采购流程及人员行为管理规范.docxVIP

采购流程及人员行为管理规范

一、总则

1.1目的与依据

为规范公司采购行为，提高采购效率与效益，降低采购成本与风险，确保采购过程的公开、公平、公正，保障公司资产安全与合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司及各下属单位所有物资、设备、服务等采购活动的全过程管理，以及所有参与采购活动的相关人员。

1.3基本原则

采购活动应遵循以下原则：

*需求导向原则：采购应以公司实际业务需求为出发点。

*合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度。

*公开透明原则：采购过程及结果应在规定范围内公开，接受监督。

*公平竞争原则：为合格供应商提供平等的竞争机会。

*性价比最优原则：在满足质量和服务要求的前提下，追求成本最低。

*廉洁诚信原则：采购人员应恪守职业道德，廉洁自律，与供应商诚信合作。

二、采购流程管理

2.1需求提出与审批

*需求提出：需求部门根据业务发展及运营需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、预估单价、总价、需求日期、用途等关键信息，并附相关技术资料或说明。

*需求审批：《采购需求申请表》须经需求部门负责人审核。根据采购金额及类别，按公司授权体系逐级上报审批。涉及大额或重大采购项目，还需进行可行性论证。

2.2供应商管理

*供应商寻源：采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，建立供应商信息库。鼓励引入新的合格供应商，形成有效竞争。

*供应商评估与准入：制定供应商评估标准，对供应商的资质、生产能力、质量体系、商业信誉、财务状况、供货能力、售后服务及价格竞争力等进行综合评估。通过评估的供应商方可纳入合格供应商名录。

*供应商动态管理：定期对合格供应商的履约情况、产品质量、服务水平等进行跟踪评价，实行分级分类管理，并根据评价结果对供应商名录进行动态更新（包括升级、降级或淘汰）。

2.3采购计划制定

采购部门根据审批通过的《采购需求申请表》，结合库存情况及采购周期，统筹制定《采购计划》，明确采购项目、采购方式、预计采购时间、负责部门及人员等。

2.4采购方式选择与执行

根据采购项目的金额、性质、市场竞争程度等因素，选择合适的采购方式，主要包括但不限于公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。

*各类采购方式的适用条件及操作流程应符合公司相关规定。

*采购过程中应做好充分的市场调研，获取至少三家及以上合格供应商的报价或方案（特殊情况除外，并需说明理由）。

*组织招标或谈判时，应组建评审小组，制定评审标准，确保评审过程的客观公正。

2.5合同签订

*采购项目确定供应商后，应及时与供应商签订书面采购合同。合同内容应包括：标的物、数量、质量标准、价格、交付期、交付地点、付款方式、验收标准、违约责任、争议解决方式等关键条款。

*合同文本应优先使用公司标准合同模板。非标准合同或重大合同，须经法务部门（或法律顾问）审核。

*合同签订前须履行相应的审批程序。

2.6订单下达与履约

*合同签订生效后，采购部门根据合同约定及实际需求，向供应商下达采购订单。

*采购部门负责跟踪供应商的生产、备货及发货进度，确保按期履约。如遇异常情况，应及时协调解决并向相关领导汇报。

2.7到货验收与付款

*到货验收：物资到货后，由需求部门、采购部门（必要时可邀请质量检验部门或技术部门）共同依据采购合同、订单及相关标准对到货数量、外观、规格型号、质量证明文件等进行查验。验收合格后，签署《验收单》。验收不合格的，应按合同约定及时处理。

*付款结算：财务部门根据审批通过的采购合同、验收单、合规发票及付款申请等凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。

2.8采购后评价与档案管理

*采购后评价：对重大或批量采购项目，可在采购完成后进行后评价，总结经验教训，持续改进采购管理。

*档案管理：采购全过程的相关文件资料（需求申请、审批记录、招标文件、投标文件、报价单、合同、订单、验收单、发票、付款凭证、供应商资料等）应妥善保管，建立完整的采购档案，存档期限符合公司规定。

三、人员行为管理规范

3.1职业道德与行为准则

采购人员应严格遵守以下职业道德与行为准则：

*廉洁自律：

*严禁利用职务之便索取或收受供应商的任何形式的贿赂、回扣、礼金、礼品、有价证券、宴请、旅游、娱乐等不正当利益。

*严禁在采购活动中为本人或亲属、朋友谋取不正当利益。

*严禁通过第三方（包括亲友、关联企业等）与供应商发生任何形式的利益输送。

*客观公正：

*在供应商选择、价格谈判、合同评审、验收等环节