企业文件档案管理规范化指南.docVIP

企业文件档案管理规范化指南

一、引言

企业文件档案是记录生产经营、管理活动、历史沿革的重要载体，其规范化管理是企业提升运营效率、防范法律风险、保障信息安全的必然要求。本指南旨在明确文件档案全生命周期管理流程，统一标准与操作规范，保证档案的完整性、安全性、可用性，为企业可持续发展提供坚实的信息支撑。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本指南适用于企业内部各部门（含分支机构、子公司）在文件形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节的管理活动，涵盖行政人事、财务审计、业务运营、项目管理、技术研发等各类文件档案。

（二）典型应用场景

日常文件处理：各部门在业务活动中产生的合同、报告、制度、会议纪等文件的即时归档管理；

年度归档工作：每年年末对当年形成的文件进行系统整理、分类、移交与入库；

审计与合规检查：配合内外部审计、监管检查时，档案的快速调取与提供；

历史档案查询：员工入职、业务追溯、法律纠纷等场景下历史档案的检索与利用；

电子档案管理：电子文件的形成、流转、存储、备份及长期保存管理。

三、文件档案管理核心操作流程

（一）第一步：文件分类与编号

操作目标：建立科学的分类体系，实现档案的有序管理，便于检索与利用。

制定分类标准

按部门/业务领域划分：如行政部类、人事部类、财务部类、业务部类、研发部类等；

按文件性质划分：如制度文件、合同协议、会议纪要、财务凭证、项目资料、技术图纸等；

按保存期限划分：如永久保存、长期保存（10年以上）、短期保存（10年以下）。

统一编号规则

编号格式为“部门代码-文件类别代码-年份-流水号”，示例：

行政部2023年第3份制度文件：XZ-ZD-2023-003

财务部2023年第15份凭证文件：CW-PZ-2023-015

（部门代码、文件类别代码需由企业统一制定并发布《文件分类与编号规则表》）

（二）第二步：文件收集与移交

操作目标：保证应归档文件完整、及时收集，避免遗漏或丢失。

明确收集责任

各部门指定专人（如兼职档案管理员）负责本部门文件收集工作；

文件形成后3个工作日内完成初步整理，保证内容完整、字迹清晰（电子文件需为最终版本）。

移交流程

填写移交清单：使用《档案移交清单》（见模板一），详细列明文件名称、编号、份数、形成日期、页数等信息；

双方核对签字：移交人与档案管理员共同核对清单内容与实物文件，确认无误后双方签字，各执一份留存；

及时归档：每月25日前，各部门将本月移交清单及文件送至档案管理部门（或档案室）。

（三）第三步：文件整理与编目

操作目标：规范文件整理标准，建立标准化档案信息，便于检索与管理。

整理要求

纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，按编号顺序排序，左侧装订，保证无倒页、缺页；

电子文件：按分类建立文件夹，文件名与编号一致，重要电子文件需同时保存PDF、DOCX等格式，避免格式过时无法打开；

特殊载体文件：如光盘、录音录像带等，需标注编号、内容摘要及形成时间，单独存放并定期检查。

编目著录

档案管理员对移交文件进行著录，录入档案管理系统，著录要素包括：档号、题名、责任者（形成部门/人）、形成日期、页数、载体类型、保管期限、存放位置等。

（四）第四步：档案归档

操作目标：将整理完毕的档案正式纳入档案管理体系，实现集中管理。

归档范围

凡反映企业主要职能活动、具有查考利用价值的文件材料，均需归档（具体范围参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》）；

不归档范围：未经正式发布的草稿、重复文件、无保存价值的临时性通知等。

归档时间

年度归档：次年3月31日前完成上一年度档案的归档工作；

专项档案：如项目档案、审计档案等，在项目结束或审计完成后1个月内完成归档。

归档方式

纸质档案：装入档案盒，盒脊标注档号、题名、起止时间，按编号顺序存入档案柜；

电子档案：至企业档案管理系统，设置访问权限，定期进行异地备份（建议每季度备份1次）。

（五）第五步：档案保管与安全

操作目标：保障档案实体与信息安全，延长档案寿命。

库房管理

档案库房需符合“十防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体、防磁）；

温湿度控制：温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，每日记录温湿度数据；

库房内禁止吸烟、存放易燃易爆物品，配备灭火器、温湿度计、空调、除湿机等设备。

安全防护

档案柜需上锁，钥匙由档案管理员专人保管，非工作时间库房门窗需锁闭；

定期检查档案状况（每半年1次），发觉破损、霉变等情况及时修复或复制；

电子档案需安装杀毒软件，定期查杀病毒，防止数据泄露或篡改。

（六）第六步：档案利用

操作目标：规范档案借阅、查阅流程，保证档案安全的同时满足利用需求。

利用权限

涉密档案（如财务核心数据、未公开技术资料等）：需经部门负责人及分管领导审