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企业资料归档管理模板

一、适用范围说明

二、分步骤操作指南

1.前期准备：明确分类标准与责任分工

制定分类规则：结合企业组织架构与业务类型，建立“部门+类型+年度”的三级分类体系。例如：

部门代码：行政（XZ）、财务（CW）、人力（RL）、业务（YW）；

类型代码：制度（ZD）、合同（HT）、报告（BG）、档案（DA）；

示例编号：XZ-ZD-2024-001（行政部2024年制度文件第1号）。

明确责任主体：指定各部门*主管为资料归档第一责任人，档案管理员为统筹协调人，保证资料收集及时、分类准确。

2.资料收集：全面覆盖与规范移交

收集范围：涵盖各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件，包括但不限于：

行政类：会议纪要、公司制度、办公通知、公章使用记录；

业务类：客户合同、项目方案、销售报表、招投标文件；

人事类：员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核表；

财务类：预算报表、费用报销单、审计报告、税务资料。

移交要求：各部门于每月5日前将上月需归档资料整理后移交至档案室，填写《资料移交清单》（含资料名称、数量、移交人、日期），双方签字确认。

3.资料整理：核对信息与标准化处理

内容核对：检查资料是否完整（如合同是否含双方签字盖章、报告是否有审批记录），缺失资料需由移交部门*负责人在3日内补全。

标准化处理：

纸质资料：去除金属夹、曲别针，统一用牛皮纸档案袋封装，袋面标注编号、名称、份数；

电子资料：命名与编号规则一致，存储至企业指定服务器文件夹，格式为PDF（防止篡改），重要资料需加密并备份。

4.归档存储：有序存放与安全防护

纸质资料存储：按编号顺序排列于档案柜，柜面张贴《资料存放目录》（标注编号范围、对应资料名称），定期（每季度）检查防潮、防虫情况，环境温度控制在14-24℃，湿度45-60%。

电子资料存储：建立“总文件夹-部门子文件夹-年度子文件夹”层级结构，服务器访问权限仅档案管理员及部门*主管开放，定期（每月）进行异地备份，防止数据丢失。

5.借阅管理：规范流程与责任追溯

借阅申请：因工作需要借阅资料时，借阅人填写《资料借阅登记表》，注明资料编号、借阅事由、借阅期限（一般不超过5个工作日），经部门*负责人审批后，档案管理员方可提供。

归还与检查：借阅资料需在到期当日归还，档案管理员检查资料是否完好、有无缺页；若需续借，需提前1日重新申请，续借期不超过3个工作日；重要资料（如合同、财务报表）原则上不外借，确需借阅需经分管领导*审批。

6.定期更新与清理

年度盘点：每年12月底开展档案盘点工作，核对《资料归档清单》与实际存储情况，更新《档案台账》，保证账实一致。

过期资料处理：对超过保管期限的资料（如普通保管期10年、重要保管期30年），由档案管理员提出鉴定意见，经法务部*及分管领导审核后，按规定程序销毁（纸质资料需碎纸处理，电子资料彻底删除），并记录《资料销毁清单》。

三、模板表格

表1：企业资料归档清单

编号

资料名称

形成部门

形成日期

密级（公开/内部/秘密）

存放位置（柜号/文件夹路径）

责任人

备注

XZ-ZD-2024-001

2024年办公管理制度

行政部

2024-01-05

内部

档案柜A01-01

*主管

含3个附件

YW-HT-2024-002

XX项目销售合同

业务部

2024-02-20

秘密

服务器-业务部-2024-合同

*经理

已扫描存档

表2：资料借阅登记表

借阅人

所在部门

借阅日期

资料编号

资料名称

借阅事由

归还日期

审批人

档案管理员签字

*员工

业务部

2024-03-01

YW-HT-2024-002

XX项目销售合同

项目审计

2024-03-05

*经理

*档案员

四、关键管理要点

统一分类标准：分类规则一旦确定，不得随意变更，确需调整需经档案管理部门与各部门*负责人共同审议，修订后书面通知全员。

保证资料完整性：移交时严格核对资料页码、附件，对缺失或信息不全的资料退回原部门补充，避免归档后因资料不全影响使用。

强化保密管理：秘密及以上密级资料需单独存放，借阅时严格审批流程，严禁擅自复制、拍照；电子资料加密密钥由档案管理员专人保管，定期更换。

规范借阅流程：严禁非工作需要借阅资料，借阅人需妥善保管资料，不得涂改、损毁或转借；若发生资料丢失或损坏，需按企业规定承担责任并提交书面报告。

定期检查维护：每季度对纸质资料存储环境进行检查，每年对电子资料备份有效性进行测试，保证资料长期可读、安全可用。