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2026消防安全档案管理制度范本

第一章总则

1.1为规范2026年度消防安全档案的收集、整理、保管、利用与销毁，确保档案真实、完整、可追溯，依据《中华人民共和国消防法》《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》《档案法实施条例》及应急管理部第7号令，结合本单位建筑性质、火灾风险等级与数字化管理要求，制定本制度。

1.2本制度所称“消防安全档案”是指在火灾预防、灭火救援、消防宣传培训、隐患整改、设施设备维护、事故调查等活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

1.3档案管理遵循“谁主管、谁负责、谁形成、谁归档”的原则，实行统一领导、分级管理、分工协作、全程控制、闭环管理。

1.4本制度适用于本单位所有部门、分支机构、外委服务单位及临时作业团体；合资、合作、租赁区域按协议参照执行，协议未明确的，以本制度为准。

第二章管理职责

2.1消防安全责任人（法定代表人）职责

a)将档案管理纳入年度消防安全责任书，保障经费、场地、设备；

b)每季度听取档案管理工作汇报，对重大隐患整改、火灾事故调查档案负最终审批责任；

c)推动档案数字化与业务系统融合，确保数据安全与灾备。

2.2消防安全管理人（分管副总）职责

a)组织制定年度档案采集计划，审核归档范围与保管期限表；

b)每季度组织一次档案质量抽查，发现问题签发整改通知单；

c)统筹档案调阅权限，涉及商业秘密、个人隐私的，按最小够用原则审批。

2.3保卫部（消防归口部门）职责

a)设置专职档案室，配备2名以上具有档案职称或消防中级以上资格的档案管理员；

b)统一编码规则、元数据标准、目录模板，建立电子档案管理系统（ERMS）；

c)对火灾自动报警、水喷淋、气体灭火、应急照明、防排烟等系统检测、维保记录实行“一件一档”，确保与实物资产一一对应；

d)每月5日前完成上月档案移交、质检、上架，并生成月度报告。

2.4各部门、车间、仓库、商业租户职责

a)指定兼职档案联络员，参加年度培训不少于4学时；

b)活动结束或项目完工后7个工作日内完成资料整理、立卷、移交；

c)对产生的电子文件实行双重备份：本地加密硬盘+档案服务器，保存格式为PDF/A-2b及以上版本，分辨率不低于300dpi；

d)对涉及易燃可燃危险品实验、动火作业、电气焊等高风险活动，须同步形成纸质与电子记录，纸质须用阻燃档案袋封装。

2.5档案管理员职责

a)执行“日清、周核、月盘、年审”制度，每日下班前完成当日文件捕获、编目、上传；

b)对纸质档案库房维持温度14℃—24℃、相对湿度45%—60%，安装七氟丙烷洁净气体灭火装置，严禁使用水喷淋；

c)每半年进行一次虫霉防治、酸碱度检测，对老化纸质文件进行无损脱酸；

d)对离职、调岗人员即时回收系统账号、门禁权限，并在3个工作日内完成交接记录。

第三章归档范围与保管期限

3.1永久保存（30年）

a)建（构）筑物消防设计审核、消防验收、备案、消防安全评估报告；

b)火灾事故调查认定书、赔偿协议、司法判决、舆情处置总结；

c)单位消防安全责任人、管理人任命文件及年度述职报告；

d)消防信息化系统建设方案、源代码、数据结构说明书。

3.2长期保存（16—30年）

a)消防设施设备采购合同、安装调试记录、使用说明书、质保文件；

b)年度检测、维保、改造、报废全过程记录；

c)消防安全培训教材、考核试卷、合格证书发放名册；

d)重大火灾隐患整改方案、专家评审意见、复查合格证明。

3.3短期保存（5—15年）

a)月度防火巡查、每日防火检查记录；

b)动火作业许可证、现场监护记录；

c)微型消防站演练照片、视频、评价表；

d)消防宣传日活动方案、媒体报道、费用发票。

3.4临时保存（5年）

a)消防控制室值班日志、报警电话录音；

b)灭火器巡检卡、更换药剂标签；

c)外卖、快递电动车集中充电管理台账；

d)其他具有参考但无长期证明价值的文件。

第四章立卷与编目

4.1立卷原则

一事一卷、一项一盒、一盒一码，避免“万能卷”；卷内文件按时间—重要程度双线排序，重要文件置前。

4.2编目结构

采用“五级编码”：全宗—类别—年度—保管期限—件号。示例：XF·A·2026·Y·001，其中XF代表消防档案，A代表建筑消防设计，Y代表永久。

4.3元数据要求

必填字段：题名、责任者、日期、页数、载体形式、密级、开放状态、关联资产编号、地理坐标、关键词；选填字段：拍摄设备、分辨率、色彩模式、压缩算法。

4.4纸质文件整理

使用80克无酸纸打印，左侧三孔一线装订，装订线距左边15mm；大幅图纸折叠成A4幅面，图签外露；老旧蓝图采用聚酯膜封套，避免折叠。

4.5电