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财务审批流程标准化工具（风险评估与控制版）

一、业务场景覆盖范围

本工具适用于企业各类财务支出事项的标准化审批与风险管控，覆盖以下核心场景：

日常费用报销：包括办公费、差旅费、交通费、业务招待费等常规性支出；

采购付款审批：物资采购、服务外包、固定资产采购等合同类或非合同类付款；

预算外支出管理：因业务需要调整预算或新增预算项目的特殊支出；

大额资金支付：单笔金额超过企业设定阈值（如10万元）的资金划拨；

预付款与尾款管理：涉及合同预付款支付、进度款结算及尾款支付的分期支出事项。

二、全流程操作指引

步骤1：申请发起与材料准备

操作内容：

申请人根据支出事项类型，填写《财务审批申请表》（见模板1），保证信息完整、准确，包括支出事由、金额、预算科目、收款方信息（如适用）、附件清单等；

按要求准备支撑材料，如：

日常费用：费用明细清单、原始凭证（如行程单、发票复印件，需注明“与原件核对一致”）、审批权限表；

采购付款：采购合同、验收单（或服务确认单）、供应商报价单；

预算外支出：预算调整申请表、业务部门负责人签批的说明文件；

大额资金：项目可行性分析报告、总经理办公会决议（如需）。

责任主体：申请人（部门经办人）、部门负责人（对材料初步完整性审核）。

步骤2：初审与风险评估

操作内容：

部门负责人对申请事项的必要性（是否符合部门工作计划）、合理性（支出标准是否合规、价格是否公允）进行初审，并在《财务审批申请表》“部门意见”栏签署意见；

财务部门专员接收材料后，重点审核以下风险点：

材料完整性：支撑材料是否齐全，如发票抬头、税号是否与供应商一致，合同关键条款（金额、付款节点、违约责任）是否明确；

合规性：支出是否符合企业财务制度（如差旅费住宿标准、招待费占比限制）、是否涉及关联交易（如需履行关联审批程序）；

预算匹配性：是否在年度/季度预算额度内，预算外支出是否完成预算调整流程。

财务专员根据审核结果填写《风险评估表》（见模板2），判定风险等级（低/中/高），并标注风险控制要点（如“需补充验收单”“需复核合同付款条件”）。

责任主体：部门负责人、财务专员。

步骤3：分级审批与权限管控

操作内容：

财务专员根据《风险评估表》及企业《财务审批权限矩阵》（示例：≤5万元由财务经理审批，5万-20万元由财务总监+分管副总审批，≥20万元由总经理+董事长审批），将申请流转至对应审批人；

审批人需在2个工作日内完成审批，重点关注：

风险等级为中/高的事项：是否要求补充材料、是否降低风险（如要求供应商提供履约保证金）；

大额资金/预算外支出：是否符合企业战略规划、是否通过集体决策（如总经理办公会审议）；

关联交易：是否履行了回避程序（审批人与供应商无利益关联）。

审批通过后，《财务审批申请表》及《风险评估表》同步流转至财务部门；审批不通过的，由财务专员反馈至申请人说明原因，并补充材料后重新发起流程。

责任主体：各级审批人、财务专员。

步骤4：支付执行与结果反馈

操作内容：

财务部门收到审批通过的申请后，出纳核对收款方账户信息（户名、账号、开户行）与申请材料一致，确认无误后安排付款；

付款完成后，在《财务审批申请表》“支付状态”栏标注“已支付”，并将支付凭证（如银行回单）扫描存档，同步更新预算执行台账；

对于涉及合同预付款/进度款的支出，财务专员需在支付后3个工作日内跟踪合同后续履行情况（如到货验收、服务进度），保证资金支付与合同节点匹配。

责任主体：出纳、财务专员、合同管理部门（如适用）。

步骤5：归档管理与流程复盘

操作内容：

每月结束后，财务部门将当月审批完成的《财务审批申请表》《风险评估表》、支撑材料（发票、合同、验收单等）整理归档，电子档案备份至企业服务器，纸质档案按年度装订成册；

每季度组织财务部门、业务部门、审计部门对审批流程进行复盘，分析高频风险点（如“发票合规性不达标”“预算超支”），优化审批模板或风险控制措施；

年度终了，结合审计结果更新《财务审批权限矩阵》及《风险控制指引》，保证流程持续适配业务发展需求。

责任主体：财务部门（档案管理）、审计部门（流程复盘）、管理层（制度更新）。

三、标准化工具模板

模板1：财务审批申请表

申请部门

申请日期

年月日

申请人

联系方式

支出事项

□日常费用□采购付款□预算外支出□大额资金□其他：_________

收款方信息

名称：____________________；账号：____________________；开户行：____________________

支出金额

大写：____________________；小写：￥____________________

预算科目

_________________（如：管理费用-办公费）

支出事由

（详细说明业务背景、必要性，