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企业日常运营管理标准手册

手册编制说明

本手册旨在规范企业日常运营各环节操作，明确职责分工与标准流程，保证运营活动高效、有序开展。手册适用于企业各部门及全体员工，涵盖行政、人事、财务、业务等核心管理领域，为日常工作提供标准化指引。编制原则包括“流程清晰、责任明确、操作规范、持续优化”，助力企业实现标准化管理与效能提升。

一、行政事务标准化管理流程

（一）办公用品管理

适用场景：部门日常办公物资（如文具、耗材、设备等）的申领、采购、领用及库存管理。

操作步骤：

需求提报：各部门每月25日前填写《办公用品需求申请表》，注明物品名称、规格、数量、用途及预计使用时间，部门负责人*审核签字。

需求汇总：行政部门每月26日汇总各部门需求，核对现有库存（通过《办公用品库存台账》），编制《月度采购计划》，报行政总监*审批。

采购执行：审批通过后，行政部门从合格供应商名录中选择供应商（至少比价2家），保证物品质量与价格合规，签订采购合同并留存凭证。

入库验收：物品到货后，行政部门与需求部门共同验收，核对数量、规格及质量，填写《办公用品入库登记表》，更新库存台账。

领用登记：需求部门凭审批后的《办公用品需求申请表》至领用区领取，填写《办公用品领用登记表》（领用人、领用时间、数量等信息），行政部门现场核对发放。

库存盘点：行政部门每月末进行实物盘点，编制《月度库存盘点表》，对差异（如盘盈、盘亏）分析原因，报行政总监*审批后处理，保证账实相符。

模板表格：

《办公用品需求申请表》：部门、申请人、申请日期、物品名称、规格型号、单位、需求数量、现有库存、用途、预计使用时间、部门负责人签字、行政部门意见、行政总监审批、备注。

《办公用品库存台账》：物品编码、名称、规格、单位、入库数量、出库数量、结存数量、存放位置、责任人、更新日期。

（二）会议组织管理

适用场景：企业内部会议（如部门例会、项目推进会、专题研讨会等）的申请、筹备、召开及跟进。

操作步骤：

会议申请：发起部门提前2个工作日填写《会议审批表》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备及资料，部门负责人*审核。

议程确定：行政部门根据会议类型（如决策类、沟通类）协助梳理议程，明确各环节时长及负责人，保证会议高效。

通知发送：审批通过后，行政部门提前1天通过企业/邮件发送会议通知（含会议、二维码、资料附件），并提醒参会人员准时参加。

场地准备：行政部门提前30分钟布置会场（调试投影、麦克风、空调，摆放会议资料、签到表、饮用水等），检查设备运行情况。

会议记录：指定专人（一般为发起部门助理）记录会议要点（决议事项、责任人、完成时限），填写《会议记录表》，会后24小时内整理成《会议纪要》。

纪要分发与跟进：《会议纪要》经部门负责人*及行政部门审核后，于会后1个工作日内分发至参会人员及相关部门，并在OA系统同步；发起部门负责跟踪决议事项进度，每周更新《会议决议跟踪表》。

模板表格：

《会议审批表》：发起部门、会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备、资料清单、部门负责人签字、行政部门意见、行政总监审批。

《会议纪要》：会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、缺席人员、会议议题、决议事项、责任人、完成时限、附件清单。

二、人力资源全流程规范

（一）员工入职管理

适用场景：新员工从offer发放至试用期结束的全流程管理。

操作步骤：

入职准备：人力资源部（HR）收到入职通知后，提前3个工作日联系新员工，确认报到时间，准备《员工入职须知》（含工位安排、入职材料清单、培训计划），并通知行政部门开通办公系统权限（邮箱、OA等）。

材料审核：新员工报到当日，提交证件号码复印件、学历学位证书复印件、体检报告（近3个月）、离职证明（如有），HR审核材料完整性，填写《员工入职登记表》（含个人信息、紧急联系人、银行卡信息等）。

合同签订：HR核对入职信息无误后，签订《劳动合同》（一式两份，员工与企业各执一份），并讲解合同条款（试用期、薪酬、考勤等），员工签字确认。

入职引导：行政部门带领新员工熟悉办公环境（工位、会议室、茶水间等），发放工牌、笔记本、笔等办公用品；HR组织入职培训（公司文化、规章制度、岗位职责、系统操作等），培训后填写《入职培训签到表》。

岗位对接：用人部门安排导师（工作3年以上员工），制定《岗位带教计划》（含岗位职责、工作流程、考核标准），每日带教1小时，每周五反馈《新员工周度适应情况表》至HR。

试用期跟踪：HR入职后第1周、第4周分别与新员工及导师沟通，知晓工作进展；试用期结束前10天，用人部门填写《试用期转正评估表》，HR组织转正评审，结果同步至员工。

模板表格：

《员工入职登记表》：姓名、性别、证件号码号、学历、联系方式、入职部门、岗位、合同期限、紧急联系人、银行卡号、入职培训记录、