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公司日常办公文件撰写指南与模板集

在日常办公中，规范、高效的文件撰写是保障信息准确传递、工作有序推进的重要基础。本指南旨在梳理公司常用办公文件的撰写规范、适用场景及参考模板，帮助员工快速掌握文件撰写要点，提升沟通效率与专业形象，保证各类文件内容清晰、逻辑严谨、符合公司管理要求。

一、会议纪要

适用情境

适用于公司各类会议（如周例会、月度总结会、项目推进会、专题研讨会等）的记录与存档，用于明确会议决议、跟踪待办事项、同步会议信息。

撰写流程与步骤

会前准备

明确会议主题、时间、地点、参会人员及主持人，提前准备会议议程（如有）。

准备会议记录工具（如笔记本、录音设备，或使用线上会议记录模板），熟悉会议背景资料。

会中记录

准确记录会议基本信息：会议名称、时间、地点、主持人、参会人、缺席人（注明原因）、记录人。

重点记录核心内容：各议程的讨论要点、不同意见、关键结论及形成的决议。

详细列出待办事项：明确任务内容、负责人、完成时限及所需支持（如有）。

会后整理

会议结束后24小时内，根据记录内容整理初稿，保证信息准确、语言简洁，避免口语化表达。

将初稿提交给主持人或相关参会人审核，核对决议事项与待办内容的准确性。

审核通过后，按公司规定的流程（如邮件发送、OA系统）分发至相关人员，并同步存档。

参考模板

会议名称

XX项目周例会纪要

会议时间

2023年XX月XX日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A

主持人

*经理

参会人员

主管、专员、助理、工程师

缺席人员

*（因出差）

记录人

*助理

会议议程

1.项目进度汇报；2.问题讨论；3.下周工作安排

讨论内容

1.主管汇报：本周完成需求调研，进度延迟2天，主因是客户临时增加3个需求点；2.与会人员讨论：是否需调整项目排期，最终决定增加1名开发人员支持，工程师负责协调；3.明确客户新增需求的优先级，*专员负责与客户确认书面需求。

决议事项

1.项目排期顺延3天，最终交付日期调整为XX月XX日；2.新增开发人员（入职时间XX月XX日）加入项目组，工程师负责对接。

待办事项

1.专员：XX月XX日前完成客户新增需求书面确认，抄送经理；2.工程师：XX月XX日前完成新增开发人员的工作交接；3.主管：XX月XX日前更新项目计划表，同步至项目组。

附件

《项目进度更新表》《客户新增需求清单》

分发范围

全体参会人员、项目组相关成员

存档部门

项目管理部

撰写要点与常见问题提醒

客观准确：忠实记录会议内容，避免加入个人主观意见，决议事项需经主持人确认。

突出重点：核心决议与待办事项需单独列出，标注负责人和时限，便于跟踪落实。

简洁规范：语言简练，避免冗长描述，使用“决议如下”“待办事项”等规范表述。

常见问题：避免遗漏参会人员、待办时限不明确、决议内容模糊（如“尽快处理”需明确具体时间）。

二、工作总结

适用情境

适用于员工个人或部门对特定周期（月度、季度、年度）工作内容的回顾，包括工作成果、问题分析及改进计划，常用于绩效考核、工作汇报或经验分享。

撰写流程与步骤

明确总结周期与范围

确定总结的时间段（如2023年第三季度）和主体（个人/部门），梳理该周期内的核心工作职责与目标。

收集工作数据与成果

整理已完成的工作任务、量化成果（如完成项目数量、销售额、效率提升百分比等）及获得的反馈（如客户评价、领导认可）。

收集支撑材料（如数据报表、项目文档、邮件截图等），保证成果真实可追溯。

梳理工作内容与亮点

按工作类别（如项目推进、团队协作、流程优化等）分模块总结，突出重点任务和取得的突破。

提炼工作亮点：创新方法、超额完成目标、解决复杂问题等，体现个人或部门价值。

分析问题与改进方向

客观反思工作中存在的问题（如效率不足、沟通不畅、技能短板等），分析问题产生的原因。

针对问题提出具体改进措施，明确下一步行动方向，避免空泛表述（如“加强学习”需具体到学习内容和时间）。

规范结构与语言

按公司统一模板撰写，结构清晰（概述-成果-问题-计划），语言正式、简洁，避免口语化。

提交前自查：数据是否准确、逻辑是否连贯、有无错别字，必要时请同事或领导审阅。

参考模板

XX部门2023年第三季度工作总结

一、基本信息

部门：市场部

周期：2023年7月-9月

撰写人：*主管

日期：2023年10月8日

二、工作概述

本季度部门围绕“Q3产品推广目标”开展工作，重点推进XX新产品上市营销、老客户维护及团队培训，整体完成率达95%，超额完成季度销售额指标的8%。

三、主要工作成果

产品推广

完成XX新产品上市全案策划，包括线上推广（社交媒体曝光量50万+，转化率12%）、线下活动（3场区域推广会，累计参与人数800+），实现新产品销售额300万元，占季度总销售额的40%。

与*合作方