跨团队协作会议记录及跟进模板.docVIP

一、适用场景

项目推进会议：如新产品研发、市场活动策划等需多团队协同的项目节点会议；

问题解决会议：针对跨部门流程卡点、资源冲突或突发问题的专项讨论；

目标对齐会议：季度/月度目标拆解、跨团队OKR对齐及资源协调会议；

复盘总结会议：项目阶段性复盘、经验沉淀及后续优化方向讨论。

二、操作流程

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目标

召集人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定产品上线前需协调的跨团队资源”），避免议题发散。

若涉及多目标，建议按优先级排序，聚焦1-3个核心议题。

通知参会人员并同步材料

提前3-5个工作日通过协作工具（如企业钉钉）发送会议通知，包含：会议目标、时间、地点（或线上）、议程及需提前阅读的背景材料（如项目文档、问题清单）。

确认关键决策人（如项目负责人、部门负责人）是否参会，若无法参会需提前指定授权人。

准备会议辅助工具

提前共享在线（如本模板），指定记录人；若需讨论复杂问题，可提前绘制流程图、数据看板等辅助材料。

（二）会中管理：聚焦讨论，产出共识

开场重申目标与规则

会议开始后，召集人需用3分钟重申会议目标、议程及时长规则（如每个议题讨论不超过20分钟），引导参会人员围绕核心问题发言。

逐项讨论，记录关键信息

按议程顺序推进讨论，记录人需实时记录：

各议题的讨论要点（不同观点需标注分歧方，如“技术部认为需延期2周，市场部建议按原计划推进”）；

最终结论（需明确“是/否”“具体方案”，避免模棱两可的表述）；

行动项（即“谁、在什么时间前、完成什么任务”，如“设计部*负责完成UI终稿，12月25日前交付开发部”）。

确认决议与责任分工

每个议题讨论结束后，召集人需复述结论及行动项，保证所有参会人员无异议；

若存在未达成共识的议题，明确后续处理方式（如“会后由*牵头与技术部、市场部小范围沟通，24小时内反馈方案”）。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地

整理并分发会议记录

会议结束后2个工作日内，记录人需整理会议记录，内容包括：会议基本信息、各议题讨论摘要、决议清单、行动项（含负责人、截止时间）。

经召集人确认无误后，同步至所有参会人员及相关干系人，并负责人确认任务接收。

跟踪行动项进展

通过项目管理工具（如飞书多维表格、Trello）创建任务看板，实时更新行动项状态（“待开始/进行中/已完成/受阻”）；

责任人需在截止时间前24小时反馈进展，若遇风险需及时同步（如“开发任务因外部接口问题可能延期，需协调*协助对接第三方”）。

定期复盘与迭代

对于周期性项目，可在下次会议开场时回顾上次会议行动项完成情况；

若多次出现同类问题（如跨部门协作效率低），需组织专项复盘，优化协作流程或工具。

三、模板内容

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：项目Q4目标对齐及资源协调会

会议时间

例：2023年12月20日14:00-16:00

会议地点/形式

例：3号会议室/线上会议（腾讯会议号：*）

参会人员

例：产品部、技术部、市场部、设计部、运营部*

缺席人员及原因

例：运营部（临时出差，已授权参会）

记录人

例：*

召集人

例：*

（二）会议议程与讨论记录

序号

议题名称

讨论要点

决策结论

决议依据/风险提示

1

产品上线时间确认

技术部：开发周期需4周，当前进度滞后1周；市场部：需12月30日前上线配合活动。

确认上线时间为1月10日，技术部优先完成核心功能开发，非核心功能延后至二期。

活动可延期，需保证核心功能稳定性。

2

跨团队资源分配

设计部：目前3人人力，需支持2个项目；市场部：希望增加1名设计师支持海报制作。

设计部抽调1名设计师临时支持市场部，12月22日前完成需求对接，1月5日回归原项目。

需避免长期抽调影响原项目进度。

3

用户反馈问题处理

运营部：本周收到100+条关于“登录失败”的投诉，技术部定位为缓存bug。

技术部*负责12月21日前修复上线，运营部同步发布公告安抚用户，24小时内反馈修复效果。

需监控修复后数据，避免问题复发。

（三）行动项清单

序号

任务描述

负责人

协同人员

截止时间

完成状态

备注（进展/风险）

1

提交核心功能开发排期表

技术部*

产品部*

12月22日

待开始

2

完成市场部海报设计初稿

设计部*

市场部*

12月23日

进行中

已确认需求，素材收集中

3

修复登录缓存bug并上线

技术部*

运营部*

12月21日

受阻

需第三方接口配合，等待对方响应

4

起草用户反馈公告并发布

运营部*

法务部*（审核）

12月21日

待开始

法务部需提前审核措辞

（四）后续跟进安排

后续事项

负责人

时间节点

参与人员

说明

下次会议

产品部*

1月5日15:00

全体参会人员

复盘本次行动项完成情况，讨论二期功能排期

问题专项跟进（登