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XX股份有限公司采购付款管理制度

第一章总则

第一条为了加强XX股份有限公司（以下简称“公司”）合理采购，保障生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，依据《中华人民共和国招投标法》、《深圳证券交易所股票上市规则》（以下简称“《上市规则》”）、《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》等相关法律法规，并结合公司具体情况制定本制度。

第二条本制度所称“采购”，是指购买物资（包括购买劳务)及支付款项等相关活动。

第三条公司采购业务应注重防范下列风险:

(一)采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，导致企业生产停滞或资源浪费；

(二)供应商选择不当，采购方式不合理，招标或定价机制不科学，授权审批不规范，导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；

(三)采购验收不规范，付款审核不严，导致采购物资，资金损失或信用受损。

第四条公司通过全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足生产经营需要。

第二章采购管理组织机构

第五条公司采购归口管理部门负责汇总物资需求信息，制订采购计划，提出采购申请，选择和管理供应商，组织确定采购价格，订立和管理采购合同，控制采购供应过程，参与采购验收及结算付款申请等工作。

第六条公司层面设立采购管理委员会，由总经理任主任，成员由其他高级管理人员及采购归口管理部门负责人组成。采购管理委员会负责采购战略制定和重大采购项目的决策，领导采购归口管理部门完成重大采购项目的执行工作，关于重大采购项目的标准参见《公司招标管理制度》有关规定。

第七条公司采购归口管理部门根据采购管理委员会确立的采购战略，根据计划的批量规模、要求交货期限、厂家选择情况，针对不同的物资需求制订不同的采购方式。采购方式包括公开招标采购、邀请招标采购、框架招标采购、批次招标采购、竞争性谈判采购、询价采购等方式。采购方式的确定必须符合国家有关政策法规的规定。

第八条公司物资需求部门配合采购归口管理部门的主要职责是：

负责提交已审定后的物资需求计划、进度要求和技术规范书；

(二)负责合同履约过程中的技术问题，配合合同变更技术谈判等工作；

(三)负责组织物资验收、资产移交并配合项目决算；

(四)配合物资采购、监造和检验；

(五)负责职责范围内的其他有关工作。

第九条公司采购管理的具体目标是：

(一)确保物资采购的质量和及时供应，保障公司正常运营；

(二)控制库存水平，降低库存成本，减少库存损失；

(三)尽可能实现采购物资的标准化；

(四)发展优质的供应商合作伙伴；

(五)加强公司各部门之间的合作；

(六)降低公司运营总成本，增强公司核心竞争力。

第十条为了实现采购作业相互监督的制衡机制，采购组织应贯彻不相容职务分离的原则：

(一)请购与审批岗位分离；

(二)供应商选择、采购执行、审批岗位分离；

(三)采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离；

(四)采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离；

(五)采购、验收与记录岗位分离；

(六)付款申请、审批与执行岗位分离。

第三章需求及采购计划管理

第十一条物资需求计划管理包括年度/季度/月度物资需求预测计划、批量物资需求计划和零星物资需求计划等管理工作。

第十二条配合公司年度经营计划的制订，根据年度生产计划、基建计划、大修更改等投资计划、工程进度计划等，业务运行和建设项目承办部门编制提交年度物资需求预测计划。物资需求计划按照“初步审核、集中审查”的原则流转审批。采购归口管理部门收集、汇总公司各部门的年度/季度/月度物资需求预测计划，组织审查并确认物资需求计划，并在此基础上制订公司年度/季度/月度物资采购计划。

第十三条公司采购归口管理部门对物资计划的编制、报送提出规范管理的要求。物资需求部门提交的物资需求计划，不符合规范要求的，应退回重报。

第十四条在年度经营计划执行的过程中，物资需求部门根据业务运行和项目建设需要，向采购归口管理部门提出批量物资、零星物资等物资需求计划，采购归口管理部门按照年度/季度/月度采购计划的控制要求，统一编制批量或零星采购计划并办理请购程序，或提请公司采购管理委员会履行招标采购程序。

第十五条在制订和实施物资采购计划过程中，由于市场供求关系、采购周期、技术能力等原因，不能满足物资需求计划要求的，采购归口管理部门应及时向物资需求部门进行反馈，物资需求部门应调整后重新提出物资需求计划。

第十六条物资需求计划编制时，必须落实项目立项审批情况，坚持“及时准确，集中批量”的原则，根据已批准的工程项目、费用预算、项目实施进度、公布的批次计划、采购与供货周期等要求合理编制。