档（含审核记录表、问题清单等）归档，按《企业档案管理办法》设定保存期限，保证可追溯。

三、配套工具模板

模板一：文档审核登记表

文档名称

版本号

文档类型（如制度/合同/手册）

提交部门

提交人

提交日期

审核流程记录

审核环节

审核主体

审核人

审核日期

审核意见（通过/不通过及简要说明）

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格式初审

行政部

*工

内容校对

业务一部

*经理

合规审查

法务部

*专员

终审确认

分管副总

*总

备注

修改说明/特殊事项：

模板二：校对问题清单表

文档名称

版本号

问题类型（数据/逻辑/术语/表述/格式）

问题描述（含页码-行号，如P5-3）

修改建议

责任人

处理状态（待修改/已修改/已验证）

校对人：__________审核人：__________日期：__________

模板三：审核确认书

文档名称

版本号

审核结论（通过/有条件通过/不通过）

审核主体

审核人

审核日期

备注

有条件通