合同信息录入及风险点检查表.docVIP

合同信息录入及风险点检查表工具指南

一、适用范围与核心价值

本工具适用于企业各类合同（如采购、销售、服务、租赁、合作等）的信息标准化录入与风险前置审核，覆盖业务部门初步填录、法务部门专项检查、管理层决策支持全流程。通过统一信息模板与结构化风险清单，可实现合同信息的完整留存、风险点的提前识别，有效降低合同纠纷概率，保障企业合法权益，同时为后续合同履行跟踪、审计追溯提供数据支撑。

二、操作流程详解

步骤1：合同基础信息收集与分类

明确合同类型：根据业务性质选择对应合同分类（如“买卖合同”“技术服务合同”“保密协议”等），保证后续信息录入字段匹配。

收集必备资料：获取合同双方主体资质文件（如营业执照、授权委托书）、合同草案、过往合作记录（如有）、需求说明书等，作为信息录入与风险检查的依据。

步骤2：标准化信息录入

依据“合同信息录入及风险点检查表模板”（见下文），逐项填写合同基础信息、对方主体信息、核心条款内容，保证信息真实、准确、完整，关键信息（如金额、日期、金额）不得留空或简写。

录入时注意逻辑一致性：如“合同金额”与“分期付款计划”中的累计金额需一致，“履行期限”与“交付时间”不得冲突。

步骤3：风险点自查与标记

对照模板中“风险点检查清单”，结合合同条款与行业法规，逐项开展自查。对存在风险的条款，需在“检查结果”栏标记“不通过”或“需关注”，并简要说明风险点（如“违约责任约定不明确”“争议解决方式不符合企业规定”）。

重点关注高风险领域：包括主体资格合法性、条款合规性、权利义务对等性、违约可执行性等。

步骤4：法务部门专项复核

业务部门完成自查后，将检查表及合同草案提交法务部门。法务人员重点核查自查中标记的风险项，补充业务部门未识别的潜在风险（如法律条款冲突、行业监管合规问题等），并出具“风险审核意见”，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论。

步骤5：整改优化与二次确认

对审核未通过的合同，业务部门需根据法务意见与对方协商修改条款，或补充相关协议（如担保函、补充协议），再次提交法务复核直至通过。

所有修改需留存书面记录（如修订版合同、沟通函件），保证整改过程可追溯。

步骤6：合同归档与信息同步

审核通过的合同，需完成编号、签署、盖章等流程，连同最终版检查表一并归档（电子版与纸质版同步保存）。

将合同关键信息（如编号、类型、金额、履行期限）录入企业合同管理系统，同步至财务、业务部门，便于后续履行跟踪与风险预警。

三、合同信息录入及风险点检查表模板

（一）合同基础信息

序号

信息项

填写内容

备注（示例）

1

合同编号

企业统一编码规则（如“HT-年份-部门-序号”）

HT-2024-采购部-001

2

合同名称

双方约定的全称

《设备采购合同》

3

签订日期

年/月/日

2024-03-15

4

合同类型

买卖/服务/租赁/合作等（勾选或填写）

买卖合同

5

合同金额

合同总金额（大写+小写）

人民币伍万元整（￥50,000.00）

6

履行期限

起始日期至截止日期

2024-04-01至2024-12-31

7

签订地点

合同签署的具体地点

北京市区大厦

8

业务部门

负责合同执行的业务部门

采购部

9

经办人*

业务部门具体联系人

*某某

10

审核人*

法务/财务部门审核人员

*某某

（二）对方主体信息

序号

信息项

填写内容

备注（检查要点）

1

对方单位全称

与营业执照一致的法定名称

需与合同签署页名称一致

2

统一社会信用代码

18位信用代码

通过“国家企业信用信息公示系统”核验

3

法定代表人

对方法定代表人姓名

需与营业执照信息一致

4

注册地址

营业执照载明的注册地址

需与实际经营地址一致（如有差异需说明）

5

实际经营地址

对方实际开展业务的地址

需提供证明材料（如租赁合同）

6

联系方式（座机）

对方单位固定联系方式

避免仅留手机号，需核实有效性

7

资质证明文件

营业执照、行业许可证、授权委托书等

需加盖对方公章，保证在有效期内

（三）合同核心条款

序号

条款类型

核心内容

检查要点

1

合同标的

标的物名称、规格、型号、数量等

需明确、具体，避免模糊描述（如“一批设备”）

2

质量标准

质量验收标准、依据文件（如国标/行标）

需约定可量化的验收指标

3

履行方式

交付/服务地点、运输方式、验收流程

需明确双方责任划分（如运费承担方）

4

付款方式

金额、时间节点、账户信息

需约定分期付款的触发条件（如“验收合格后30日内”）

5

违约责任

违约情形、违约金比例、赔偿范围

需明确具体比例（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）

6

争议解决方式

协商/仲裁/诉讼，约定管辖地

优先约定企业所在地法院管辖，避免约定外地仲裁（增加成本）

7

保密条款

保密范围、期限、违约责任

需明保证密信息范围及期限