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工程采购部管理制度及流程

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司工程采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证工程质量与进度，防范采购风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度及流程。本制度旨在明确工程采购部的职责、权限、管理要求及操作规范，为公司工程建设项目提供有力的物资与服务保障。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有工程项目相关的物资采购、设备采购、服务采购（包括但不限于勘察、设计、监理、施工分包等）活动。凡涉及公司工程建设投资的采购行为，均须遵守本制度的规定。

1.3基本原则

工程采购工作应严格遵循以下原则：

*合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。

*效益优先原则：在保证质量、服务的前提下，力求以最合理的成本获取所需资源，追求综合效益最大化。

*公开、公平、公正原则：采购过程应透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保竞争的公平性。

*权责对等原则：明确各岗位在采购活动中的职责与权限，确保责任到人，奖惩分明。

*集体决策与分级审批原则：重大采购事项应经过集体审议，采购业务按照规定权限进行审批。

第二章组织架构与职责

2.1部门定位

工程采购部是公司负责工程类物资、设备及服务采购的专业职能部门，在公司分管领导的直接领导下开展工作，对公司工程采购业务的全过程进行集中管理与控制。

2.2部门职责

工程采购部主要履行以下职责：

*贯彻执行国家及地方关于工程采购的法律法规和政策，制定和完善公司工程采购管理制度、流程，并监督执行。

*根据公司工程建设计划，编制年度、季度及月度工程采购计划，并组织实施。

*负责工程采购项目的具体实施，包括供应商寻源、询价、招标组织、合同谈判与签订、订单下达、履约跟踪等。

*负责供应商的开发、评估、管理与维护，建立和更新合格供应商名录。

*负责采购合同的管理，包括合同的审核、履行、变更、纠纷处理等。

*协同相关部门（如工程部、技术部、财务部、法务部等）对采购物资、设备及服务进行验收。

*负责采购档案的收集、整理、归档与保管。

*负责采购成本的控制与分析，提出降本增效建议。

*处理采购过程中出现的问题和投诉，配合相关部门进行采购审计与监督。

2.3岗位职责

根据工作需要，工程采购部可设置部门负责人、采购经理、采购专员、供应商管理专员、合同管理专员等岗位，各岗位职责如下（可根据公司实际情况调整）：

*部门负责人：全面负责部门工作，制定部门工作计划，审批重要采购文件和合同，协调内外部关系，对部门工作绩效负责。

*采购经理：协助部门负责人进行日常管理，负责具体采购项目的组织与实施，指导采购专员工作，参与重要供应商的评估与谈判。

*采购专员：负责具体采购需求的对接，市场调研，供应商联络，采购文件的编制，采购过程的执行，订单管理及履约跟踪。

*供应商管理专员：负责供应商信息的收集、整理，组织供应商的考察、评估与分级，建立和维护供应商档案，处理供应商相关问题。

*合同管理专员：负责采购合同的起草、审核流转、签订、台账管理、档案归档，参与合同纠纷的处理。

第三章工程采购管理流程

3.1需求提出与审批

*需求提出：工程项目所需物资、设备或服务，由需求部门（通常为工程部或项目组）根据工程进度和设计要求，填写《采购需求单》，明确采购标的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、交付时间、交付地点及其他特殊要求，并附相关技术资料或图纸。

*需求审批：《采购需求单》经需求部门负责人审核后，按公司规定的审批权限报请相关领导审批。涉及大额或重要采购的，需进行技术可行性论证。

3.2采购计划编制

*工程采购部根据审批通过的《采购需求单》、工程建设总体计划及库存情况（如适用），汇总编制《工程采购计划》。

*《工程采购计划》应包括采购项目名称、需求部门、采购内容、规格型号、数量、预估单价、预估总价、采购方式、计划采购时间、计划交付时间等。

*《工程采购计划》经工程采购部负责人审核后，按权限报请公司分管领导或总经理审批。

3.3采购方式确定

根据采购项目的金额、性质、市场竞争程度及公司相关规定，选择合适的采购方式。主要采购方式包括：

*公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的标准货物或服务。应按照国家及公司招标管理规定执行，发布招标公告，组织开标、评标、定标。

*邀请招标：适用于采购金额较大，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况。向3家以上合格供应商发出投标邀请书。

*竞争性谈判/询价采购：适用于采购金额较小、技术规格相对简单或时间紧急的采购项目。向3家以上供应商发