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企业合同管理审查与签订标准化流程工具指南

一、适用范围与核心价值

本标准化流程适用于各类企业（含中小微企业、集团公司）在业务开展中对外合同的起草、审查、谈判、签订及归档管理全流程，覆盖采购、销售、合作、服务、租赁等常见合同类型。通过规范各环节操作，可有效降低合同法律风险、提高审批效率、明确权责划分，保证合同条款符合企业战略要求及法律法规规定，为企业经营提供合规保障。

二、标准化操作流程详解

（一）合同需求发起与立项

操作目的：明确合同业务背景及需求必要性，避免盲目签约。

责任主体：业务部门负责人、需求申请人

操作内容：

业务部门根据业务目标（如采购原材料、拓展销售渠道、技术服务合作等），填写《合同需求申请表》，详细说明合作对方基本信息、合作内容、预计金额、合作期限、核心需求（如质量标准、交付时间、付款方式等）。

部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，重点评估是否符合企业年度经营计划、预算是否可控。

涉及重大投资、高风险业务的合同（如金额超过XX万元、跨境合作等），需提交公司管理层*进行专项立项审批。

输出成果：《合同需求申请表》（含部门及管理层审批意见）。

（二）合同文本起草

操作目的：基于业务需求，形成初步合同条款，明确双方权利义务。

责任主体：业务部门经办人、法务专员（或外聘律师）

操作内容：

业务部门经办人根据《合同需求申请表》内容，选择企业标准化合同模板（如无模板，可参考行业示范文本或由法务专员起草框架）。

合同文本应包含核心要素：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）、合作内容与标的、数量与质量标准、价款及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等。

法务专员*对合同条款的合规性、逻辑性进行初步审核，重点排查法律风险点（如格式条款无效、争议解决约定不明等），并反馈修改意见。

输出成果：《合同草案（V1.0）》（含法务专员*审核意见）。

（三）内部多部门联合审查

操作目的：从法律、财务、业务等多维度评估合同风险，保证条款全面可行。

责任主体：法务部、财务部、业务部门*、相关职能部门（如采购部、人力资源部等）

操作内容：

法务审查：法务专员*重点审核合同主体资格（对方营业执照、资质证书是否有效）、条款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规）、权利义务对等性（是否存在单方免责条款）、违约责任可执行性（如违约金是否合理）、争议解决方式（约定诉讼或仲裁，明确管辖法院/机构）。

财务审查：财务部*审核合同金额与预算匹配度、付款方式（如分期付款的节点设置是否合理）、税费承担约定、发票开具要求（如发票类型、开具时间）、财务数据保密条款等。

业务审查：业务部门*审核合作内容与实际需求一致性、技术参数或服务标准是否明确、交付期限是否满足项目进度、对方履约能力（如过往合作业绩、产能保障）。

其他部门审查：涉及人力资源的（如劳动合同、服务外包合同），由人力资源部审核用工合规性；涉及知识产权的，由研发部审核权属约定。

输出成果：《合同联合审查意见表》（各部门签字确认，明确修改建议及最终通过意见）。

（四）合同谈判与修订

操作目的：与对方协商一致，解决审查中发觉的分歧，达成公平合理的条款。

责任主体：业务部门经办人、法务专员、授权谈判代表*（一般为部门负责人或高管）

操作内容：

业务部门经办人*根据《合同联合审查意见表》，梳理需与对方协商的核心条款（如价格、付款周期、违约责任等），制定谈判策略。

授权谈判代表与对方进行面对面或书面谈判，重点就存在争议的条款进行沟通，争取企业利益最大化。法务专员全程参与谈判，提供法律支持，保证修订后的条款不新增法律风险。

谈判达成一致后，业务部门经办人*根据谈判结果修订《合同草案》，形成《合同修订说明》，明确修改内容及依据。

输出成果：《合同草案（V2.0）》（含修订说明及谈判记录）。

（五）最终审批与授权签署

操作目的：履行企业内部审批程序，保证合同签订权限合规，规避越权风险。

责任主体：审批负责人（根据合同金额及重要性分级）、授权签署代表

操作内容：

分级审批：

一般合同（金额≤XX万元）：由业务部门负责人、法务部、财务部联合审批后，报分管副总审批；

重大合同（金额＞XX万元或涉及核心业务）：需经分管副总、总经理（或董事会）审批，必要时提交股东大会审议。

签署授权：审批通过后，由法定代表人签发《合同授权委托书》，明确授权范围（如签署合同类型、金额上限）、授权期限、授权代表（需提供证件号码复印件及授权委托书原件）。

签署盖章：授权代表*在合同文本上签字并加盖企业公章（或合同专用章），骑缝章必须齐全；若对方为个人，需核实其证件号码原件并留存复印件；若对方为企业，需核实其公章与营业执照名称一致。

输出成果：已签署的合同正本（一式X份，双方各执X