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往来帐款的管理规定

一、总则

为加强公司往来账款的管理，规范往来账款核算工作，及时、准确反映公司债权债务状况，防范财务风险，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本规定。本规定所指往来账款包括应收账款、预付账款、其他应收款、应付账款、预收账款和其他应付款。

二、职责分工

（一）销售部门

1.负责销售合同的签订与执行，确保合同条款清晰明确，尤其是收款条款。在签订合同前，应会同财务部门对客户的信用状况进行评估，确定合理的信用政策。

2.及时跟踪客户的经营状况和付款情况，按照合同约定积极催收应收账款。对于即将到期的应收账款，应提前[X]天与客户进行沟通；对于逾期未付款的客户，应在逾期后的[X]天内发出催款函，并及时将催收情况反馈给财务部门。

3.配合财务部门进行应收账款的对账工作，提供相关业务资料，确保销售业务记录的准确性。

（二）采购部门

1.负责采购合同的签订与执行，严格审核供应商的资质和信誉。在签订采购合同前，应会同财务部门对供应商进行评估，制定合理的付款政策。

2.根据公司的生产经营需求，合理安排采购计划，控制预付账款的金额和时间。对于预付账款，应及时跟踪采购进度，确保货物按时到货、发票及时取得，并及时结算。

3.配合财务部门进行应付账款的对账工作，提供采购业务的相关资料，保证采购业务记录的准确性。

（三）财务部门

1.负责往来账款的核算工作，按照会计准则和公司财务管理制度的要求，及时、准确地记录往来账款的发生、增减变动和结算情况。

2.定期对往来账款进行清理和核对，编制往来账款账龄分析表和余额调节表，及时发现和处理往来账款中的异常情况。

3.参与客户和供应商的信用评估工作，根据销售和采购部门提供的信息，建立客户和供应商信用档案，并根据信用状况调整信用政策。

4.对销售和采购部门的往来账款管理工作进行监督和指导，定期向公司管理层汇报往来账款的管理情况。

（四）法务部门

1.负责对涉及往来账款的合同进行法律审核，确保合同条款符合法律法规的要求，保护公司的合法权益。

2.当公司的往来账款出现重大风险或纠纷时，协助销售、采购和财务部门进行处理，包括发送律师函、参与诉讼等。

三、应收账款管理

（一）客户信用管理

1.销售部门应收集客户的基本信息、财务状况、经营业绩、信用记录等资料，提交给财务部门进行信用评估。财务部门根据销售部门提供的资料，结合公司的信用政策，对客户进行信用评级，确定客户的信用额度和信用期限。

2.信用额度和信用期限应根据客户的信用状况和业务合作情况进行动态调整。对于信用状况良好、合作关系稳定的客户，可以适当提高信用额度和延长信用期限；对于信用状况不佳或出现异常情况的客户，应及时降低信用额度或缩短信用期限，甚至停止与其合作。

3.销售部门在与客户签订销售合同时，应严格按照信用评估结果确定的信用额度和信用期限执行合同条款。如因特殊情况需要超出信用额度或延长信用期限的，应经销售部门负责人、财务部门负责人和公司管理层审批同意后方可执行。

（二）应收账款核算与监控

1.财务部门应按照销售合同和发票等原始凭证，及时、准确地记录应收账款的发生情况。在货物发出或服务提供后，应在规定的时间内开具发票，并将发票及时送达客户。

2.财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，编制应收账款账龄分析表，及时反映应收账款的回收情况。对于逾期未收回的应收账款，应根据账龄长短进行分类管理，采取不同的催收措施。

3.财务部门应建立应收账款预警机制，对临近信用期限但仍未付款的客户，及时通知销售部门进行催收；对于逾期[X]天以上的应收账款，应向销售部门发出预警通知，并会同销售部门制定催收方案。

（三）应收账款催收

1.销售部门应按照合同约定和财务部门的催收要求，积极开展应收账款催收工作。催收方式包括电话催收、信函催收、上门催收等。在催收过程中，应注意保存相关的催收记录，如电话录音、信函回执、上门拜访记录等。

2.对于逾期[X]天以内的应收账款，销售部门应以电话催收为主，及时与客户沟通，了解客户的付款意愿和资金状况，督促客户尽快付款。

3.对于逾期[X]天以上、[X]天以内的应收账款，销售部门应发出正式的催款函，明确告知客户逾期未付款的金额、逾期天数、违约金等信息，并要求客户在规定的时间内付款。

4.对于逾期[X]天以上的应收账款，销售部门应会同财务部门、法务部门进行专项催收，必要时可以采取法律手段追讨欠款。

（四）坏账管理

1.财务部门应定期对应收账款进行减值测试，对于预计无法收回的应收账款，应按照公司的财务管理制度计提坏账准备。

2.对于已经确认为坏账的应收账款，应按照规定的审批程序进行核销。核销坏账时，应提供充分的证据证明该应收账款确实无法收回，如法院的判决书、破产清算报告等。