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合同评审与签署标准化文档包

一、适用业务场景与对象

本标准化文档包适用于企业各类业务合作中的合同管理全流程，覆盖但不限于以下场景：

采购与供应链：原材料采购、设备采购、服务外包等与供应商的合作合同；

业务合作：与客户间的销售合同、服务提供合同、联合开发协议等；

内部协作：跨部门项目责任书、资源使用协议等内部约定文件；

其他合规场景：需通过评审流程保证合法性与风险可控的各类合同文本。

适用对象包括企业采购部、市场部、项目部、法务部、财务部等业务部门及相关管理层人员，保证合同从起草到归档的规范性与一致性。

二、标准化操作流程指引

（一）合同发起与准备

需求提出：业务部门根据合作需求，明确合同对方主体、合作内容、核心条款（如标的、数量、价格、履行期限等），填写《合同基本信息表》（见模板1）。

资料收集：收集对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、资质证书等），保证合作方具备履约能力；涉及特殊行业（如医疗、建筑）的，需验证其行业许可资质。

合同起草：根据企业《合同管理办法》及模板，起草合同文本，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款，避免模糊表述（如“大约”“左右”）。

（二）多部门评审与修订

部门初审：业务部门负责人对合同的业务合理性、条款完整性进行初审，重点关注合作需求与实际业务的一致性、成本预算是否符合部门规划，签署初审意见。

法务评审：法务部对合同的合法性、合规性及法律风险进行评审，包括：

主体资格是否合法（如是否为法定代表人或授权人签署）；

条款是否符合法律法规（如《民法典》《合同法》等）；

违约责任、争议解决方式是否明确且公平；

是否存在法律漏洞（如知识产权归属、保密条款缺失）。

法务部需出具书面评审意见，对存在风险的条款提出修改建议。

财务评审：财务部对合同的财务条款进行审核，重点关注：

付款方式、进度是否与企业资金计划匹配；

税费承担方式是否清晰，是否符合财税规定；

价格是否公允（如涉及大额采购，需附市场询价记录）；

是否存在潜在财务风险（如预付款比例过高、质保金约定缺失）。

高层审批：根据合同金额及重要性，提交对应管理层审批（如10万元以下由部门总监审批，10-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批），审批重点包括战略匹配性、资源投入合理性及重大风险可控性。

（三）合同定稿与签署

意见整合与修订：业务部门汇总各部门评审意见，与对方沟通修订合同文本，保证所有评审意见闭环处理（如无法采纳需书面说明原因）。修订完成后，再次提交法务部复核确认。

签署授权：确定合同签署人，需为法定代表人或其书面授权的代理人（需附《授权委托书》，见模板2）。签署前核对签署人身份及授权范围，避免越权签署。

正式签署：

纸质合同：双方法定代表人或授权人签字并加盖企业公章（合同专用章），保证签字清晰、印章完整；一式多份的，每份均需签字盖章，双方各执正本一份，其余副本由企业归档。

电子合同：通过符合《电子签名法》的第三方电子签约平台签署，保证签约主体身份真实、合同内容不可篡改，并保存电子签约日志。

（四）合同归档与管理

资料整理：签署完成后，业务部门收集合同正本、评审记录（含各部门评审意见及审批表）、《授权委托书》、对方主体资格证明等材料，整理成完整合同档案。

归档登记：填写《合同归档登记表》（见模板3），录入合同编号、名称、签署日期、归档日期、存放位置等信息，保证档案可追溯。

借阅与保管：合同档案由企业档案管理部门统一保管，借阅需经部门负责人及法务部审批，借阅期限不超过7个工作日，严禁擅自复制或外传。

三、核心清单

模板1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

对方主体名称

合作类型（采购/销售/服务等）

标的物/服务内容

合同金额（大写/小写）

履行期限

签署地点

业务部门

起草人

联系方式

备注

需附对方主体资格证明材料、合作需求说明、预算审批文件等

模板2：授权委托书

授权人信息

姓名

职务

所属部门

授权日期

授权期限

被授权人信息

姓名

职务

所属部门

联系方式

授权事项

（可多选）□合同谈判□合同条款拟定□合同签署□合同变更□其他：_________

授权范围

（具体说明授权权限，如“就项目（合同编号：______）与对方签署合同，合同金额不超过______元”）

声明

被授权人在授权范围内签署的合同文件，授权人均予以认可，承担相应法律责任。

授权人签字

被授权人签字

部门负责人审核

日期：______年______月______日

日期：______年______月______日

日期：______年______月______日

模板3：合同归档登记表

合同编号

合同名称

签署日期

对方主体

业务部门

归档日期

存放位置（档案柜/编号）

合同份数

正本/副本

归档人

备注

附件清单

□合同正本□