企业会议记录与决议执行模板.docVIP

企业内部会议记录与决议执行模板

适用会议类型与场景

部门周/月度例会：同步工作进展、协调资源、明确下一步计划；

项目启动/复盘会：明确项目目标、分工、风险及改进措施；

跨部门协调会：解决跨部门协作问题、明确责任边界；

专题研讨会：针对特定议题（如流程优化、制度建设）进行深入讨论并形成决策；

临时决策会议：应对突发事项或紧急问题，快速形成可执行决议。

会议记录与执行全流程操作步骤

一、会前：充分准备，保证会议高效

明确会议目的与议题

会议组织人需提前梳理会议核心目标（如“确定Q3营销方案”“解决生产部与采购部协作延迟问题”），并列出具体议题清单，每个议题建议设定讨论时限。

示例议题：①上周销售数据复盘；②新产品推广方案讨论；③客户投诉处理流程优化。

通知参会人员并分发材料

提前1-2个工作日通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）发送会议通知，包含：会议时间、地点（或线上会议）、参会人员、议题清单及预读材料（如数据报表、方案草案）。

确认参会人员是否收到通知，无法参会者需提前向会议组织人说明原因，并委托同事代为参会。

准备会议记录工具

指定专人担任记录人（通常为会议组织人或部门助理），提前准备会议记录模板（可参考本模板表格）、笔、纸或电子记录设备，保证能快速捕捉关键信息。

二、会中：聚焦议题，准确记录核心信息

确认会议基本信息

会议开始后，记录人首先核对以下信息并记录：

会议名称（如“市场部Q3工作启动会”）；

会议时间（年/月/日上/下午时分-时分）；

会议地点（如“3楼第一会议室”或“腾讯会议账号X”）；

主持人（如“市场部经理经理”）、记录人（如“助理助理”）；

参会人员（姓名/部门，如“经理-市场部、主管-销售部、专员-运营部”）；

缺席人员及原因（如“专员-人事部，因外出培训请假”）。

逐项记录议题讨论过程

按议题顺序记录，重点关注“讨论要点”和“分歧点”，避免记录无关细节或个人主观评价。

示例记录：

议题①：上周销售数据复盘

讨论要点：主管反馈“华东区销售额环比增长15%，但华南区下降8%，主要竞品A公司推出促销活动”；经理建议“华南区需加强客户跟进，本周内制定针对性激励方案”。

议题②：新产品推广方案讨论

分歧点：专员主张“优先线上社交媒体投放”，主管提出“需结合线下渠道（如行业展会）同步推广”；最终结论：线上线下结合，预算分配比例为6:4。

明确决议事项与执行要求

每个议题讨论结束后，主持人需总结决议内容，记录人逐项核对并记录以下信息：

决议具体内容（需清晰、可执行，避免“尽快研究”“加强沟通”等模糊表述）；

责任人（明确到具体人员，如“专员-运营部”“经理-市场部”）；

完成时限（具体到日期，如“2023年X月X日前”“下周一前”）；

所需资源（如“预算支持：5000元”“技术部协助对接数据接口”）。

三、会后：整理归档，推动决议落地

24小时内完成会议记录初稿

记录人根据会议笔记整理会议记录，保证内容完整（包含基本信息、议题讨论、决议事项），语言简洁、准确，重点突出决议内容及责任人。

初稿整理后，发送给主持人审核，确认无误后形成正式会议记录。

分发会议记录并同步决议

正式会议记录需在会议结束后1个工作日内，通过企业内部系统（如OA、钉钉）分发给所有参会人员及相关协作部门，抄送部门负责人及公司管理层（如需）。

分发时需注明“请各责任人根据决议事项推进工作，如有疑问请在X月X日前反馈”。

建立决议跟踪台账

会议记录人或指定专人（如部门文员）建立“决议执行跟踪表”（参考模板表格），实时更新决议的执行进展，定期（如每周例会）向参会人员反馈执行情况。

四、决议跟踪与闭环管理

定期跟进执行进度

责任人需按计划推进决议事项，每周五下班前向跟踪人反馈执行进展（如“已完成方案初稿，待经理审核”“技术部接口对接已完成50%，预计下周一完成”）。

跟踪人汇总进展后，在下次会议前更新“决议执行跟踪表”，对逾期未完成的项及时提醒责任人。

决议完成情况确认

决议事项完成后，责任人需提交成果证明（如方案文档、数据报表、客户反馈截图等），由跟踪人确认完成状态，并在跟踪表中标注“已完成”。

对未按期完成的决议，需在下次会议中说明原因（如“资源不足需协调”“外部环境变化导致计划调整”），并提出新的完成计划。

核心模板表格设计

表1：会议基本信息记录表

会议名称

会议时间

会议地点/

主持人

记录人

应到人数/实到人数

参会人员（姓名/部门）

缺席人员（姓名/部门/原因）

会议核心目标

表2：议题讨论与决议记录表

序号

议题名称

讨论要点（关键观点、分歧）

决议内容（具体、可执行）

责任人

完成时限

所需资源

1

上周销售数据复盘

华南区下降8%，竞品促销影响

制定华南区客户激励方案，周内提交

专员-销售部

2023–

预算