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4S店安全档案管理制度(全)

第一章总则

1.1为将“零事故、零伤害、零损失”写入4S店基因，本制度以《安全生产法》《消防法》《职业病防治法》《特种设备安全法》《环境保护法》及汽车流通行业规范为底线，融合ISO45001、ISO14001、ISO9001高阶结构，对安全档案实行“全生命周期、全岗位、全要素”管控，确保任何时间、任何地点、任何人都能用档案还原现场、追溯责任、验证合规。

1.2本制度所称安全档案，指在整车销售、售后服务、钣喷维修、备件仓储、客户接待、试乘试驾、二手车置换、保险理赔、充电桩运营、废弃物处置、外协作业、相关方活动等场景中，直接证明风险受控、设备完好、人员合格、环境达标、应急就绪、整改闭环的原始记录、过程数据、结果报告、影像资料、电子日志、声纹文件、区块链哈希值及其组合。

1.3档案管理遵循“谁产生、谁归档、谁负责”原则，实行“日清、周核、月审、季评、年审”五层校验，确保“来源可溯、内容可信、版本可控、借阅留痕、销毁合规”。

1.4本制度适用于本店红线范围内所有区域，含地上、地下、屋顶、管廊、隔层、临时搭建、外租仓库、移动服务车、救援拖车、客户停车区、第三方充电桩、外协施工区；适用于本店所有员工、实习生、劳务外包、保洁保安、食堂、宿舍、供应商驻场、厂家飞行检查、政府巡查、保险公司、客户、访客、无人机巡检、机器人清洁。

第二章组织与职责

2.1安全生产委员会（下称“安委会”）为档案管理最高决策机构，主任由总经理担任，副主任由服务总监、销售总监、财务总监共同担任，委员含各部门经理、EHS专员、工会代表、90后员工代表、女员工代表、外包方代表。安委会每季度召开一次“档案专项会议”，对档案失真、缺失、篡改、泄密事件行使“一票否决”，可直接冻结责任部门当月绩效。

2.2EHS部为档案归口管理部门，设专职“档案监理”2名，编制不受公司整体裁员影响，实行“双线汇报”：行政上向总经理汇报，专业上向集团EHS中心汇报。档案监理享受“技术津贴”，其绩效50%与档案完整性、及时性、准确性挂钩，另50%与现场隐患条数、应急演练成绩挂钩。

2.3各部门设“档案联络员”1名，必须为部门副经理以上职级，拥有调取本部门档案的“二级密钥”；同时设“档案协管员”若干，由班组长兼任，负责一线原始记录填报。联络员与协管员名单每年1月15日前报EHS部备案，变更需在24小时内完成系统更新。

2.4IT部负责“安全档案管理系统”（下称“档案系统”）运维，系统须通过等保三级测评、国密算法加密、两地三中心灾备，RPO≤15秒，RTO≤5分钟。IT部设“档案安全工程师”1名，每日09:00前出具《系统健康日报》，对异常登录、暴力破解、SQL注入、勒索病毒、异常下载进行实时告警。

2.5财务部负责档案管理预算，每年按不低于营业收入的0.3%单列“档案专项费用”，用于扫描仪、防磁柜、恒温恒湿库、档案级光盘、防酸纸、RFID标签、区块链存证、培训、外部审计。费用不得被任何其他项目挤占，年底结余自动滚动至下一年度。

2.6综合部负责档案室物理安全，档案室须为钢筋混凝土框架结构，耐火极限≥2小时，设红外双鉴、震动探测、水浸传感、烟感、门禁、Novec1230气体灭火、UPS4小时、柴油发电机8小时，墙体无窗，单门进出，门厚≥8cm，双人双锁，钥匙分别由EHS部经理与综合部经理保管。

2.7工会与员工代表拥有档案“随时查阅权”，可绕过部门经理直接向档案监理申请调阅，档案监理须在4小时内提供只读账号，确保员工知情权、监督权、建议权。

第三章档案分类与代码

3.1采用“7位字母+数字混合码”作为档案唯一标识，结构为：

第1位：场景大类（S销售、A售后、W仓储、P钣喷、C充电桩、E环境、F消防、T特种设备、O其他）

第2–3位：风险中类（01火灾、02爆炸、03触电、04机械伤害、05高处坠落、06中毒窒息、07交通事故、08客户纠纷、09数据泄露、10舆情危机……）

第4–5位：年度后两位

第6–7位：流水号01–99

例：A03-24-07表示2024年售后场景触电风险第7份档案。

3.2纸质档案按“十大类”分色管理：

红色：消防、爆炸、危化品

橙色：特种设备、登高、动火

黄色：职业健康、危化废物

绿色：环境保护、废水废气噪声

青色：客户车辆数据、隐私

蓝色：培训、考核、资质

紫色：应急演练、事故调查

棕色：供应链、相关方

灰色：基础设施、防雷、静电

白色：综合、行政、访客

3.3电子档案采用“双层PDF/A-2格式”，一层为高清图像，一层为可检索文本，大小≤5MB，命名规