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会议组织策划流程及执行标准手册

前言

本手册旨在规范企业各类会议的组织与执行流程，通过标准化操作提升会议效率、保证会议目标达成，适用于企业内部战略会议、项目推进会、部门例会、外部合作会议等各类场景的组织者（如行政人员、项目负责人、部门主管等）。手册涵盖会议策划全流程、工具模板及常见问题应对，助力会议组织工作有序、高效开展。

一、会议类型与适用场景

根据会议目的与参与对象，企业常见会议类型及适用场景

（一）战略类会议

适用场景：企业年度战略规划制定、季度战略复盘、重大业务方向决策等。

特点：参会层级高（如高管团队）、议题重大、需形成明确决策或行动计划，会前需充分调研，会中需深度讨论，会后需严格跟踪落实。

（二）项目类会议

适用场景：项目启动会、阶段评审会、问题解决会、项目总结会等。

特点：聚焦项目具体进展、风险及资源协调，需明确各环节责任人与时间节点，参会人员以项目组核心成员及相关协作部门为主。

（三）运营类会议

适用场景：部门周/月度例会、跨部门协调会、专题研讨会（如流程优化、成本控制）等。

特点：频率高、议题具体，旨在同步信息、解决问题、推进日常工作，需注重议程紧凑性与行动落地。

（四）外部类会议

适用场景：客户洽谈会、合作伙伴交流会、行业研讨会、新闻发布会等。

特点：涉及企业形象展示、外部关系维护，需提前对接参会方需求，做好场地布置、物料准备及应急方案，注重礼仪细节。

二、会议策划全流程操作指南

会议组织需遵循“会前筹备充分—会中执行规范—会后跟进到位”的原则，分阶段落实各项任务。

（一）会前筹备阶段（会议召开前3-7天）

1.明确会议目标与核心议题

操作说明：与会议发起人（如部门主管、项目负责人）沟通，明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方案”“跨部门协作流程优化”），保证目标符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性）。

输出成果：《会议目标确认表》（含目标描述、衡量标准、期望完成时间）。

2.制定会议方案

操作说明：基于会议目标，确定会议主题、时间（避开工作高峰期，如周一上午或周五下午，时长控制在1-2小时内）、地点（线下需考虑场地容量、设施；线上需测试平台稳定性）、形式（线下/线上/混合）、预计参会人数（5-10人小型会议建议圆桌型，10人以上建议课桌型或U型）及预算（含场地、物料、茶歇等）。

输出成果：《会议方案审批表》（需经发起人*签字确认）。

3.确定参会人员及分工

操作说明：

参会人员：决策层（需拍板事项）、执行层（具体落地人员）、相关方（协作部门代表）、记录员（负责会议记录）、主持人（控场引导，建议由发起人或指定人员*担任）。

分工：明确主持人（把控议程、引导发言）、记录员（记录关键点、决议、待办）、后勤人员*（场地布置、设备调试、茶歇准备）。

输出成果：《参会人员名单》（含姓名、部门、职务、联系方式、分工）。

4.编制会议议程

操作说明：按“开场—议题讨论—总结—结束”逻辑设计议程，明确每个环节的内容、时长、负责人，预留10-15分钟缓冲时间（如临时议题讨论）。示例：

时间

环节

内容

负责人

14:00-14:10

开场

主持人*介绍会议目标、议程

主持人*

14:10-14:40

议题一

Q3产品迭代方案讨论

产品经理*

14:40-15:10

议题二

跨部门资源协调需求

运营主管*

15:10-15:20

总结

主持人*总结决议、待办事项

主持人*

输出成果：《会议议程表》（会前至少1天发给参会人员）。

5.准备会议材料

操作说明：根据议程收集整理背景资料（如行业报告、项目数据）、PPT演示文稿、签到表、议程单、纸笔、茶歇（如会议时长超过1.5小时），材料需提前1天发给参会人员预览，保证其有充分准备。

输出成果：《会议材料清单》（含材料名称、负责人、完成时间）。

6.预订会议场地及设备

操作说明：

线下场地：提前2天预订，确认场地容量、桌椅布局、空调、电源、网络；提前1天布置场地（如摆放席卡、调试投影仪、麦克风、白板）。

线上会议：提前测试平台（如腾讯会议、钉钉）功能（屏幕共享、录制、分组讨论），会议及密码，会前10分钟发送测试提醒。

输出成果：《场地设备调试记录》（含调试项目、结果、负责人）。

7.发送会议通知

操作说明：至少提前3天通过邮件/企业发送正式通知，内容包括：会议主题、时间、地点/、议程、参会人员、需准备的材料、联系人*及联系方式；会前1天再次发送提醒，对未确认参会人员逐一电话沟通。

模板示例：

主题：【会议通知】关于Q3产品迭代方案讨论会

时间：2023年X月X日14:00-15:20

地点：公司3楼会议室A（线上会议：X，密码：X）

议程：详见附件《会议议程表》

参会人员：产品部、研发部、运营部、市场部

需准备材料：Q2产品复盘数据、用户需