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会议纪要记录及跟进工具

适用场景

本工具适用于各类需明确行动项、责任分工及完成时限的会议场景，包括但不限于：项目例会（同步进展、规划任务）、跨部门协调会（解决资源冲突、明确协作节点）、问题复盘会（分析根因、制定改进措施）、决策评审会（确定方案、分配执行责任）等。通过标准化记录与跟进，保证会议成果有效落地，避免“议而不决、决而不行”。

操作流程详解

一、会前准备：明确提升效率

确定会议基本信息：提前明确会议主题、目标、时间、地点（或线上会议）、主持人及参会人员（含必要列席人员），通过邮件或即时通讯工具发送会议通知，附上议程（含各议题预计时长）。

准备会议材料：提前收集与会议议题相关的背景资料、数据报表、待讨论方案等，提前1-2天发送给参会人员，保证其有充足时间准备。

准备记录工具：提前创建会议纪要文档（建议使用Word或在线协作工具），预设模板框架（如基本信息、议程、讨论内容、决议、行动项等），准备好录音设备（如需，需提前征得参会人员同意）。

二、会中记录：抓取关键，客观准确

记录基本信息：实时记录会议时间（精确到分钟）、地点、参会人员（签到确认）、缺席人员及原因、主持人姓名。

按议程记录讨论内容：

记录每个议题的讨论要点，包括不同观点、争议焦点及最终共识（标注“一致认为”“多数意见”等）；

关键数据、结论需准确引用（如“根据*部门提供的数据，Q3用户留存率提升15%”）；

对待决议或行动项，需明确“做什么”“谁来做”“何时完成”，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“10月20日前完成”）。

标记行动项：对会议中明确的任务，单独记录为“行动项清单”，包含任务描述、负责人、协助人（如有）、截止时间、优先级（高/中/低）。

实时核对与补充：对存疑的信息（如人名、数据、时间节点），及时向主持人或发言者确认，保证记录准确性。

三、会后整理：梳理归档，明确责任

整理会议纪要：会议结束后2个工作日内，根据会中记录完成纪要初稿，内容包括：

会议基本信息（名称、时间、地点、参会人等）；

会议议程及各议题讨论摘要（突出结论，避免冗长描述）；

决议事项（汇总所有一致达成的结论）；

行动项清单（按优先级排序，标注负责人及截止时间）；

下一步计划（如下次会议时间、需准备的资料等）。

审核与分发：初稿完成后，提交主持人审核确认，保证内容准确、无遗漏。审核通过后，1个工作日内发送给所有参会人员及相关方，并抄送需知晓的领导。

归档留存：将最终版会议纪要（含电子版及纸质版，如需）按“年份-月份-会议主题”分类归档，便于后续查阅。

四、跟进落实：闭环管理，保证落地

建立行动项跟踪表：以会议纪要中的行动项清单为基础，创建动态跟踪表（可使用Excel或项目管理工具），实时更新各任务的完成状态（未开始/进行中/已完成/延期）。

定期提醒与反馈：

截止时间前3天，通过即时通讯工具或邮件提醒负责人；

若任务延期，要求负责人说明原因及预计完成时间，同步更新跟踪表；

每周/每月定期汇总行动项完成情况，形成简报发送给相关方。

闭环验证：任务完成后，负责人需提交成果证明（如报告、截图、文件等），由主持人或指定人员审核确认，在跟踪表中标注“已完成”，保证每个行动项形成“计划-执行-检查-反馈”闭环。

会议纪要模板示例

会议纪要

基本信息

内容

会议名称

*项目2023年Q4规划启动会

会议时间

2023年9月15日14:00-16:30

会议地点A公司3楼会议室A（线上：腾讯会议X）

主持人

*张总

参会人员

李经理（市场部）、王工（技术部）、赵主管（运营部）、陈助理（行政部）

缺席人员及原因

*刘经理（销售部，出差）

记录人

*陈助理

会议议程及讨论摘要

内容

1.Q3项目成果回顾

李经理汇报：Q3用户增长20%，达成目标；王工补充：技术迭代提前3天上线，未出现重大故障。

2.Q4核心目标讨论

一致同意Q4核心目标为“用户增长30%，新增付费用户5000人”。

3.资源需求与分工

-市场部：李经理负责10月前完成2场线下推广活动（预算5万元）；-技术部：王工负责11月底前完成新功能开发；-运营部：*赵主管负责制定用户留存方案。

4.风险与应对措施

识别风险：推广预算不足；决议：*张总协调财务部追加2万元预算，10月5日前确认。

决议事项

内容

1.Q4核心目标：用户增长30%，新增付费用户5000人。

2.推广预算追加至7万元，*张总负责10月5日前协调到位。

3.下次会议时间：10月10日14:00，同步Q4目标分解方案。

行动项清单

任务描述

负责人

协助人

截止时间

优先级

完成状态

1.制定线下推广活动方案

完成2场线下推广活动的详细方案

*李经理

*陈助理

10月8日

高

未开始

2.新功能开发

完成Q4核心新功能开发并上线

*王工

-

11月