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工程部档案管理制度

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司工程部档案的收集、整理、保管、利用与销毁全过程，确保档案完整、真实、可用、可追溯，依据《中华人民共和国档案法》《建设项目档案管理规范》（DA/T28—2018）及公司《质量、环境与职业健康安全综合管理手册》第7.5条款，结合工程部高频次、多专业、跨地域、长周期的业务特点，制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司工程部本部、各区域项目部、EPC总承包现场、运维交接组及外部协作单位在工程建设全过程中形成的纸质、电子、声像、实物等各类档案。

1.3管理原则

（1）“谁形成、谁负责”——原件归口责任到人；

（2）“同步收集、同步整理、同步归档”——与工程进度、验收节点、支付节点三同步；

（3）“一份原件、多套副本、异地容灾”——确保极端事件下24h内可恢复；

（4）“利用优先、保密兜底”——在合法合规前提下最大化发挥档案价值。

第二章组织与职责

2.1档案管理委员会

由工程部分管副总经理任主任，成员包括设计、采购、施工、调试、费控、合同、安质环、信息化、行政、法务代表，每季度召开一次例会，统筹解决重大档案争议、资源冲突、信息化投入等事项。

2.2档案室（常设机构）

设专职档案室，隶属工程部综合科，编制3人：主任1名（中级以上职称，持档案人员岗位培训证书），档案管理员2名（持初级以上证书）。档案室对全工程部档案实行“集中保管、分级授权、统一编码、统一平台”。

2.3形成单位职责

（1）项目经理：对本项目档案的完整、真实、系统负最终责任；

（2）专业工程师：负责本专业设计变更、隐蔽记录、试验报告、竣工图等原件的收集与初步整理，在图纸右下角加盖“已归档”蓝色章并签字；

（3）文控工程师：负责收发文的编号、分发、追溯、版本比对，每月5日前向档案室移交上月原件；

（4）供应商/分包商：在合同专用条款中明确档案保证金，比例为合同额的1%，档案移交并验收合格后14个工作日内无息返还；

（5）信息化管理员：负责电子档案系统用户权限、日志审计、格式迁移、病毒查杀、离线备份。

第三章归档范围与保管期限

3.1立项阶段

项目建议书、可研报告、环评、水保、地灾、节能评估、批复文件，永久保存。

3.2设计阶段

（1）初设、施设、竣工图及其计算书、审查意见，永久；

（2）设计交底、图纸会审、设计变更、工程洽商，永久；

（3）BIM模型（含族库、碰撞报告、运维交付模型），永久；

（4）专业软件版本说明、加密狗号，30年。

3.3采购阶段

招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、合同及技术协议、质保协议、供货清单、出厂合格证、商检、COO、COC，永久。

3.4施工阶段

（1）施工组织设计、专项方案、专家论证、技术交底，永久；

（2）测量放线、基槽验线、地基处理、桩基静载试验报告，永久；

（3）钢筋、水泥、防水、防火、保温、电缆、阀门等复检报告，永久；

（4）隐蔽工程验收记录、旁站记录、监理通知单及回复，永久；

（5）质量事故、安全事故报告及处理结论，永久；

（6）工程进度周报、月报、年报，10年；

（7）现场影像（含无人机正射、倾斜摄影、激光点云），原始RAW格式永久，JPEG衍生格式10年。

3.5调试与试运行

（1）单机试运、联调、性能考核方案及记录，永久；

（2）环保、消防、安全、职业卫生专项验收意见，永久；

（3）72h或168h试运行签证，永久。

3.6竣工与移交

（1）竣工验收报告、竣工备案表、四方验收表，永久；

（2）竣工图（蓝图+PDF+CAD+GIS叠加），永久；

（3）工程结算、审计报告、财务决算，永久；

（4）质量保修书、使用说明书、运维手册、备品备件清单，永久。

3.7后评价与运维

（1）项目后评价报告、技术经济指标对比表，永久；

（2）运维阶段重大技改、大修、事故记录，30年；

（3）日常巡检、定检、红外测温、局放、油色谱等数据，10年。

第四章分类、编码与标识

4.1分类方案

采用“项目—阶段—专业—形成单位—载体”五段式组合。

示例：

P-2023GC-04-SJ-TJ-01A

其中：P=Project，2023GC=2023年开工的第GC类项目，04=第四标段，SJ=设计阶段，TJ=土建专业，01A=纸质原件第一册。

4.2编码规则

（1）项目代码由档案室统一赋码，立项当天生成；

（2）阶段代码：LX立项、SJ设计、CG采购、SG施工、TS调试、JG竣工、YY运维；

（3）专业代码：TJ土建、JZ建筑、JG结构、GD给排水、DQ电气、TX通信、N暖通、XF消防、ZX装修、ZH总图；

（4）载体代码：A纸质原件、B纸质副本、