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XX学院党群、行政类档案管理细则

一、总则

第一条为提高学院党群、行政类档案的工作水平，实现学院党群、行政档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学院档案工作规范》和《归档文件整理规则》等规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条党群、行政档案是指学院在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料及实物等。

第三条学院实行文书处理部门负责党群、行政类档案立卷归档的制度，学院档案部门集中统一管理党群、行政类档案，以确保其完整、系统、准确、安全，便于开发和利用。

第四条各单位应明确档案工作分管领导，指定专（兼）职档案工作人员，完善工作制度，理清工作职责，在经费、库房、设备等方面给予保障，配合学院档案部门完成本部门党群、行政类档案材料的收集、整理、立卷和归档。

二、归档范围与保管期限

第五条确定的原则

（一）归档的党群、行政文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

（二）归档的党群、行政文件材料必须反映学院党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档的党群、行政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

第六条归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委等四个系统。

（二）重点以学院形成的不同载体、形式的文件材料为主．特别是全局性、综合性的文件材料；其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件；上级来文中，应以针对学院的指令性、指导性文件为主。

第七条不需归档的文件材料

上级普发的供参阅、不办的文件；

上级下发供参考的抄件；

未定稿的文件及图纸等（包括上级机关的征求意见稿）；

无查考价值的事务性、临时性文件；

重份文件及图纸等；

未经会议讨论、未经学院领导审阅、签发的未生效的文件，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿（学院主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

从正式文件上摘录的供参考的非证明材料；

无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；

学院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

为参考目的从各方面收集的文件材料；

学院负责人兼任外机关职务形成的与学院无关的文件材料；

非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；

未生效的合同、协议、单据；

未按管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目。

以上材料如有必要，可有选择地作部门资料暂存。

第八条党群、行政类档案具体归档范围和保管期限详见《党群、行政类档案归档范围和保管期限表》（附件）。

三、立卷分工

第九条为避免各部门立卷时发生重复归档或遗漏，党群、行政类文件材料立卷分工如下：

（一）中共中央、国务院、市（省）党委、人民政府、教育部以及国务院部、委下达的文、电材料，综合性的，由学院党政办公室立卷归档，专业性或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

（二）以党委、学院名义的发文，由学院党政办公室负责立卷归档；以部门名义的发文，由各部门立卷归档。

（三）学院召开的代表大会、全委会、常委会、校长办公会、校长专题工作会所形成的材料，由学院党政办公室负责立卷归档；职能部门以党委和行政名义召开的校务委员会、校友会、干部会议材料，由主办单位立卷。

（四）院内各单位向党委、行政的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件，由学院党政办公室立卷归档；请示、报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

（五）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

（六）临时机构、撤销机构的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学院档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

（七）重要的来信、来访材料（包括接待记录、办理情况、催办记录、批复、复信等），由承办单位归档。

（八）学院领导（党委书记、校长、副书记、副校长）在院内外的发言稿、重要讲话和参加各种会议的文件材料由学院党政办公室收集归档。

四、归档与移交

第十条收集

（一）各立卷单位根据本部门文件的形成规律，预计下一年可能产生的新内容，参照附件编制案卷类目，并及时做好文件材料的收集；

（二）检查归档的文件材料是否收集完整，附件是否收齐，剔除重份文件和不需归档的文件；

（三）依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象；

（四）查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

第十一条整理

文件材料按件检查其完整性。其中：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文作为一件，去文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)为一件。

第十二条分类

（一）按年度将文件材料分类

一般