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办公行政事务标准化处理流程与操作指南

一、会议组织与管理全流程规范

常见应用场景

适用于公司各类内部会议（如周例会、月度总结会、专题研讨会）及外部会议（如客户洽谈会、行业交流会）的全流程组织与管理工作，保证会议高效有序、信息准确传递。

标准操作步骤

（一）会前筹备阶段

明确会议核心要素

会议组织者需与发起人（如部门主管*经理）确认会议主题、目标、预期成果，明确会议需解决的核心问题。

确定参会人员范围（含主持人、记录人、列席人员），提前沟通其时间安排，避免冲突。

选定会议时间（优先安排工作日上午9:00-11:00或下午2:00-4:00，时长一般不超过1.5小时）、地点（会议室容量需匹配参会人数，提前确认设备可用性）。

拟定会议议程与材料准备

根据会议目标制定详细议程，明确各环节时长、负责人及内容（如“议题一：Q3销售数据汇报（负责人：主管，15分钟）；议题二：新项目方案讨论（负责人：专员，30分钟）”）。

收集整理会议所需材料（如数据报表、PPT、项目方案等），提前1个工作日发送至参会人员邮箱，并附会议提醒。

发布会议通知与场地布置

通过公司内部通讯工具（如企业OA系统）发送会议通知，包含主题、时间、地点、参会人员、议程、需携带材料及联系人信息（如“联系人：行政部*助理，分机号：8888”）。

会前30分钟布置会场：调试投影仪、麦克风、空调等设备，摆放座椅（按会议形式调整，如圆桌会议或课桌式）、会议材料、饮用水、纸笔等。

（二）会中服务阶段

签到与引导

参会人员入场时，由行政人员引导签到（电子签到或纸质签到表），发放会议材料（如提前未发送）。

提醒参会人员将手机调至静音或震动模式，告知会议纪律（如“请勿随意走动，发言前请举手”）。

会议进程把控

会议开始后，主持人按议程推进，行政人员负责计时（每环节提前5分钟提醒），保证会议不超时。

记录人需详细记录会议要点（含发言摘要、决议事项、待办事项），重点关注“谁负责、做什么、何时完成”（如“决议：新项目方案于10月20日前提交，负责人：*专员”）。

遇突发情况（如设备故障），及时联系行政人员处理，避免会议中断。

（三）会后整理阶段

会议纪要与材料归档

会议结束后2个工作日内，记录人整理会议纪要，经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门抄送。

将会议材料（通知、议程、纪要、PPT等）分类归档，按“年度-月份-会议类型”存入公司共享文件夹，保存期限不少于2年。

决议事项跟进

行政人员根据会议纪要提取待办事项，建立《会议决议跟进表》，每周更新进度，提醒负责人按时完成。

重要决议事项需在下次会议中通报完成情况，形成闭环管理。

配套模板表格

表1：会议通知表

会议主题

会议时间

会议地点

参会人员

2023年Q4销售目标研讨会

2023年10月10日9:00-10:30

3楼第一会议室

销售部全体成员、市场部*经理

议程安排

需携带材料

联系人及方式

备注

1.Q3销售数据汇报（主管，15分钟）2.Q4目标分解讨论（全员，40分钟）3.总结（总监，5分钟）

Q3销售数据报表、个人目标计划书

行政部*助理，分机号：8888

请提前10分钟到场

表2：会议纪要模板

会议名称：2023年Q4销售目标研讨会

会议时间：2023年10月10日9:00-10:30

参会人员：总监、经理、主管、专员等12人

主持人：*总监

记录人：*助理

会议议程及要点：

Q3销售数据汇报（*主管）：Q3销售额完成目标的85%，主要未达标区域为华东区，原因分析为竞品价格战。

Q4目标分解讨论：

全体一致同意Q4目标较Q3提升20%，华东区需制定专项激励方案（负责人：*经理，10月15日前提交）。

每周五下午增加销售复盘会，同步进度（主持人：*主管）。

总结（*总监）：强调团队协作，要求各小组下周提交细化行动计划。

决议事项：

序号

决议内容

负责人

完成时间

1

提交Q4华东区专项激励方案

*经理

2023-10-15

2

制定销售复盘会会议流程

*主管

2023-10-12

抄送：总经理办公室、人力资源部

执行过程中的核心要点

会议通知需明确“议题”和“准备要求”，避免无目的讨论；

会议记录需聚焦“决议”和“待办”，而非流水账；

重要会议（如年度规划会）需提前测试设备，准备备用方案（如备用投影仪）；

会议结束后24小时内完成纪要分发，保证信息及时落地。

二、办公用品申领与分发管理规范

适用范围

适用于公司各部门办公用品（如文具、耗材、办公设备配件等）的日常申领、采购审批、分发登记及库存管理工作，保障办公需求的同时控制成本。

标准操作步骤

（一）申领发起与审核

提交申领需求

部门人员根据实际工作需要，填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格（如A4纸“80g”）、数量、用途（如“部门日常打印”）、申领