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行政文件归档管理工具及文档保存规范

一、适用范围与管理目标

本规范适用于企业/组织内部各类行政文件（含制度、通知、会议纪要、合同、人事档案、资质文件等）的归档管理，旨在统一文件收集、分类、存储、检索及销毁流程，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，提升行政工作效率，规避管理风险。

二、文件归档全流程操作指南

（一）文件收集与初步筛选

责任主体：各部门指定专人（如*专员）负责本部门文件收集，行政部统筹。

收集范围：

上级单位下发的需执行的文件（红头通知、批复等）；

本部门形成的正式文件（会议纪要、工作计划、总结、请示等）；

具备保存价值的合同、协议、资质证明、审批表等；

涉及重要决策、业务往来或法律效力的文件。

筛选原则：

剔除草稿、重复件、无保存价值的临时通知（如非正式会议安排）；

电子文件需确认最终版本，纸质文件需核对是否签字盖章完整。

（二）文件分类与编号

分类标准：

一级分类：按部门/职能划分（如行政部、人事部、财务部、业务部等）；

二级分类：按文件类型划分（如制度类、通知类、会议类、合同类、档案类等）；

三级分类：按年度或项目划分（如2024年度、XX项目专项）。

示例：行政部-制度类-2024年度-001

编号规则：

格式：部门代码-文件类型代码-年份-流水号

部门代码：行政部（XZ）、人事部（RS）、财务部（CW）等（自定义）；

文件类型代码：制度（ZD）、通知（TZ）、会议（HY）、合同（HT）、档案（DA）等；

流水号：按文件收集顺序三位数编码（如001、002）。

示例：XZ-ZD-2024-001（行政部2024年度制度文件第1号）

（三）文件整理与装订

纸质文件整理：

按编号顺序排序，检查页码是否连续，缺失页需补充并注明原因；

左侧装订（需长期保存的文件建议采用胶装），单份文件厚度不超过3cm；

制作文件封面（标注文件编号、名称、部门、日期、份数），封底附文件清单（含页码、页数）。

电子文件整理：

统一保存为PDF格式（防止格式篡改），扫描分辨率不低于300DPI；

按编号命名文件夹及文件（如“XZ-ZD-2024-001-《XX管理制度》.pdf”）；

重要电子文件需加密存储，密码由行政部*主管保管。

（四）文件登记与归档

登记要求：

纸质文件填写《文件归档登记表》（见模板1），注明文件编号、名称、形成日期、页数、密级、存放位置、归档人、归档日期；

电子文件在行政管理系统内录入关键字段（编号、名称、部门、类型、存储路径），关联电子文件。

归档存储：

纸质文件：存入专用档案柜，按分类编号顺序排列，标注“部门-类型-年份”索引标签；

电子文件：存储于专用服务器或加密硬盘，建立多级目录结构（如“行政部/制度类/2024年/”）；

涉密文件：单独存放于带锁保密柜，电子文件存储于涉密终端，访问权限需经*总经理审批。

（五）文件借阅与使用

借阅流程：

借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板2），说明借阅事由、归还期限，经部门负责人签字后提交行政部；

涉密文件借阅需额外经分管领导副总审批，借阅时由行政部专员全程陪同。

使用规范：

借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还；如需续借，提前1日申请；

严禁涂改、抽取、增删文件内容，严禁擅自复制或外泄涉密文件；

电子文件借阅仅限在线浏览，禁止（经审批的特殊情况除外）。

（六）文件保管与定期检查

保管环境：

纸质档案库房需保持干燥（湿度45%-60%）、通风、避光，配备防火、防虫、防霉设施；

电子文件存储介质需定期通电（每季度1次），防止数据损坏。

检查机制：

行政部每半年组织1次档案清点，核对纸质文件与登记表一致性，检查电子文件存储状态；

对破损、老化纸质文件及时修复或复印替换，对损坏电子文件立即从备份中恢复。

（七）文件鉴定与销毁

鉴定流程：

文件保存期满（一般为10-15年，具体按档案管理规定执行），由行政部牵头组织鉴定小组（含行政、法务、业务部门代表）；

鉴定文件是否仍有保存价值，对无需保存的文件列出《文件销毁清单》（见模板3）。

销毁执行：

纸质文件：经分管领导*总监审批后，由2人以上监销，采用碎纸机销毁，监销人签字确认；

电子文件：彻底删除存储介质内数据，并格式化硬盘，避免数据恢复；

涉密文件销毁需登记《涉密载体销毁记录》，保证无残留信息。

三、常用模板表格

模板1：文件归档登记表

文件编号

文件名称

形成部门

形成日期

页数

密级（普通/秘密/机密）

存放位置（柜号-层号）

归档人

归档日期

备注

XZ-ZD-2024-001

《XX管理制度》

行政部

2024-01-15

12

普通

01-03

*张三

2024-01-20

含附件3页

模板2：文件借阅申请表

借阅人

部门

借阅日期

归还期限

借阅文件编号及名称

借阅事由

部门负责人签字

行政部审批

*李四