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2026年公关服务公司品牌发布会活动管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本公司2026年度品牌发布会（以下简称“发布会”）活动的策划、执行与评估全流程，确保活动安全、有序、高效开展，达成品牌战略传播目标，提升公司专业形象与市场影响力，依据《中华人民共和国广告法》、《大型群众性活动安全管理条例》及公司内部相关管理制度，结合行业最佳实践，特制定本管理规定。

第二条适用范围

本规定适用于公司内部所有部门及参与2026年品牌发布会筹备与执行的全体员工、外聘合作团队及供应商。活动涵盖从前期立项、策划、筹备，到现场执行、后期收尾及效果评估的全生命周期。

第三条基本原则

发布会活动管理应遵循以下原则：

1.战略导向原则：活动须紧密围绕公司2026年整体品牌战略与市场定位，确保信息传递的一致性与精准性。

2.安全第一原则：将人员安全、内容安全、信息安全及公共安全置于首位，制定完备预案，杜绝安全隐患。

3.精细管理原则：实施项目制管理，明确职责，细化流程，强化节点控制，确保各环节无缝衔接。

4.合规合法原则：所有活动内容、宣传物料及合作行为必须遵守国家法律法规及行业监管要求。

5.成本效益原则：在预算框架内追求最佳活动效果，注重投入产出比，杜绝浪费。

6.创新体验原则：鼓励内容与形式创新，注重嘉宾与受众的沉浸式体验，提升活动传播价值。

第二章组织架构与职责分工

第四条项目领导小组

公司成立“2026品牌发布会项目领导小组”（以下简称“领导小组”），由公司总经理担任组长，分管市场的副总经理担任常务副组长，成员包括创意部、客户部、媒介部、行政部、财务部负责人。领导小组负责活动的最终审批、重大事项决策、关键资源协调及对项目整体方向的把控。

第五条项目执行组

下设“品牌发布会项目执行组”（以下简称“项目组”），由市场部总监担任项目经理，从各相关部门抽调骨干人员组成核心团队。项目组为发布会执行的常设机构，具体职责包括：

1.编制详细的活动方案、预算及执行计划书。

2.负责全流程的落地执行，包括策划、设计、物料制作、供应商管理、现场搭建、流程管控、嘉宾接待、媒体联络等。

3.定期向领导小组汇报进展，处理日常运营问题。

4.负责活动后的总结、评估及资料归档。

第六条各职能部门支持职责

1.创意部：负责发布会核心创意概念、主题视觉系统、现场氛围设计、演讲内容策划及视频等多媒体内容制作。

2.客户部：负责重点客户、合作伙伴及行业嘉宾的邀约、接待与关系维护。

3.媒介部：负责媒体合作、新闻稿撰写与发布、舆情监测、前期预热及后期传播扩大量。

4.行政部：负责内部协调、合同流程、法务审核、场地后勤支持（如餐饮、交通）及部分物资采购。

5.财务部：负责预算审核、费用拨付、支出核算及审计支持。

第三章活动全流程管理

第七条立项与策划阶段（活动前6090天）

1.需求分析与提案：项目组基于品牌战略，进行市场分析，提出初步活动构想、目标及核心信息点，形成《项目立项建议书》，报领导小组审批。

2.方案深化：立项通过后，项目组牵头制定详细的《品牌发布会执行方案》，内容包括但不限于：活动主题、日期地点选择、流程设计、创意亮点、视觉规划、初步预算、传播策略、风险评估等。方案需经领导小组复审通过。

3.预算审批：依据批准的执行方案，编制详细《项目预算表》，按公司财务制度完成审批流程。预算应包含应急预备金（通常不低于总预算的10%）。

第八条筹备与准备阶段（活动前3060天）

1.供应商遴选与管理：根据方案需求，通过合规比价或招标程序，确定场地、搭建、AV设备、摄影摄像、礼仪、安保、物流等供应商。签订规范合同，明确工作范围、标准、工期及违约责任。

2.内容制作与确认：完成所有演讲稿件、视频脚本、视觉设计、互动环节设计、新闻通稿等内容的创作与内部审核，并报领导小组关键成员最终确认。

3.嘉宾邀约与确认：启动媒体、客户、嘉宾的正式邀约，建立嘉宾数据库，跟踪确认情况，发送活动提醒。

4.报批与备案：如活动规模达到当地公安部门要求，由行政部牵头，协同项目组按规定向相关部门办理大型群众性活动安全许可等报备手续。

5.制作与采购：跟进所有物料、礼品、印刷品的制作与采购，确保按时保质交付。

第九条现场执行阶段（活动前1天至活动当日）

1.现场指挥体系：建立以项目经理为总指挥的现场指挥中心，下设各功能小组（接待组、流程组、设备组、安保后勤组、媒体组），明确各小组负责人及联络机制。

2.进场搭建与彩排：监督供应商按设计图搭建，严格检查施工安全与质量。活动前一天组织全流程彩排，包括人员走位、灯光音响、视频播放、嘉宾串场等，确保万无一失。

3.现场注册与接待：设置清晰的签到