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XX学院研究生教育工作档案管理办法

第一章总则

第一条为实现研究生教育工作档案管理的规范化、科学化、信息化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学院档案管理办法》及学院档案管理有关规定，制定本办法。

第二条研究生教育工作档案，是指在研究生招生、思想政治教育、培养、学籍、学位管理以及其它各项工作中形成的，由学院和有关单位必须保存的，具有历史凭证和信息参考价值的各种文字、图表、声像等形式的原始记录。

第三条研究生教育工作档案实行二级归档。研究生处负责事关全院性研究生工作和研究生教育发展档案材料的收集、整理、归档、保存、移交。各培养单位（含培养学院和相关单位）负责本单位研究生教育工作档案材料的收集、整理、归档、保存。

第四条研究生处、各培养单位要配备专（兼）职档案管理人员，明确档案管理职责，提供相应工作条件（含建立合格的档案管理设施及场所）。

第五条研究生教育档案管理工作要不断适应新时期的新要求，逐步做到纸质档案与电子（含音像等）档案对应，实现电子化、数字化、信息化管理。

第二章归档范围及分工

第六条研究生处应归档材料范围及内容

（一）综合工作档案。此类档案均按自然年度立卷，保存期限为长期。

1.上级关于学位与研究生教育工作的综合性文件、函件、批件等材料；

2.学院制订的学位与研究生教育相关制度和文件；

3.研究生工作年度计划、总结；

4.研究生工作专题会议纪要、研究生工作简报；

5.需要保存的其它材料和资料。

（二）招生工作档案。此类档案均按招生年度立卷，保存期限为长期。

1.上级和学院有关研究生招生工作的文件；

2.招生专业目录（招生简章）材料；

3.报考、准考考生相关材料；

4.初试工作材料（包括入学考试初试试题、评分标准及参考答案、入学考试初试成绩单等）；

5.复试工作材料（包括复试方案、复试考生名单、政审记录、专业复试记录、拟录取考生名单等）；

6.录取工作材料（包括重庆市教委批准的录取考生名单、录取考生数据库光盘等）；

7.招生工作计划、总结；

8.学生入学报到材料；

9.需要保存的其他材料。

（三）导师工作档案。此类档案均按批次立卷，保存期限为长期。

1.上级和学院有关研究生导师管理工作的文件材料；

2.导师遴选、上岗、考核工作材料；

3.需要保存的其它工作材料。

（四）培养工作档案。此类档案长期保存。

1.上级颁布和学院制订的有关研究生培养工作文件，按自然年度立卷；

2.专业培养方案（含教学计划、课程教学大纲），按批准实施年度立卷；

3.教学工作材料（包括年级教学计划、学期课程表、课程免修申请材料、公共学位课程考试试题及试卷〈含课程论文〉、课程考核成绩等），分年级立卷；

4.研究生培养工作材料（包括个人培养计划、中期筛选考核工作材料、毕业〈学位〉论文开题工作材料等），分年级、专业立卷；

5.研究生科研成果登记及奖励材料（包括成果登记表、奖励申请表、成果复印件等），分学年度立卷；

6.需要保存的其它材料。

（五）学位工作档案。此类档案长期保存。

1.毕业（学位）论文答辩材料（包括开题报告、答辩申请表、评阅意见书、答辩决议书、答辩表决票等），分年级、专业立卷；

2.毕业（学位）论文印刷件及电子版（光盘或磁盘），分年级、专业立卷；

3.学位授予工作材料（包括硕士学位申请书、授予决定、名单、信息数据库等），分年级、专业立卷；

4.院级优秀硕士学位论文材料（包括推荐表、论文、决定等），按学年度立卷；

5.市级优秀硕士学位论文材料（包括推荐表、论文、批文等），按学年度立卷；

6.院学位评定委员会工作材料（包括会议议程、审议材料、纪要等），按学年度立卷；

7.需要保存的其它材料。

（六）学籍工作档案。此类档案长期保存。

1.研究生学籍登记表，分年级、专业立卷；

2.学籍变更申请表及批文，按学年度立卷；

3.研究生毕业相关材料，硕士学位申请书（含课程学习成绩登记表、论文评阅意见书复印件等），毕业登记表、就业报到通知书等，按学年度立卷；

4.研究生学历证书电子注册信息光盘或软盘，按学年度立卷；

5.个人身份信息更改形成的有关材料；

6.需要保存的其它材料。

（七）研究生思想政治工作档案。此类档案均按学年度立卷，保存期限为长期。

1.研究生评优及奖励工作材料（包括申请表、评选材料、奖励决定等）；

2.研究生担任“三助”（助研、助教和助管）工作材料；

3.研究生纪律处分材料；

4.院研究生会组织及开展各项活动的有关材料；

5.需要保存的其它材料。

（八）学位点申报及建设工作档案。保存期限为长期。

1.学位点申报工作材料（包括申请简况表、批文及有关工作材料等），按申报批次立卷；

2.学位点建设材料（包括建设规划、现状分析和建设方案、检查或评估材料等），按自然年度立卷。

3.需要保存的其它材料。

第七条研究生培养单位应归档材料范围及内容

1.